Эффективность процессов в удалённой команде нужно обеспечивать с помощью инструментов автоматизации. Как минимум, необходимо общее пространство для коммуникаций, постановки задач и контроля. Остальные процессы можно дополнять по мере роста команды.
Рекомендую начать работать с Битрикс24.