Зачастую успех эффективного выполнения работы напрямую зависит от правильного управления своим веменем. Думаю, что стоит понаблюдать за успешными сотрудниками: как они распределяют свое рабочее время. Тогда многое сразу станет понятно. Возможно у них уже большой опыт и набитая рука, поэтому основные задачи они выполняют гораздо быстрее остальных.