Для любой конференции (в т.ч. по искусству) необходимо следующее:
Аффилиация с какой-либо институцией желательна. Это сразу и ее авторитет (но и ее репутация, вам доверенная) и ее ресурсы: средства, площадка, техника. Авторитет важен при распространении информации о мероприятии (для рассылок, для установления контактов с другими организациями и пр.). К тому же, это своеобразный гарант качества - а это один из важнейших критериев для участников.
Я уже третий год являюсь организатором конференции для студентов-искусствоведов на базе НИУ ВШЭ. Честь ее создания принадлежит не мне, а студентам со старшего курса, которые затем передали мне эстафету. НИУ ВШЭ в целом очень приветствует студенческие инициативы, особенно те, что касаются развития научного потенциала студентов и создания некого дискуссионного поля с коллегами. Поэтому, здесь все достаточно просто:
С университетом - все. Далее - Ваши навыки СММ: рассылки, соц. сети, сарафанное радио и пр. К конференции появляется интерес, подаются заявки, вы их отбираете и далее, собственно, проводите конференцию.
Важно следить за ясностью требований к заявкам и последующим докладам, соблюдением дедлайнов (как участниками, так и членами оргкомитета) и, уже в день (дни) проведения - за соблюдением регламента.
Помимо советов, которые вам уже дали, могу порекомендовать обратить внимание на Дом Смирнова domsmirnova com где вы можете провести конференцию со всем возможным удобством, участникам конференции наверняка понравится находиться в данном историческом здании.