Как обработать и упаковать заказ

Обработка заказов доступна в личном кабинете и при помощи партнерского API. Если вы используете системы «1С:Предприятие», «1С-Битрикс» и InSales, вы также можете работать с заказами в специальных модулях:

«Витрина + доставка»: как обработать и отгрузить заказ

Посмотреть видео

«Витрина + доставка»: как упаковать заказ

Посмотреть видео

Если вы продаете товары, подлежащие маркировке в системе «Честный ЗНАК», перед обработкой заказов нужно подключиться к работе с маркировкой на маркетплейсе Яндекс.Маркета. Подробнее см. в разделе Товары с маркировкой системы «Честный ЗНАК».

Чтобы ваши товары отображались на витрине, передавайте данные об остатках. Если вы обрабатываете заказы в личном кабинете, рекомендуем это делать минимум раз в день.

Внимание. В некоторых случаях действует ограничение на количество заказов, которые вы можете получить. Подробнее см. в разделе Индекс качества.

  1. Шаг 1. Подтвердите заказ
  2. Шаг 2. Подготовьте и упакуйте товар
  3. Шаг 3. Передайте информацию о грузовых местах и маркировке товаров
  4. Шаг 4. Промаркируйте заказы и подготовьте акты приема-передачи
  5. Шаг 5. Отгрузите товары в сортировочный центр
  6. Шаг 6. Уведомите Яндекс.Маркет об отгрузке

Шаг 1. Подтвердите заказ

Отслеживайте поступление новых заказов на странице Список заказов. Заказ нужно подтвердить в течение двух часов после его поступления с учетом вашего графика подтверждения. Иначе заказ будет отменен.

Внимание. Отмены по вине партнера снижают индекс качества. Вам также нужно оплачивать комиссию за такие отмены.

Если заказ пришел в нерабочее время, вы можете подтвердить его в течение первых двух часов следующего рабочего дня.

Чтобы подтвердить заказ в личном кабинете:

  1. Найдите новый заказ на странице Список заказов — у него будет указан статус Ожидает подтверждения.

    Также новый заказ можно отследить по почте. Если в течение часа после поступления заказа вы не подтвердите его, вам придет уведомление, что это нужно сделать.

  2. Нажмите на номер нового заказа в списке заказов. Откроется страница заказа.

  3. Ознакомьтесь с составом заказа и датой отгрузки.

    Убедитесь, что на складе есть все товары в нужном количестве и что вы успеете отгрузить их в указанную дату согласно вашему графику отгрузки. График можно посмотреть на странице Настройки → Склад и настройки отгрузки, в разделе Способ отгрузки.
    Внимание. Отгрузка позже указанной даты снижает ваш индекс качества, раньше — увеличивает нагрузку на сортировочные центры в конкретную дату. Это может стать причиной несвоевременной доставки заказа покупателю.

    Если вы не успеваете отгрузить заказы в указанную дату, отправьте запрос службе поддержки.

  4. Нажмите кнопку Взять в обработку, чтобы подтвердить заказ.

    Если товара нет, отмените заказ.

Шаг 2. Подготовьте и упакуйте товар

  1. Если в заказе есть товары c кодами маркировки системы «Честный ЗНАК» в виде штрихкодов Data Matrix, декодируйте эти коды, чтобы передать информацию о маркировке на шаге 3. Подробнее см. в разделе Товары с маркировкой системы «Честный ЗНАК».

  2. Соберите и упакуйте заказ по правилам маркетплейса. В зависимости от типа заказа используйте разные виды упаковки: картонные коробки, стретч-пленку, бумажные пакеты и скотч. При сборке заказа учитывайте товарную совместимость.

    Внимание. Продавец несет ответственность за качество упаковки заказа и его содержимое. Если упаковка или товары будут повреждены, сотрудники службы доставки или сортировочного центра не примут заказ.

Шаг 3. Передайте информацию о грузовых местах и маркировке товаров

  1. В личном кабинете, на странице заказа, укажите вес и габариты грузового места в блоке Грузовые места. При этом учитывайте, что для габаритов нужно указывать целые положительные числа, а вес может быть дробным.

    Внимание. Выполните эту операцию, даже если заказ состоит из одного товара и занимает одно грузовое место.

  2. Нажмите кнопку Сохранить, как укажете необходимые данные.

  3. Если заказ занимает несколько грузовых мест (многоместный), нажмите кнопку Добавить грузовое место, укажите вес и габариты для нового места и сохраните данные. При необходимости повторите процедуру.

  4. Распечатайте ярлыки-наклейки.

    Примечание. Штрихкод на ярлыке должен легко считываться. Проверьте, сканируется ли штрихкод, например, с помощью мобильного приложения.
  5. Если в заказе есть товары с маркировкой, в блоке Состав заказа укажите коды идентификации для всех единиц таких товаров. Подробнее см. в разделе Товары с маркировкой системы «Честный ЗНАК».

  6. На странице Список заказов переведите заказ в статус Готов к отгрузке.

    Внимание. Если вы не переведете заказ в  статус Готов к отгрузке до начала отгрузки по вашему графику — заказ может быть отменен. Это негативно повлияет на ваш индекс качества.

Шаг 4. Промаркируйте заказы и подготовьте акты приема-передачи

  1. Промаркируйте каждое грузовое место при помощи отдельного ярлыка-наклейки.

    Внимание. Убедитесь, что ярлык соответствует требованиям, и на нем помещаются все штрихкоды и необходимая информация. Сотрудники сортировочного центра не смогут принять заказ, если нет одного из штрихкодов или он пропечатан не полностью.
  2. Подготовьте палету с заказами, если это необходимо. Заказы должны быть упакованы, промаркированы и собраны на палету ко времени отгрузки заказов.

    Внимание. Если в вашей отгрузке 50 заказов или больше, а также если их суммарный объем больше одного кубического метра, заказы должны быть упакованы на палету, иначе сотрудники сортировочного центра не примут ваши заказы.
  3. После того как вы подготовите заказы, сформируйте акт приема-передачи:

    На странице Список заказов скачайте акт приема-передачи. В файле будут заказы только на ближайшую отгрузку. Пронумеруйте акт и заполните реквизиты.

    Как сформировать акт вручную

    Акт приема-передачи должен соответствовать Excel‑шаблону ниже.

    Скачать шаблон

    Изучите, как заполнять акт (лист Описание полей), затем перейдите на лист Шаблон АПП и внесите данные. При этом учитывайте:
    • Акт должен иметь индивидуальный номер, который вы можете сгенерировать на свое усмотрение.
    • Акт должен содержать дату отгрузки заказов.
    • В акте должны быть указаны все заказы, которые вы хотите отгрузить.
    • По каждому заказу должны быть заполнены все поля, в том числе — № Отправления в системе Исполнителя (в нем нужно указать номер заказа в системе маркетплейса Яндекс.Маркета).
    • В качестве Заказчика должно быть указано ваше юридическое лицо.
    • В качестве Исполнителя / Доставщика должно быть указано юридическое лицо сортировочного центра. Если вы отгружаете заказы напрямую службе доставки, укажите ее юридическое лицо.
    Внимание. Не заполняйте акт приема‑передачи от руки — предоставляйте акты только в печатном виде.
  4. Распечатайте и подпишите три экземпляра акта. Поставьте печать на каждый экземпляр. Если ваша форма собственности — ИП и вы работаете без печати, то необходимо поставить отметку «б/п».
Внимание. Подготавливайте ярлыки-наклейки и акты приема-передачи указанными способами. Если ярлыки и акты будут сформированы неправильно, сортировочный центр не примет ваши заказы и они будут отменены. Это негативно повлияет на ваш индекс качества.

Шаг 5. Отгрузите товары в сортировочный центр

Все заказы, которые нужно отгрузить в определенную дату или интервал дат, можно найти с помощью фильтра Дата отгрузки на странице Список заказов. Проверьте, что вы передали для них статус Готов к отгрузке (READY_TO_SHIP, если вы обрабатываете заказы через API).

Отгрузите заказы в сортировочный центр: отвезите их самостоятельно, либо это может сделать служба доставки Яндекс.Маркета.

Внимание. Если вы не отгрузите заказы в течение семи дней после подтверждения, они будут отменены, а товары из таких заказов будут скрыты с витрины. Учитывайте, что отмены по вашей вине снижают индекс качества. Вам также нужно оплачивать комиссию за отмену.

Выберите подходящую инструкцию в зависимости от способа отгрузки заказов, который вы указали на странице Настройки → Склад и настройки отгрузки:

  1. Возьмите с собой или передайте водителю необходимые документы:
    • Три экземпляра акта приема-передачи — без них сотрудники сортировочного центра не примут ваши заказы.
    • Транспортную накладную — если вам нужен подписанный экземпляр документа, например, для отчета перед налоговой службой. Сотрудники сортировочного центра подпишут его при приемке заказов.
    • Доверенность на право получения товарно-материальных ценностей и подписания документов — если в сортировочном центре есть возвраты прошлых заказов и водителю нужно их забрать.

  2. Привезите заказы в сортировочный центр в дату отгрузки согласно вашему графику отгрузки.

    Совет. Приезжайте за несколько часов до окончания отгрузки, так вы сможете избежать очереди на приемке заказов.
  3. Сообщите работнику склада, что вы привезли заказы маркетплейса Яндекс.Маркета и передайте документы.
  4. Дождитесь приемки заказов. Сотрудники сортировочного центра имеют право отказать в приемке, если большая часть заказов повреждена.
  5. После окончания приемки заказов получите два экземпляра акта приема-передачи с отметкой сортировочного центра. Один оставьте себе, а один отправьте нам до 10 числа следующего месяца по адресу:

    • ООО «Яндекс.Маркет» (с пометкой «Для группы по сопровождению»),
    • Новинский бульвар, д. 8, этаж 9, помещение 9.03,
    • Москва,
    • 121099

    Если документы доставит курьер, ему нужно оставить конверт на стойке администрации.

Шаг 6. Уведомите Яндекс.Маркет об отгрузке

После передачи заказов перейдите в личный кабинет на страницу Список заказов и переведите заказы в статус Передан службе доставки.