Какую ЭЦП использовать в кадровом документообороте и для каких документов?

Добрый день!

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. В статье мы расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в электронном виде и какие электронные подписи нужно использовать для их подписания.

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов. После вступления в силу Федерального закона №377-ФЗ дублировать на бумагу необходимо только приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также инструктаж по охране труда.

Компании, которые принимали участие в эксперименте, должны вернуться к бумажному формату указанных документов до 1 июля 2022 года. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:

Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым.

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.

Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи, использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП. Другие документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи, однако возможность подписания кадровых документов электронной подписью такого вида должна быть закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Удачи вам.