Настроить регулярные напоминания

Чтобы сотрудники компании могли заранее легко и понятно оформлять отпуска и больничные, создайте очередь, форму заявки и настройте автоматическую проверку статуса заявок с отправкой напоминания сотрудникам отдела кадров в случае, если заявка вовремя не взята в работу.

Создайте очередь

1. Создайте очередь с помощью шаблона Кадровые процессы.
2. Укажите название очереди, например Vacations Queue.
3. Настройте рабочий процесс для типа задачи Отпуск.
4. Если нужно, создайте дополнительные типы задач и рабочие процессы.

Настройте форму заявки

Создайте форму

1. На панели слева нажмите кнопку  Создать задачу.
2. В разделе Создавайте задачи быстрее с Яндекс Формами нажмите кнопку Создать форму.
3. Создайте новую форму:
   • Укажите название Заявка на отпуск;
   • Добавьте описание, например Форма заявки на отпуск;
   • Нажмите кнопку Продолжить.
4. Дождитесь загрузки страницы и нажмите кнопку Полная версия Яндекс Форм.
5. Создайте форму заявки, например со следующими полями:
   • ФИО (короткий текст, обязательное поле);
   • Отдел (короткий текст, обязательное поле);
   • Тип отпуска (выпадающий список, обязательное поле). Добавьте опции в список, например:
     • «Оплачиваемый отпуск»;
     • «Неоплачиваемый отпуск»;
     • «Декретный отпуск»;
     • «Больничный».
   • Начало (Дата, обязательное поле);
   • Конец (Дата, обязательное поле);
6. Добавьте другие поля, если нужно.

Настройте интеграцию с Трекером

1. Нажмите кнопку Настроить интеграции и дождитесь загрузки страницы.
2. В поле Тип задачи выберите Отпуск.
3. В поле Заголовок нажмите и выберите Ответ на вопрос. В появившемся окне в поле Вопрос выберите опцию Тип отпуска и нажмите кнопку Сохранить.
4. В поле Описание нажмите и выберите Ответы на вопрос. В появившемся окне нажмите кнопку Выбрать все, в поле Форматирование ответа выберите Форматированный. Нажмите кнопку Сохранить.
5. Внизу нажмите кнопку Добавить параметры задачи и с помощью поля поиска выберите опцию Дедлайн.
6. В поле Дедлайн добавьте ответ на вопрос Начало.
7. Сохраните форму, нажав кнопку Сохранить.
8. Вернитесь в конструктор формы, нажав вверху страницы кнопку В конструктор.
9. Нажмите кнопку Опубликовать и в появившемся окне скопируйте ссылку на форму.
10. Вернитесь в настройки очереди Vacations Queue и нажмите Интеграция форм.
11. Нажмите Добавить форму и заполните появившуюся форму, указав в поле Ссылка на форму полученную выше ссылку.
12. Сохраните интеграцию формы, нажав кнопку Сохранить.

Настройте автодействие

Для выполнения регулярных действий в очереди, в Трекере предусмотрены автодействия. Настройте регулярную проверку очереди Vacations Queue на наличие не взятых в работу заявок с помощью автодействия. Чтобы не перегружать сотрудников, ответственных за оформление отпусков, частыми напоминаниями, настройте отправку напоминаний раз в сутки и не раньше, чем за две недели до указанного в заявке начала отпуска.

1. На странице очереди Vacations Queue в правом верхнем углу нажмите  Настройки очереди.

2. На панели слева выберите Автоматизация.

3. В правом верхнем углу нажмите кнопку Создать → Автодействие.

4. В поле Название введите название автодействия, например Напоминание об отпуске. Ниже названия вы можете добавить описание.

5. В поле Тип автодействия активируйте Обновление задач.

6. В разделе  График срабатывания настройте обновление раз в день (для целей тестирования лучше установить раз в час).

7. В заголовке блока  Когда задача соответствует выберите QL-запросу.

8. Используя язык запросов, введите в поле ниже:

   Deadline: <= today() +14D Status: Новый
   

   Условие сработает для задачи, у которой дата начала отпуска наступает через две недели или менее, а статус остается в состоянии «Новый».

9. В разделе  Выполнить действия выберите Добавить комментарий к задаче.

10. В блоке комментария нажмите  Призвать и выберите сотрудников, которые занимаются оформлением отпусков.

11. В поле комментария добавьте текст:

    Отпуск не оформлен! Дедлайн: "{{issue.dueDate}}".
    

12. Чтобы сохранить автодействие, нажмите Сохранить.

Проверьте работу автодействия

1. На странице создания новой задачи справа вверху в поле Разрешить создание задач без формы выберите опцию никогда.
2. Выберите виджет с названием Отпуск.
3. Заполните форму. В поле Начало укажите дату через неделю от сегодняшней.
4. Отправьте форму.
5. Убедитесь, что по истечении установленного в автодействии срока в задаче появился настроенный выше комментарий.