Доступ заместителей к почтовому ящику (делегирование)

  1. Что может делать заместитель в почтовом ящике
  2. Настройка почтовой программы
  3. Как заместителю отправить письмо, чтобы получатель видел реального отправителя
  4. Как заместителю отправить письмо, чтобы получатель не видел реального отправителя
  5. Как отредактировать параметры учетной записи
  6. У меня отозвали права заместителя. Как удалить чужой ящик

Иногда может потребоваться предоставить сотруднику доступ к почтовому ящику коллеги, например, на время его отпуска. Некоторые почтовые программы позволяют работать с ящиками нескольких человек одновременно. Настроить совместную работу можно в Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird или Почте (macOS).

Сотрудник, который будет заместителем, сможет читать поступающие владельцу ящика письма и отвечать на них. Передавать заместителю логин и пароль от аккаунта в этом случае не придется — делегирование настроит администратор организации.

Работа с письмами будет совместной — все действия, которые выполнит в ящике один сотрудник, отобразятся и у второго. Например, письма, которые прочитает владелец ящика, отметятся прочитанными и в почтовой программе заместителя. И наоборот: если заместитель удалит письмо, оно удалится и у владельца.

Что может делать заместитель в почтовом ящике

  • Просматривать содержимое и управлять ящиком:

    • читать письма;
    • раскладывать письма по папкам, ставить метки;
    • удалять письма;
    • создавать и удалять папки.

  • Отправлять письма, если ему выдано одно из прав:

    • Send as (режим «Отправить как») — получатели будут видеть письма такими, как будто их отправил непосредственно владелец почтового ящика;
    • Send on behalf (режим «Отправить от имени») — получателям будут приходить письма с адреса владельца ящика, но в почтовой программе они увидят, что письмо отправлено от его имени заместителем.

Настройка почтовой программы

Когда вам на почту придет уведомление об открытии доступа к ящику коллеги, добавьте его учетную запись в почтовую программу.

Примечание. Инструкция приведена для классической версии Microsoft Outlook. Для других версий Outlook содержание шагов может отличаться.
  1. Перейдите в меню Файл и в разделе Сведения нажмите Добавление учетной записи.
  2. Выберите Ручная настройка или дополнительные типы серверов и нажмите Далее.

  3. Выберите Протокол POP или IMAP и нажмите Далее.

  4. Укажите параметры учетной записи. Они зависят от режима, в котором вам разрешена отправка писем: « Отправить как » или « Отправить от имени ».

    • В разделе Сведения о пользователе укажите данные владельца ящика, к которому вам предоставили доступ:

      • Имя — имя и фамилию владельца (например, «Сергей Петров»);
      • Адрес электронной почты — его почтовый адрес на Яндексе (например, «s.petrov@example.ru»).

    • В разделе Сведения о сервере:

      • Тип учетной записи — IMAP;
      • Сервер входящей почты — imap.yandex.ru;
      • Сервер исходящей почты (SMTP) — smtp.yandex.ru;

    • В разделе Вход в систему:

      • Пользователь — логин в формате домен вашей организации/ваш логин на Яндексе/имя ящика, к которому вам открыли доступ (например, example.ru/s.petrov/a.ivanov);
      • Пароль — пароль приложения для Яндекс Почты. Как создать пароль приложения, если у вас его еще нет, смотрите в инструкции.

    Оставьте другие параметры по умолчанию и нажмите Другие настройки.

  5. Укажите параметры исходящей почты.

    1. На вкладке Общие введите имя подключаемой учетной записи. Это имя вы будете видеть у себя в списке доступных ящиков.

    2. Перейдите на вкладку Дополнительно. Укажите следующие параметры серверов:

      • IMAP-сервер — 993;
      • SMTP-сервер — 465.

      Для обоих серверов в пункте Использовать следующий тип шифрованного подключения выберите значение SSL.

    3. Если вам разрешена отправка в режиме «Отправить как», на вкладке Сервер исходящей почты включите опцию SMTP-серверу требуется проверка подлинности, выберите значение Вход с помощью и заполните поля:

      • Имя пользователя — ваш логин на Яндексе.
      • Пароль — пароль приложения для Яндекс Почты, который вы указали на шаге 4.

    4. Оставьте остальные параметры по умолчанию и нажмите ОК.

  6. Чтобы завершить настройку учетной записи, в окне Добавить учетную запись нажмите Далее — будет выполнена проверка настроек. Если проверка завершилась удачно, нажмите Готово. Если нет, убедитесь, что все параметры указаны корректно.

После этого перезагрузите почтовую программу. В списке папок слева появится ящик, к которому вам открыли доступ. Вы сможете работать с ним так же, как со своим ящиком — выбирайте нужную папку в ящике и на экране появится ее содержимое.

Как заместителю отправить письмо, чтобы получатель видел реального отправителя

Для отправки писем от имени владельца ящика:

  • при настройке доступа администратор должен выдать вам право отправки в режиме « Отправить от имени »;
  • параметры учетной записи должны быть настроены на отправку в этом режиме (см. п. 4 инструкции по настройке).

Инструкция по отправке письма описана для MS Outlook. Для других почтовых программ шаги будут отличаться от перечисленных.

  1. Начните создавать новое сообщение или отвечать на письмо, которое пришло в ящик, к которому вам предоставили доступ.

  2. Заполните отправителя письма:

    1. Нажмите кнопку От и выберите Другой адрес электронной почты.
    2. В поле От введите электронный адрес ящика, к которому вам предоставили доступ.
    3. Нажмите Отправить с помощь и выберите свой электронный адрес.

  3. Остальные поля письма заполните как обычно и нажмите Отправить. Если условия отправки в режиме «Отправить от имени» соблюдены и все сделано правильно, получателю придет письмо с адреса владельца ящика. При прочтении этого письма в почтовой программе он увидит, что письмо отправлено вами от имени владельца.

    Примечание. Если получатель письма не пользуется почтовой программой, информация об «Отправке от имени» может не отражаться у получателя.

Как заместителю отправить письмо, чтобы получатель не видел реального отправителя

Для отправки писем под аккаунтом владельца ящика без указания реального отправителя:

  • при настройке доступа администратор должен выдать вам право отправки в режиме « Отправить как »;
  • параметры учетной записи должны быть настроены на отправку в этом режиме (см. п. 4 инструкции по настройке).

Инструкция по отправке письма описана для MS Outlook. Для других почтовых программ шаги будут отличаться от перечисленных.

  1. Начните создавать новое сообщение или отвечать на письмо, которое пришло в ящик, к которому вам предоставили доступ.

  2. Заполните отправителя письма:

    1. Нажмите кнопку От.

    2. Из предложенных в верхней части списка учетных записей выберите ту, которая соответствует ящику, к которому вам предоставили доступ.

      Примечание. По умолчанию в поле От подставляется адрес активного почтового ящика — того, в папках которого находится курсор. Но вы всегда можете изменить отправителя при написании письма.

  3. Остальные поля письма заполните как обычно и нажмите Отправить. Если условия отправки в режиме «Отправить как» соблюдены и все сделано правильно, получателю придет письмо в котором в качестве отправителя будет указан владелец почтового ящика, к которому вам предоставили доступ.

Как отредактировать параметры учетной записи

Изменение параметров учетной записи может потребоваться, если вам изменили права на режимы отправки писем из чужого ящика или если в первоначальных настройках допущены ошибки.

  1. Перейдите в меню Файл и в разделе Сведения выберите Настройка учетных записей.
  2. Выберите учетную запись, которую хотите отредактировать.
  3. Нажмите кнопку Изменить и внесите необходимые правки.

У меня отозвали права заместителя. Как удалить чужой ящик

  1. Перейдите в меню Файл и в разделе Сведения выберите Настройка учетных записей.
  2. Выберите учетную запись, которую хотите удалить из своей почтовой программы, и нажмите кнопку Удалить.