В нашей компании ежегодно оформляется акт с контрольным замером "стандартной" рабочей поездки (в вашем случае может быть выбран как раз тот случай, когда ТС работает долго на холостых). По результатам считаете средний расход топлива, который может быть существенно больше указанного в спецификации к ТС. При расчете топлива, подлежащего списанию, ориентируйтесь на цифры из акта контрольного замера.