Сохранять файлы из ответов в хранилище

Если форма подразумевает, что пользователи прикрепляют в ответах файлы, вы можете настроить сохранение этих файлов во внешнем хранилище, например, в бакетах Object Storage или на Яндекс Диске. Благодаря этому вы сможете:

• Управлять файлами в хранилище и настраивать для них автоматизации.
• Выбирать условия хранения и удаления файлов. Если не использовать хранилище, то файлы хранятся в течение года, после чего удаляются без возможности восстановления.
• Прикреплять к одному ответу несколько файлов общим размером более 20 МБ. При этом размер каждого файла не должен превышать 20 МБ.

После подключения внешнего хранилища прикрепленные файлы из новых ответов будут сохраняться уже в нем. В сервисе Forms об этих файлах будет храниться только метаинформация, но появится возможность скачивать их по ссылке в настройках формы, на вкладке Ответы. Файлы, которые были получены до подключения настройки, продолжат храниться в сервисе Forms в течение ограниченного времени.

Подключить форму к Яндекс Диску

Чтобы сохранять прикрепленные файлы из ответов на Яндекс Диск, откройте форму, перейдите на страницу Настройки → Дополнительно и активируйте опцию Сохранять прикрепленные файлы из ответов в Яндекс Диск.

После этого на диске владельца формы появится папка Yandex.Forms, в которую будут сохраняться файлы из новых ответов пользователей. Файлы, которые были получены до подключения настройки, продолжат храниться в сервисе Forms в течение ограниченного времени.

Подключить форму к Object Storage

1. Убедитесь, что у вас есть организация Yandex Cloud, в которой есть облако. Чтобы узнать организацию, на верхней панели нажмите Для организации — в списке будет отмечена подключенная организация. Посмотреть, есть ли облако, можно в консоли управления Yandex Cloud. Если облака нет, создайте его по инструкции.

2. В облаке должен быть сервисный аккаунт. Если сервисного аккаунта нет, создайте его по инструкции.

3. Назначьте сервисному аккаунту роль storage.editor для записи и чтения файлов в бакетах.

4. Для сервисного аккаунта создайте статический ключ доступа по инструкции. Сохраните созданный ключ — он понадобится для настройки формы.

5. В интерфейсе Forms откройте форму, к которой хотите подключить Object Storage, и в настройках, в разделе Сохранять в пользовательском хранилище, укажите статический ключ, созданный на предыдущем шаге. Добавленный ключ будет действовать для всех форм этой организации.

6. В консоли управления Yandex Cloud перейдите в Object Storage и запомните путь до бакета, в котором хотите сохранять прикрепленные файлы. Если бакета у вас нет, создайте его по инструкции.

7. В интерфейсе Forms перейдите в настройки формы, в раздел Дополнительно. В поле Сохранять прикрепленные файлы из ответов в указанный S3 укажите путь до бакета path в формате s3://path. При сохранении настройки будет проверена доступность бакета. Если бакет недоступен, вы увидите ошибку.

Если бакет доступен, файлы из новых ответов пользователей будут сохраняться в нем. Файлы, которые были получены до указания бакета, продолжат храниться в сервисе Forms в течение ограниченного времени.

Чтобы прекратить сохранять файлы в бакет, в интерфейсе Forms, в настройках формы Настройки → Дополнительно удалите содержимое поля Сохранять прикрепленные файлы из ответов в указанный S3.