Какую ЭЦП использовать в кадровом документообороте и для каких документов?
Есть простая, усиленная квалифицированная и неквалифицированная. Какими нужно подписывать кадровые документы? Есть ли разница? И какие документы уже можно подписывать в электронном виде?
Эксперт по цифровым продуктам АО «Калуга Астрал» · 28 февр 2022
Добрый день!
В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. В статье мы расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в электронном виде и какие электронные подписи нужно использовать для их подписания.
В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов. После вступления в силу Федерального закона №377-ФЗ дублировать на бумагу необходимо только приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также инструктаж по охране труда.
Компании, которые принимали участие в эксперименте, должны вернуться к бумажному формату указанных документов до 1 июля 2022 года. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.
Какие электронные подписи необходимы для КЭДО
Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:
Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым.
УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.
УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.
Электронная подпись работодателя
Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.
Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела
Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.
Электронная подпись работника
Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи, использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.
Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:
ученический договор;
трудовой договор;
уведомление об изменении условий трудового договора;
ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
договор о материальной ответственности;
внесение изменений в договоры;
приказ о применении дисциплинарного взыскания;
ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
согласие на перевод;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
заявление об увольнении и его отзыв.
Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП. Другие документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи, однако возможность подписания кадровых документов электронной подписью такого вида должна быть закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.
Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:
Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит... Читать далее
Комьюнити-менеджер на портале о цифровизации, электронном документообороте и бизнес-процес... · 10 нояб 2021 · ecm-journal.ru
Чтобы понять, какую электронную подпись (ЭЦП, или правильнее ЭП) использовать, нужно определиться, кто будет подписывать эти кадровые документы. Вариантов два:
1. Работодатель. Он может применять усиленную квалифицированную подпись (УКЭП). Начиная с 1 января 2022 года, согласно новому 63-ФЗ «Об электронной подписи», в сертификате УКЭП требуется указание юридического... Читать далее