Почта

В Трекере можно создавать задачи из писем, отправленных на почтовый адрес очереди и вести переписку с внешними пользователями со страницы задачи. Например, это полезно, чтобы регистрировать обращения пользователей в службу поддержки.

Чтобы настроить интеграцию с почтой:

  1. Добавьте для очереди почтовый адрес. Вы можете добавить несколько адресов, чтобы создавать задачи разных типов или с разными компонентами.
Ограничение. Настроить почтовый адрес очереди можно, только если к вашей организации в Яндекс.Коннекте подключен домен.

По умолчанию настраивать очередь может только ее владелец.

Добавить почтовый адрес

Чтобы добавить почтовый адрес для очереди:

  1. Слева от имени очереди выберите  → Администрирование.

  2. Перейдите на вкладку Почтовые ящики.

  3. Нажмите кнопку Добавить адрес.

    Если добавление адреса очереди недоступно, значит у вашей организации нет домена. Домен нужен для создания почтовых ящиков и рассылок, в том числе чтобы создать адрес очереди. Домен можно бесплатно подключить в Яндекс.Коннекте.

  4. В поле Электронная почта укажите адрес, который будет закреплен за очередью.

  5. Выберите тип подписи для писем, отправленных со страницы задачи:

    • Стандартная — чтобы подставлять имя и фамилию отправителя письма.
    • Расширенная — чтобы скрыть имя отправителя письма и подставить один или несколько псевдонимов.
  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Примечание. Почтовый адрес очереди используется только для создания задач, комментариев и в качестве обратного адреса при отправке писем внешним пользователям. В него нельзя войти как в обычный почтовый ящик, просмотреть или отправить письма.

Настроить создание задач по почте

Из писем, которые приходят на адрес очереди, создаются задачи. Вы можете настроить параметры создания задач:

  1. Перейдите в настройки очереди на вкладку Почтовые ящики.
  2. Наведите указатель на нужный ящик и нажмите значок

  3. В разделе Создание задач через почту настройте параметры:

    • Выберите тип для задач, которые будут создаваться из писем.
    • Если нужно добавлять к задачам компоненты, укажите их в поле Компоненты.
    • Чтобы внешние пользователи могли создавать задачи по почте, включите опцию Принимать письма с внешних ящиков.
  4. Нажмите кнопку Сохранить.

Примечание. Чтобы сотрудники организации могли создавать задачи по почте, настройте для них доступ к очереди.

Изменить настройки почтового адреса

Чтобы изменить настройки почтового адреса очереди:

  1. Перейдите в настройки очереди на вкладку Почтовые ящики.
  2. Наведите указатель на нужный ящик и нажмите значок

  3. Внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.

Псевдонимы

Псевдоним — это имя, которое подставляется вместо настоящего имени автора при отправке письма внешнему пользователю. Например, если в качестве псевдонима указать название вашей организации, переписка с клиентами будет вестись от имени организации, а не конкретных сотрудников.

Для каждого почтового адреса можно настроить несколько псевдонимов.

Добавить псевдоним
  1. Откройте настройки почтового адреса очереди или создайте новый адрес.

  2. В разделе Тип подписи укажите Расширенная.

  3. Нажмите кнопку Добавить псевдоним и подпись.

  4. Укажите псевдоним. Вы можете задать одно или несколько слов, а также символы и цифры.

  5. Нажмите кнопку Сохранить.

Несколько псевдонимов

Вы можете добавить несколько псевдонимов и почтовых адресов для разных ситуаций. Чтобы случайно не перепутать псевдоним при общении с внешним пользователем:

  1. Перейдите в настройки очереди на вкладку Почтовые ящики.
  2. Включите опцию Сохранять псевдоним для задачи.

Теперь Трекер будет в первую очередь предлагать вам тот псевдоним, который уже использовался для общения с пользователем в этой задаче.

Разрешить отправку писем внешним пользователям

Чтобы со страницы задачи можно было отправлять письма на почтовые адреса внешних пользователей, включите эту функцию в настройках очереди:

  1. Слева от имени очереди выберите  → Администрирование.

  2. На вкладке Основные параметры нажмите кнопку Показать расширенные настройки.
  3. Включите опцию Разрешить отправку писем наружу.