Автоматизировать рутинные действия в задачах

Прохождение новым сотрудником испытательного срока связано с рутинными действиями, трекинг которых можно автоматизировать.

Настройте автоматическое назначение окончания испытательного срока

Чтобы дата окончания испытательного срока выставлялась автоматически, создайте триггер на событие создания задачи:

1. На странице очереди кандидатов Employment Queue в правом верхнем углу нажмите  Настройки очереди.
2. На панели слева выберите Автоматизация.
3. В правом верхнем углу нажмите кнопку Создать → Триггер.
4. Введите название триггера, например Окончание испытательного срока.
5. В разделе  При условии укажите два условия:
   • Тип → равно → Испытательный срок (статус, который вы создали в рабочем процессе очереди кандидатов).
   • Событие → Создана задача.
     Подробнее про условия срабатывания триггеров читайте здесь.
6. В разделе  Выполнить действия выберите Вычислить значение.
7. В появившемся поле введите формулу:

   now()+3M
   

8. Чтобы сохранить триггер, нажмите кнопку Создать.

Настройте автоматическое создание чеклиста

Чтобы не упустить важные моменты при вводе нового сотрудника в рабочий процесс, добавьте в действия триггера создание чеклиста:

1. В разделе Выполнить действия выберите Создать чеклист.
2. В появившейся форме нажмите кнопку  Добавить пункт и введите описание первого пункта, например Назначить куратора.
3. Аналогично добавьте другие пункты в чеклист.
4. Чтобы сохранить триггер, нажмите кнопку Создать.

Настройте автоматическое изменение статуса задачи

Чтобы перевести задачу в следующий статус по факту заполнения чеклиста, создайте новый триггер:

1. На странице очереди в правом верхнем углу нажмите  Настройки очереди.

2. На панели слева выберите Автоматизация.

3. В правом верхнем углу нажмите кнопку Создать → Триггер.

4. В поле Название введите название триггера, например Контроль на испытательном сроке. Ниже названия вы можете добавить описание.

5. В разделе  При условии укажите два условия срабатывания триггера:

   • Чеклист.
   • Тип → равно → Испытательный срок (статус, который вы создали в рабочем процессе очереди кандидатов).

6. В разделе  Выполнить действия выберите Изменить статус задачи и укажите статус, например В работе.

   Статус задачи не изменится, если при переходе в указанный статус есть обязательные для заполнения поля.
   Например, статус «В работе» предусматривает обязательный комментарий, поэтому его нельзя использовать в данном действии.

7. Чтобы сохранить триггер, нажмите кнопку Создать.

Проверьте действие триггеров

1. На странице очереди новых сотрудников Employment Queue выберите задачу типа Новый сотрудник.
2. Измените статус на В работе.
3. Убедитесь, что в очереди появились все необходимые подзадачи.
4. Зайдите в подзадачу типа Испытательный срок и убедитесь, что:
   • в поле Дедлайн указана дата через три месяца;
   • присутствует Чеклист с необходимыми пунктами.
5. Активируйте все пункты чеклиста и перезагрузите страницу. Убедитесь, что статус задачи изменился.