Оптимизация расходов для бизнеса
Собрать все расходы бизнеса
Чтобы наметить план по сокращению расходов, необходимо собрать данные обо всех затратах компании и провести детальный анализ. Это поможет понять, какие издержки в принципе есть у бизнеса и как ими лучше управлять. Если вы начнёте сразу же процесс сокращения затрат без анализа, это может просто снизить прибыль компании, что не решит основную проблему.
Скорее всего, ваша компания существует уже некоторое время, а значит, у неё должны быть данные по всем расходам. Здесь нужно учитывать абсолютно все затраты: аренду помещения, обслуживание расчётного счёта ИП, закупку материалов, маркетинговые и другие статьи расходов. Даже если бизнес относительно новый, у него тоже должны быть эти данные. Важно теперь собрать их все вместе.
Вообще, достаточно собрать данные за последние шесть месяцев работы. Однако если в компании были какие-то изменения и внедрялись новые подходы, которые могли повлиять на уровень издержек, можно собрать статистику и за более ранние периоды.
Хорошо, когда в компании ведётся учёт всех доходов и расходов. Это удобно делать в электронном виде. Различного рода таблицы позволяют учитывать разные статьи расходов и отражать их по времени. При наличии такого учёта вы легко сможете выгрузить данные за определённый период. В таблице удобно смотреть, какие траты являются разовыми, а какие постоянными. Например, вы зарегистрировали компанию и в первый месяц заплатили приличную сумму. Издержки включили в себя регистрацию ИП, открытие расчётного счёта, закупку оборудования, установку клиент-банка. Всё это нужно для начала работы. Дальше статьи расходов меняются. Каждый месяц вам нужно оплачивать аренду помещения, кассовый аппарат, банковское обслуживание, рекламу и другие потребности бизнеса. В процессе оптимизации издержек нас будут интересовать именно постоянные затраты.
Если подобного учёта в вашей компании нет, придётся потратить больше времени, чтобы собрать все данные за последние шесть месяцев. Для этого составьте таблицу и внесите в неё все статьи расходов. Сделайте разбивку по месяцам для удобства. Также можно распределить затраты по бизнес-направлениям и способе оплаты, например постоплата или предоплата. Вообще, количество столбцов здесь не регламентировано и зависит от того, насколько глубокий анализ вы хотите провести.
Выгрузите данные об издержках из всех систем, что используете. Это могут быть просто таблицы Excel, программа 1С или CRM-системы. Дальше все данные необходимо будет свести в единый источник.
В сборе данных по расходам важно учитывать не только цифры, но и другие обстоятельства. К примеру, вы делаете закупки у двух поставщиков. Один поставщик предлагает более низкие цены. Зато у второго лучше ассортимент и качественнее товар. Не нужно сразу же отказываться от работы со вторым поставщиком, из-за того, что на него у вас затраты больше. Необходимо проанализировать, как сокращение тех или иных издержек повлияет на бизнес в целом. Да, возможно, вы сможете сократить таким образам затраты, но в то же время ухудшите свой сервис для клиентов, что приведёт к снижению прибыли. В кризисной ситуации для бизнеса необходимо собрать все данные, провести глубокий анализ и только после этого переходить к процессу оптимизации расходов.
Группировка расходов
Следующий шаг в процессе оптимизации затрат — группировка разных статей расходов в укрупнённые. В собранных данных вы можете найти однотипные траты на услуги или товары. Например, каждый месяц компания закупает бумагу, ручки, краску для принтера и другие товары, необходимые для работы офиса. Всё это можно отнести к укрупнённой статье «Канцелярия». А туалетная бумага, мыло, освежитель воздуха, вода для кулера будут относиться к статье «Хозрасходы». Некоторые закупки могут казаться незначительными, например клейкая лента для офиса. Но когда вы подсчитаете количество и увидите сумму в масштабе группы, вы поймёте, куда уходят средства компании. Вот почему необходимо вести электронный учёт издержек и сводить все затраты в укрупнённые статьи.
Популярные статьи расходов у бизнеса:
Закупка материалов и комплектующих.
- Зарплата сотрудников.
- Маркетинг.
- Налоги.
- Аренда помещений.
- Расходы на связь и IT.
- Представительские и другие издержки.
При группировке расходов необходимо избегать появления статьи «Прочее». Сюда вам наверняка захочется отнести затраты, которые не подходят ни под одну другую группу. Например, вы один раз наняли специалиста для консультации по какому-то направлению работы компании. В таком случае необходимо ввести статью расходов «Консультации сторонних специалистов» и в дальнейшем дополнять её новыми затратами на оплату консультантов. Группа «Прочее» мешает проводить глубокий анализ. Поэтому необходимо максимально конкретизировать статьи расходов.
Вы можете учесть те статьи расходов, по которым на данный момент у компании не было издержек, но они могут появиться в будущем. Например, вы проводите обучение персонала собственными силами. Но вполне возможно, что в ближайшее время наймёте тренеров для обучения и начнёте отправлять сотрудников на различные конференции в своей области.
Не стоит брать готовые списки статей расходов из интернета. Это может привести к тому, что у вас возникнут затраты, которые вы не сможете никуда отнести. Лучше сразу провести серьёзную работу и составить собственный список, адаптировав его под особенности вашего бизнеса.
В результате группировки издержек вы получите полную картину по затратам бизнеса за последние шесть месяцев. Если работа была проведена качественно, вы сможете быстро принять решение по оптимизации затрат компании в будущем.
Разделение расходов на переменные и постоянные
Все издержки на бизнес можно разделить на две группы: постоянные и переменные. Постоянные затраты необходимы для поддержания работы компании. Сюда относятся:
- аренда помещения;
- оплата банковского обслуживания;
- коммунальные услуги.
Как правило, уровень продаж не влияет на постоянные расходы. Вам приходится их совершать, иначе бизнес просто перестанет работать. А вот переменные расходы часто зависят от уровня продаж и прибыльности компании. Например, в одном месяце вы можете закупить материалы у первого поставщика по одной цене, а в другом месяце — у второго поставщика дороже или дешевле.
Чтобы понять, на что тратятся деньги компании и как оптимизировать издержки, необходимо разделить все затраты на эти две группы. Так вы сможете управлять финансами отдельно. Например, переменные расходы, которые привязаны к продажам, можно регулировать. Необязательно совсем отказываться от каких-то товаров или услуг для бизнеса. Можно найти поставщиков с более выгодными условиями сотрудничества. Допустим, вы покупаете премиум-кофе для сотрудников офиса. Чтобы не оставить сотрудников без бодрящего напитка, но при этом не уходить в сильный минус, выберите другой, более дешёвый сорт кофе. Хотя, конечно, в кризисные времена для бизнеса более действенным решением будет вообще отказаться от товаров и услуг, которые никак не влияют на рост прибыли. Главное — объяснить сотрудникам, что это только временная мера и скоро всё наладится.
Разделение расходов по группам поможет их структурировать и оптимизировать. Сложнее всего обстоят дела с постоянными затратами. Чаще всего там суммы фиксированы, и вы не можете на них повлиять. Однако и здесь можно что-то придумать. Например, вы арендуете склад, где храните товары. Вряд ли есть какие-то лайфхаки, которые помогут снизить размер аренды, разве что владелец склада войдёт в положение и сделает скидку. Но вы можете рассмотреть другие варианты: отказаться от части складских помещений, если они вами не используются, или подыскать склад с более низкой арендной платой.
Анализ расходов
Следующее условие — детальный анализ полученных данных. В каждой группе переменных и постоянных расходов вам необходимо отобрать 2–3 самые крупные статьи. Именно они дадут наибольший результат в оптимизации затрат.
Обратите внимание на изменение уровня издержек в течение выбранного периода. Например, в первые три месяца вы тратили на рекламу 10 тысяч рублей, а в последние три месяца эта сумма выросла до 30 тысяч. Прежде чем принимать какие-то серьёзные решения, выясните причину. При каких условиях расходы вдруг выросли? Возможно, это было связано с внедрением новой системы работы. Если раньше вы обходились собственными силами в продвижении компании, то сейчас наняли новых сотрудников: SMM-специалиста и профессионального фотографа. Проверьте, есть ли результат от этих изменений. Если после найма новых сотрудников у вас значительно увеличилось количество подписчиков в социальных сетях и вследствие этого выросли продажи, то урезать бюджет не нужно. Но если в продажах ничего не изменилось, возможно, вы допустили ошибку или просто доверили работу не тем людям.
Часто крупной статьёй расходов у бизнеса является закупка материалов или комплектующих. Если вы давно работаете с постоянным поставщиком, пересмотрите условия сотрудничества. Оцените цены на закупку товара, логистику, систему бонусов и другие важные параметры. Возможно, вам стоит подыскать другого поставщика, который предложит более выгодные условия. Ведь за это время на рынке могли появиться новые представители бизнеса.
Когда вы проанализируете крупные статьи расходов, проанализируйте другие затраты. Это может занять больше времени, так как в эту категорию попадает множество мелких трат. Но без этого шага не обойтись. Особенно если у бизнеса тяжёлые времена и требуется серьёзная оптимизация работы.
Принятие решений
Когда вы провели тщательный анализ, нужно принять решение по каждой статье расходов. Ответьте на следующие вопросы:
- Оставить или убрать.
- Снизить затраты или оставить прежними.
- До какого предела снижать затраты и при каких обстоятельствах можно будет вернуться к прежним показателям.
К примеру, у вас ресторанный бизнес и вы используете сервис Чек Яндекс Еда. Этот сервис позволяет принимать оплату счёта и чаевых по QR-коду. Но такой системой пользуется лишь 30% ваших клиентов. Стоит ли отказаться от использования сервиса? Не спешите с выводами. Ведь у вас перед глазами есть только сумма издержек, и вы не видите, сколько денег данный сервис позволяет сэкономить на эквайринге. Поэтому, прежде чем принимать решение об отказе от услуги, просчитайте, какую выгоду она приносит компании. Возможно, вашим сотрудникам просто предстоит рассказать клиентам о преимуществах сервиса, чтобы они знали, почему им стоит пользоваться. А если всё же решите сократить издержки, то можно выбрать более низкий тариф, например принимать по QR-коду только оплату счёта или только чаевые. В процессе оптимизации вы сохраните удобную услугу для клиентов, при этом сократите свои траты.
Таким образом нужно проработать каждую статью расходов, чтобы оптимизировать все затраты на бизнес.