Как устроен Трекер

Из этого раздела вы узнаете, как организована работа в Трекере и как адаптировать Трекер под ваши процессы.

Инструкцию по настройке Трекера перед началом работы можно найти в разделе Как настроить Трекер.

  1. Структура Трекера
  2. Как организовать рабочий процесс в Трекере
  3. Как группировать и упорядочивать задачи
  4. Как планировать работу
  5. Как контролировать результаты

Структура Трекера

Чтобы организовать работу команды в Трекере, обязательно потребуются два элемента — задачи и очередь. Задачи описывают работу, которую требуется выполнить, а очередь задает правила работы с задачами.

Дополнительные элементы, такие как компоненты, доски задач и дашборды помогают управлять задачами, следить за их статусом и контролировать результаты. Обзор этих возможностей можно найти ниже на этой странице.

Задача

Чтобы управлять работой вашей команды с помощью Трекера, нужно разбить ее на небольшие части — задачи. Такими задачами могут быть добавление новой функции в приложение, обращение клиента в службу поддержки, разработка нового логотипа, заявка на командировку.

У задачи есть название, исполнитель, сроки и другие параметры. Задачи могут быть связаны между собой или подчинены друг другу.

Если вы хотите поручить сотруднику вашей команды какую-либо работу, создайте задачу и назначьте этого сотрудника исполнителем.

Очередь

Очередь объединяет задачи с общей темой (процессом, продуктом и так далее) и позволяет настроить для этих задач рабочий процесс. В каждой очереди можно настроить этапы работы с задачами, правила автоматизированной обработки задач, права доступа к задачам.

Как правило, у каждой команды свой рабочий процесс, поэтому мы рекомендуем создавать отдельные очереди задач для команд или подразделений компании. Вы можете создать очереди для отдела разработки, группы дизайна и юридического департамента. Тогда очередь станет потоком задач, которые выполняет определенная команда. Например, если вам нужно разработать новый дизайн логотипа, создайте задачу в очереди дизайнеров.

Как организовать рабочий процесс в Трекере

Как правило, процесс выполнения задачи состоит из нескольких этапов. Например: создание задачи, ее выполнение, согласование результатов и завершение работы.

В Трекере каждому этапу выполнения задачи соответствует свой статус. Например: «Открыт», «В работе», «Тестируется», «Закрыт». Чтобы перенести рабочий процесс в Трекер, нужно настроить воркфлоу — набор статусов, через которые проходит задача на пути от создания до решения, и правила перехода между статусами.

Воркфлоу привязан к очереди задач. Если вам нужно настроить несколько рабочих процессов для разных команд, вы можете создать для них отдельные очереди. Также вы можете добавить в одну очередь несколько типов задач, и для каждого типа выбрать свой воркфлоу.

В Трекере есть шаблоны очередей с готовыми воркфлоу для различных процессов, которые помогут вам начать работу. Универсальный воркфлоу выглядит так:

Вы сможете создавать уникальные воркфлоу, подходящие именно для ваших задач. Старайтесь не перегружать их лишними статусами — чем проще воркфлоу, тем легче с ним работать.

Помимо воркфлоу, в очереди можно настроить права доступа к задачам, автоматизированную обработку задач, интеграцию с почтой и Яндекс.Формами и так далее. Эти возможности позволяют гибко настроить очередь под задачи вашей команды.

Примеры настройки рабочих процессов в Трекере можно найти в разделах:

Как группировать и упорядочивать задачи

Группировать задачи полезно, например, чтобы определить объем работы на разных этапах проекта или обозначить зоны ответственности команд и отдельных сотрудников.

В Трекере есть возможности для группировки задач по различным признакам:

  • Компоненты помогают группировать задачи очереди, относящиеся к одной тематике. Для задач с компонентами можно настроить исполнителя по умолчанию и права доступа.

    Например, с помощью компонентов можно классифицировать обращения в службу поддержки.

  • Версии помогают группировать задачи очереди, относящиеся к одной версии продукта.

    Например, чтобы запланировать исправление ошибки в определенном релизе продукта, можно указать версию в поле Исправить в версиях.

  • Тег — это произвольная метка, которую можно добавить к задаче. С помощью тегов удобно группировать задачи по любому признаку, а затем искать задачи с определенными тегами. Чтобы добавить теги к задаче, отредактируйте параметр Теги.

Как планировать работу

Чтобы планировать работу с помощью Трекера, можно использовать несколько методов:

Создавать проекты

Проектом можно назвать любую деятельность с фиксированными целями и временными рамками.

Используйте проекты в Трекере, чтобы объединить задачи, которые направлены на достижение общего результата в заданный срок. Для проекта можно назначить дедлайн и ответственного сотрудника. В проект могут входить задачи из разных очередей.

Декомпозировать задачи

Чтобы определить объем работы, который нужно выполнить для реализации проекта или для создания новой версии продукта, используйте декомпозицию задач.

Декомпозиция — это разделение крупных частей проекта на отдельные задачи и подзадачи. Когда работа разбита на небольшие задачи, гораздо проще оценить их сложность, необходимые ресурсы, распределить задачи по исполнителям и запланировать сроки. В Трекере можно декомпозировать задачи с помощью связей. Например, для реализации новой возможности продукта нужно выполнить несколько небольших задач. Тогда можно создать родительскую задачу типа «Новая возможность» и привязывать к ней подзадачи.

Делить работу на спринты

Если вы занимаетесь долгосрочным развитием продукта или проекта, и у вас нет фиксированного объема работы и конечного срока, вы можете планировать работу с помощью спринтов.

В методологии Скрам спринты — это небольшие итерации разработки, которые длятся 1–4 недели. В начале спринта команда оценивает трудоемкость задач из бэклога и выбирает задачи, которые требуется выполнить в текущем спринте. Короткие итерации позволяют точнее прогнозировать сроки работы и при необходимости быстро менять приоритеты.

Чтобы использовать этот метод планирования, создайте доску задач «Скрам». На доске вам будет доступно управление спринтами, оценка задач с помощью покера и диаграмма сгорания задач.

Планировать сроки на диаграмме Гантта

Используйте диаграмму Гантта, чтобы планировать и отслеживать сроки выполнения нескольких задач на одной странице. Например, когда задачи нужно выполнять в определенной последовательности или когда несколько задач выполняет один сотрудник.

Диаграмму Гантта можно построить для проекта, для очереди или для списка задач, найденных с помощью фильтра. Даты начала и окончания работы показаны на диаграмме горизонтальными линиями, их можно задать или изменить прямо на диаграмме.

Как контролировать результаты

В Трекере есть несколько инструментов, которые позволяют быстро и наглядно получать информацию о задачах, чтобы следить за ходом работы и контролировать результаты.

Дашборды

Дашборд — это страница, на которой удобно отслеживать состояние важных задач и статистику. Вы можете настроить дашборд и добавить на него виджеты с информацией, за которой хотите следить. Виджеты автоматически получают данные о задачах и отображают ее в виде списков задач, таблиц или графиков.

Пример настройки дашборда можно найти в разделе Собирать статистику по обращениям.

Доски задач

На доске задач удобно следить за задачами вашей команды. Задачи отображаются на доске в виде карточек с основными параметрами задач. Карточки расположены в столбцах, которые соответствуют статусам задач.

Доску можно использовать для любых задач, не обязательно связанных с разработкой программ. Если вы не работаете по методологии Скрам или Канбан, попробуйте использовать простую доску задач.

Подписки и уведомления

По умолчанию Трекер отправляет вам уведомления об изменениях в ваших задачах. Вы можете настроить список событий, о которых хотите получать уведомления.

Чтобы не пропустить изменения в очереди, компоненте или в задачах других пользователей, вы можете подписаться на уведомления.

Поиск задач

Найти задачи по любым парамерам и их сочетаниям можно с помощью фильтров.

В Трекере есть системные фильтры, которые помогут найти ваши задачи.

Если вам часто нужно искать задачи с определенными параметрами, вы можете создать и сохранить свой фильтр. Например, с помощью фильтра можно найти все задачи в заданной очереди, у которых вы автор или исполнитель.