Совместный доступ к файлам и папкам

Для совместной работы с файлами и папками на Диске к ним можно открывать доступ на просмотр или редактирование. Доступ может быть:

• Персональным (адресным) — для конкретных сотрудников, групп и подразделений организации.
• Общим — для всех сотрудников организации и внешних контактов.

Когда вы настраиваете доступ к файлу или папке, создается ссылка. Ее нужно отправить тем, для кого вы настроили доступ.

Особенности совместного доступа

В каждой ссылке свой набор доступов, даже если это ссылки на вложенные друг в друга папки. Если вы откроете кому-то доступ к папке, потом откроете доступ к вложенному в эту папку файлу и закроете доступ к папке, то у этого человека все равно останется доступ к вложенному файлу.

Ограничения и советы

Адресный доступ к папкам — это новая возможность, которой пока может не быть у сотрудников вашей организации. Если у вас не получится настроить адресный доступ к папке по инструкции из этой статьи, вы сможете настроить общий доступ к папке по другой инструкции или настроить адресный доступ к отдельным файлам.

Что произойдет, когда включится адресный доступ к папкам

Адресный доступ к папкам заменит возможность создавать и настраивать общие папки.

Сотрудники не смогут:

• Создавать общие папки — из контекстного меню личных папок исчезнет пункт Настроить доступ.
• Приглашать новых пользователей в существующие общие папки — в окне настройки доступа к общей папке не будут работать строка поиска и кнопка Добавить.

Сотрудники смогут:

• Пользоваться существующими общими папками.
• Закрывать доступы к существующим общим папкам.
• Принимать приглашения в общие папки от других пользователей.

Что делать, если адресный доступ к папкам уже включился

Вы можете пользоваться уже созданными общими папками и не перенастраивать к ним доступ, если:

• В них никого больше не нужно приглашать.
• В эти папки, кроме ваших коллег, приглашены внешние пользователи. Если перенастроить доступ, внешние пользователи не будут видеть общие папки на своих Дисках и не смогут их редактировать.

Чтобы полноценно пользоваться новыми возможностями для совместной работы, можно перенастроить доступ к папкам, которыми пользуются только сотрудники вашей организации:

1. Закройте к ней существующие доступы: выберите папку, нажмите Настроить доступ на верхней панели или в контекстном меню, а затем нажмите кнопку Закрыть доступ всем.
2. Настройте доступ по новой инструкции: персональный или общий.

Настроить персональный доступ

Этот тип доступа подойдет, если вы хотите:

• Поделиться файлом или папкой с каким-то конкретным сотрудником, группой или подразделением.
• Настроить разные уровни доступа в пределах группы или подразделения. Например, чтобы два сотрудника из группы смогли просмотреть и скачать файл, а один — отредактировать.

Чтобы настроить персональный доступ:

1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться одним из способов:

• на верхней панели:

  

• в контекстном меню:

  

2. В поле Добавьте пользователя, подразделение или группу выберите, кому хотите открыть доступ.

Можно добавить в список:

• сотрудников вашей организации;
• сотрудников другой организации в Яндекс 360 для бизнеса;
• людей с аккаунтами на Яндексе, например, login@yandex.ru.

3. Нажмите Добавить.

4. Для каждого, кого вы добавили, выберите уровень доступа:

• Просмотр — если вы разрешаете просматривать и скачивать файл или папку.
• Редактирование — если вы разрешаете просматривать, редактировать, переименовывать, скачивать и удалять файл или папку.

5. Если вы откроете персональный доступ на редактирование всему подразделению, а одному из сотрудников подразделения персональный доступ на просмотр, этот сотрудник сможет вносить изменения в файл, как и его коллеги. Чтобы этого не произошло, добавьте сотрудников по отдельности и выберите для каждого подходящие уровни доступа.

Чтобы изменить уровень персонального доступа или закрыть его, выберите файл или папку, на верхней панели нажмите Поделиться, а затем напротив имени пользователя установите подходящий уровень доступа или выберите Закрыть доступ.

Настроить общий доступ

Общий доступ к файлу или папке можно настроить для всех сотрудников или внешних пользователей. Например, чтобы поделиться документом с клиентом компании или сотрудником, у которого нет почты на Яндексе. Настраивая общий доступ, вы можете защитить файл или папку:

• установить пароль;
• запретить скачивание;
• установить срок действия ссылки.

Чтобы открыть общий доступ:

1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться одним из способов:

• на верхней панели:

  

• в контекстном меню:

  

1. В разделе Общий доступ напротив пункта Всем, у кого есть ссылка выберите уровень доступа:

• Просмотр — если вы разрешаете просматривать и скачивать файл или папку.
• Редактирование — если вы разрешаете просматривать, редактировать, переименовывать, скачивать и удалять файл или папку.

1. Нажмите Настроить доступ, чтобы включить дополнительные опции:

• Только внутри организации — файл или папка будут доступны только вашим коллегам с аккаунтами на домене организации.

• Защитить паролем — файл или папка будут доступны только тем, кому вы сообщите пароль.

  Чтобы установить пароль:

  1. Введите пароль длиной от 4 символов и запомните его.
  2. Нажмите Готово.

  Пароль можно отредактировать или отключить.

• Запретить скачивание — файл или папку нельзя будет скачать или сохранить на личный Диск. Документы нельзя будет распечатать, а аудиофайлы — прослушать. Имейте в виду, что возможность сделать скриншот или записать видео останется.

• Срок действия — ссылка удалится, когда срок подойдет к концу. Файл или папка будут недоступны пользователям, пока вы не поделитесь ссылкой снова. Если ссылка бессрочная, она будет работать, пока вы не закроете доступ к файлу или папке. Если вы поделитесь файлом или папкой еще раз, Диск создаст новую ссылку. Но если к файлу или папке уже открыт доступ и вы скопируете ссылку с помощью программы для компьютера или мобильного приложения, это будет та же ссылка, что создалась в первый раз.

1. Нажмите Готово.

2. Чтобы поделиться файлом или папкой, нажмите Скопировать ссылку и отправьте ее в письме или сообщении.

Чтобы изменить уровень общего доступа или закрыть его для всех, выберите файл или папку, а затем нажмите Поделиться на верхней панели или в контекстном меню. В разделе Общий доступ нажмите на текущий уровень доступа, поменяйте его или нажмите Закрыть доступ.

Закрыть все доступы

Вы можете закрыть сразу все доступы к файлу или папке: и персональные, и общий. Ссылка, которой вы поделились с другими людьми, перестанет работать.

1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться одним из способов:

• на верхней панели:

  

• в контекстном меню:

  

1. Внизу окна настроек доступа нажмите кнопку .

2. Выберите Закрыть все доступы.

Обратите внимание: если вы закроете доступы по этой инструкции, а позже захотите снова поделиться файлом или папкой, новая ссылка будет отличаться от старой. Те, у кого был доступ к файлу или папке по старой ссылке, не будут иметь его, пока вы не отправите им новую ссылку.

Мне открыли адресный доступ к папке

Перейдите по ссылке, которую отправил вам владелец папки. Откроется публичная страница папки.

В зависимости от уровня доступа, который настроил владелец, вы cможете:

• Добавить папку в раздел Общий доступ на вашем Диске.
• Сохранить копию папки на свой Диск.
• Скачать папку на свой компьютер.

Вопросы и ответы

* на верхней панели:

  ![](../_assets/share-access.png)

* в контекстном меню:

  ![](../_assets/access-to-forders.png)