Примеры

Рассмотрим несколько примеров использования триггеров в Трекере:

  1. Автоматически назначать исполнителя задачи
  2. Отправлять уведомление о создании задачи из письма
  3. Отправлять уведомление о создании задачи через форму
  4. Отправлять уведомления в мессенджеры

Автоматически назначать исполнителя задачи

Часто за выполнение разных этапов работы отвечают определенные сотрудники. Когда сотрудник выполняет свою часть работы, он передает задачу следующему исполнителю. Если команда ведет работу в Трекере, то каждому этапу работы соответствует статус задачи. Когда задача переходит в определенный статус, с помощью триггера можно автоматически назначать исполнителя, который отвечает за выполнение этого этапа работы.

Другой вариант организации работы — когда выделенные сотрудники отвечают за разные направления. Например, каждый сотрудник службы поддержки работает с обращениями по своему продукту. В этом случае в очереди можно настроить компоненты, которые соответствуют продуктам компании. Когда в задачу добавляется определенный компонент, с помощью триггера можно автоматически назначать исполнителя, который отвечает за работу с этим продуктом.

Настроим триггер для автоматического назначения исполнителя задачи:

  1. Убедитесь, что у всех сотрудников, которые могут быть назначены исполнителями задач, есть полный доступ к Трекеру.
  2. Перейдите в настройки очереди и в разделе Триггеры нажмите кнопку Создать триггер.
  3. Задайте условия, чтобы триггер срабатывал при изменении параметров задачи «Статус» или «Компоненты»:

    1. Выберите опцию Будут выполнены условия → Все.
    2. Добавьте условие Событие → Задача изменилась.
    3. Чтобы назначать исполнителя задачи при изменении статуса, добавьте условие Системные → Статус → стало равно и укажите статус.

      Чтобы назначать исполнителя задачи при изменении компонентов, добавьте условие Системные → Компоненты → стало равно и укажите компоненты.

      Примечание. Триггер с таким условием сработает, только если в задаче указан один компонент.
  4. Задайте действие триггера:
    1. Добавьте действие Изменить значения в полях.
    2. Выберите поле Системные → Исполнитель → Установить значение и укажите сотрудника, который должен быть назначен исполнителем при срабатывании триггера.

  5. Сохраните триггер.

    Чтобы проверить работу триггера, измените статус или компоненты у любой задачи из очереди, в которой вы настроили триггер.

Отправлять уведомление о создании задачи из письма

Предположим, что сотрудники службы поддержки регистрируют обращения в Трекере. Пользователи пишут в службу поддержки по почте, и на основе их писем создаются задачи в Трекере.

Настроим триггер, который после создания задачи будет оправлять пользователю письмо о том, что его обращение зарегистрировано:

Шаг 1. Настроить интеграцию с почтой

Чтобы отправлять письма из Трекера и создавать задачи из входящих писем, настройте интеграцию с почтой:

  1. Настройте почтовый адрес для очереди, в которой будут создаваться задачи по обращениям пользователей.

    Если добавление адреса очереди недоступно, значит у вашей организации нет домена. Домен нужен для создания почтовых ящиков и рассылок, в том числе чтобы создать адрес очереди. Домен можно бесплатно подключить в Яндекс.Коннекте.

Шаг 2. Настроить триггер для отправки писем

Настройте триггер, который при создании новой задачи из письма будет отправлять пользователю уведомление по почте:

  1. Перейдите в настройки очереди и в разделе Триггеры нажмите кнопку Создать триггер.
  2. Задайте условия, чтобы триггер срабатывал при создании новой задачи из входящего письма:

    1. Выберите опцию Будут выполнены условия → Все.
    2. Добавьте условие Событие → Создана задача.
    3. Добавьте условие Email → Создано по письму на адрес → Равно строке и введите почтовый адрес очереди.
    4. Включите опцию Игнорировать регистр на случай, если пользователь введет адрес очереди с заглавной буквы.

  3. В качестве действия триггера задайте отправку письма:

    1. Выберите действие Добавить комментарий.
    2. Включите опцию Письмо.
    3. В поле Кому добавьте переменную с адресом пользователя, от которого пришло обращение. Для этого выберите поле Кому, нажмите кнопку Добавить переменную и выберите Email → От.
    4. Напишите текст письма. Вы можете добавить в письмо параметры задачи с помощью кнопки Добавить переменную.

  4. Сохраните триггер.

    Чтобы проверить работу триггера, отправьте письмо на почтовый адрес очереди.

Отправлять уведомление о создании задачи через форму

Предположим, что сотрудники службы поддержки регистрируют обращения в Трекере. Пользователи обращаются в службу поддержки через форму обратной связи, которая создана в сервисе Яндекс.Формы. На основе заполненной формы создаются задачи в Трекере.

Настроим триггер, который после создания задачи будет оправлять пользователю письмо о том, что его обращение зарегистрировано:

Шаг 1. Настроить интеграцию с почтой

Чтобы отправлять письма из Трекера, настройте интеграцию с почтой:

  1. Настройте почтовый адрес для очереди, в которой будут создаваться задачи по обращениям пользователей.

    Если добавление адреса очереди недоступно, значит у вашей организации нет домена. Домен нужен для создания почтовых ящиков и рассылок, в том числе чтобы создать адрес очереди. Домен можно бесплатно подключить в Яндекс.Коннекте.

  2. Если пользователи не являются сотрудниками организации, разрешите отправку писем из задач на внешние адреса.
Шаг 2. Настроить форму для регистрации обращений

Чтобы создавать задачи из обращений через форму:

  1. Перейдите в сервис Яндекс.Формы и создайте новую форму.
  2. Добавьте на форму вопросы, чтобы пользователь мог сообщить информацию, которая нужна для регистрации обращения.

    Чтобы узнать почтовый адрес пользователя, добавьте вопрос Почта и сделайте его обязательным.

  3. Настройте для формы интеграцию с Трекером:

    1. Укажите очередь и другие параметры задачи.
    2. В поле Описание задачи добавьте ответы на вопросы формы.
    3. Чтобы сохранить в параметрах задачи почтовый адрес пользователя, добавьте поле От и выберите Переменные → Ответ на вопрос → Почта.
    4. Сохраните параметры интеграции.
Шаг 3. Настроить триггер для отправки писем

Настройте триггер, который при создании новой задачи через форму будет отправлять пользователю уведомление по почте :

  1. Перейдите в настройки очереди и в разделе Триггеры нажмите кнопку Создать триггер.
  2. Задайте условия, чтобы триггер срабатывал при создании новой задачи из входящего письма:

    1. Выберите опцию Будут выполнены условия → Все.
    2. Добавьте условие Событие → Создана задача.
    3. Добавьте условие Email → От → Значение поля установлено.

  3. В качестве действия триггера задайте отправку письма:

    1. Выберите действие Добавить комментарий.
    2. Включите опцию Письмо.
    3. В поле Кому добавьте переменную с адресом пользователя, от которого пришло обращение. Для этого выберите поле Кому, нажмите кнопку Добавить переменную и выберите Email → От.
    4. Напишите текст письма. Вы можете добавить в письмо параметры задачи с помощью кнопки Добавить переменную.

  4. Сохраните триггер.

    Чтобы проверить работу триггера, заполните форму, в которой вы настроили интеграцию с Трекером.

Отправлять уведомления в мессенджеры

Для быстрого оповещения сотрудников о важных событиях удобно использовать мессенджеры. Если у мессенджера есть API, в Трекере можно настроить триггер, который отправляет в API мессенджера HTTP-запросы при наступлении определенных событий. Например, если в очереди создается ошибка с критическим приоритетом.

Примеры настройки триггеров для отправки уведомлений в Slack и Telegram приведены в разделе Интеграция с мессенджерами.