Это довольно долгий и нудный процесс. Я расскажу как вручаются медали "За заслуги перед Отечеством". Думаю что все государственные награды вручаются подобным образом.
Организация в которой вы работаете посылает список лиц достойных награждения в администрацию президента Российской Федерации. Там этот список утверждают (или не утверждают) и присылают бумагу с инструкциями как действовать дальше.
На работе вам в приказной форме говорят - в определённый день и час все кандидаты на награждение собираются в фойе вашей конторы и ждут автобуса. Форма одежды праздничная - мужчины ОБЯЗАТЕЛЬНО в костюмах и галстуках, женщины обязательно в деловом-офисном наряде с юбкой (в брюках не рекомендуется). Сумки, портфели, зонтики отменяются. Иметь при себе паспорт ОБЯЗАТЕЛЬНО.
Затем на автобусе всех привозят в Кремль. Там проходят три или четыре КПП и подвозят к зданию внутри Кремля, где происходит награждение. Затем по одному, предъявляя паспорт, вы входите в это здание, сдаёте верхнюю одежду и приходите в некий красивый зал, где стоят столы с лёгкой закуской и безалкогольными напитками. За столами стоят официанты и наливают вам кофе-чай, подают вам пирожные и льстиво улыбаются. Это действо длится примерно час пока все соберутся, сходят в туалет и выпьют кофе. Затем звучит сигнал и вы все, по одному, входите в другой ещё более красивый зал (обычно это Георгиевский Зал), и рассаживаетесь в кресла стоящие полукругом и где лежит бумажка с вашей фамилией.
Затем выходит Доверенное Лицо Президента (очень редко cам Президент) и по списку вызывает каждого сидящего в зале. Называют его должность, имя-отчество-фамилию и вручают награду. Вы выходите, нервно улыбаетесь, все аплодируют, доверенное лицо жмёт вам руку и прикрепляет награду вам на грудь. Вы с доверенным лицом поворачиваетесь фронтально к публике и кремлёвский фотограф два раза вас фотографирует. Это всё! Вы возвращаетесь на место и ждёте окончания церемонии.
Затем всё в обратном порядке - раздевалка, автобус, контора...
P.S. - Забыл упомянуть что при входе вы сдаёте на вахте телефон, а при окончании церемонии официанты всех обносят бокалами с шампанским.