Как управлять портфелями

В этом разделе вы узнаете, как управлять своими портфелями:

• Создать портфель
• Обновить статус портфеля
• Добавить метрику
• Настроить иерархию
• Добавить связи для портфеля
• Изменить несколько проектов в портфеле
• Удалить портфель

Создать портфель

Чтобы создать портфель проектов:

1. Перейдите на любую страницу, с которой можно создать портфель:

   • На панели слева выберите  Проекты, затем нажмите Создать → Портфель.
   • В списке портфелей и проектов на вкладке Структура под списком нажмите Создать портфель.
   • В списке портфелей и проектов на вкладке Список под списком нажмите Создать портфель.

2. Введите название портфеля, установите дату завершения и нажмите Создать.

3. На вкладке Описание добавьте информацию:

   • Описание портфеля: над чем вы работаете и каких целей хотите достичь.

   •  Файл: добавьте рабочие материалы портфеля.

   •  Метрика: если у вас есть чарт DataLens, с помощью которого вы отслеживаете важные для портфеля показатели, встройте его на страницу портфеля. Подробнее о добавлении метрики см. в инструкции.

   •  Связь с проектом: добавьте связь с проектом.

   •  Чеклист: укажите список значимых этапов или целей портфеля. Работать с чеклистом портфеля можно так же, как с чеклистом задачи: см. Как создать чеклист.

   • На панели справа задайте параметры портфеля.

     Описание параметров портфеля

     • Статус: укажите, на каком этапе находится портфель.
     • Дата начала и Дедлайн.
     • Ответственный, Заказчики, Наблюдатели и Участники: начните вводить имя или логин сотрудника и выберите подходящий вариант из списка.
     • Входит в портфель: укажите родительский портфель.
     • Теги: добавьте или выберите теги, с помощью которых будет проще найти нужный портфель.

По умолчанию новый портфель доступен всем сотрудникам организации. Как ограничить доступ к портфелю

Обновить статус портфеля

Рекомендуем поддерживать актуальный статус портфеля и периодически добавлять комментарии о ходе работы.

Изменить статус

Чтобы обновить статус, на панели справа измените значение поля Статус.

Доступные статусы

• Новый — портфель создан, но работа еще не началась.
• В работе — ведется работа над проектами портфеля.
• Завершен — работа над проектами портфеля успешно завершена.
• Отложен — проекты портфеля в данный момент неактуальны, работа остановлена.
• Есть риски — возможно превышение срока выполнения проектов или результаты могут отличаться от ожидаемых.
• Заблокирован — выполнение проектов приостановлено, достижение результата зависит от внешних обстоятельств.
• По плану — прогресс работы по проектам соответствует плановым срокам.
• Черновик — предварительная версия портфеля.
• Отменён — работа над проектами портфеля прекращена.

Добавить комментарий

1. На странице портфеля откройте вкладку Обновления.

2. В области редактирования напишите ваш комментарий.

   В комментариях вы можете использовать разметку текста, а также прикреплять к ним изображения и файлы.

3. Чтобы изменить статус цели при отправке комментария, выберите новый статус над областью редактирования.

4. Чтобы пригласить других пользователей к обсуждению портфеля:

   1. Внизу нажмите кнопку  Призвать.

   2. Начните вводить логин или имя и в выпадающем списке выберите нужного пользователя. Чтобы добавить еще одного, снова нажмите кнопку  Призвать.

   Вы можете настроить каналы уведомления о призыве в комментарии: Как настроить подписки.

5. Нажмите кнопку Отправить.

Чтобы изменить порядок комментариев, справа над областью редактирования нажмите кнопку  Сначала новые или  Сначала старые.

Ответить на комментарий

1. Наведите указатель на комментарий и нажмите кнопку  Ответить. Комментарий, на который вы отвечаете, будет добавлен в ответ в виде цитаты.
   Чтобы процитировать в ответе только часть комментария, выделите фрагмент текста и нажмите кнопку  Ответить.

2. Напишите ответ в поле ввода.

3. Выберите тип уведомления для пользователя, на комментарий которого вы отвечаете:

   • По умолчанию автор комментария указан внизу в поле Ответить. Он получит уведомление об ответе.

   • Если вы не хотите уведомлять пользователя об ответе, удалите его из поля Ответить.

   • Если нужно привлечь внимание пользователя к задаче и сообщить, что вы ждете его ответ, перетащите его имя влево — после этого поле Ответить сменится на Призвать. Пользователь получит уведомление о призыве и сможет найти задачу в списке своих задач, по фильтру «Ждут ответа».

   

4. Нажмите кнопку Отправить.

Если в комментарий добавлена цитата с помощью кнопки  Ответить, вы можете перейти к исходному комментарию. Для этого нажмите на текст цитаты.

Также вы можете настроить каналы уведомления об ответе на ваш комментарий: Как настроить подписки.

Добавить итоговый комментарий по проектам

В портфеле можно сформировать автоматический комментарий, в котором будут собраны обновления из всех вложенных портфелей и проектов:

1. На вкладке Обновления над областью редактирования нажмите кнопку  Итог по портфелю.

   В области редактирования появится новый комментарий, который содержит список вложенных проектов и портфелей. Для каждого проекта и портфеля будут указаны его статус, дата и текст последнего комментария.

   В итоговый комментарий в портфеле не попадут:

   • комментарии, добавленные более месяца назад;
   • ответы на предыдущие комментарии во вложенных проектах и портфелях.

2. При необходимости отредактируйте текст итогового комментария.

   В комментариях вы можете использовать разметку текста, а также прикреплять к ним изображения и файлы.

3. Нажмите кнопку Отправить.

Добавить метрику

На страницу портфеля можно встраивать метрики — виджеты Трекера. Они будут отображаться на вкладке О портфеле в отдельном блоке Метрики.

Чтобы добавить метрику:

1. На дашборде выберите виджет и в правом верхнем углу нажмите  →  Скопировать ссылку для iframe.

2. Откройте страницу сущности и нажмите  Метрика.

3. Укажите название метрики. Оно будет отображаться в заголовке виджета.

4. Ниже вставьте ссылку на виджет.

5. Нажмите Добавить.

Добавленные метрики можно редактировать или удалить. Для этого в правом верхнем углу метрики нажмите и выберите нужный пункт меню.

Настроить иерархию

Проект или портфель можно добавить в несколько дополнительных портфелей и работать с ним так же, как и с любым другим. Если проект делается несколькими командами, он будет виден в дереве портфелей и на диаграмме Ганта каждой команды.

Добавить вложенный портфель или проект

1. Перейдите на страницу портфеля.

2. В правом верхнем углу нажмите Добавить и выберите Портфель или Проект:

   Создать новый

   Добавить существующий

   1. Нажмите Новый.
   2. Введите название проекта или портфеля.
   3. В поле Дедлайн укажите дату завершения. В качестве даты завершения по умолчанию выставляется конец текущего квартала. Если дата завершения заранее неизвестна, нажмите , чтобы сбросить значение.
   4. Нажмите Создать.

   Для нового проекта или портфеля текущий портфель станет основным.

   1. Нажмите Существующий.
   2. Начните вводить название проекта или портфеля и выберите подходящий вариант из списка.

   Если у существующего проекта или портфеля уже есть основной портфель, текущий портфель станет для него дополнительным.

Добавить родительский портфель

1. Перейдите на страницу проекта или портфеля и на панели справа нажмите на поле Входит в портфель.

2. Выберите тип портфеля: основной или дополнительный.

   Проект или портфель можно добавить в один основной портфель и в несколько дополнительных, но не более 40, включая основной.

3. Начните вводить название портфеля и выберите подходящий вариант из списка.

4. Нажмите Сохранить.

Изменить связи портфеля

Портфель можно связать с другими портфелями, проектами или целями. Список связей отображается на вкладке О портфеле под описанием портфеля.

Добавить связь с проектом или портфелем

Чтобы создать связь с другим проектом или портфелем:

1. Перейдите на вкладку О портфеле и нажмите  Связь → С проектом или портфелем.

2. Выберите подходящий тип связи:

   • Зависит от — начало работы над текущим портфелем зависит от выполнения другого проекта или портфеля;
   • Блокирует — выполнение данного портфеля блокирует начало работы над другим проектом или портфелем.

3. Выберите тип: — портфель или — проект.

4. Выберите, какой проект или портфель вы хотите привязать:

   • Новый: введите название, укажите дедлайн и нажмите кнопку Создать.
   • Существующий: начните вводить название проекта или портфеля и выберите подходящий вариант из списка.

Связь отобразится в списке связанных проектов и портфелей.

Добавить связь с целью

Чтобы создать связь с целью, на достижение которой направлена работа в портфеле:

1. Перейдите на вкладку О портфеле и нажмите  Связь → С целью.

2. Выберите цель, с которой нужно создать связь:

   • Чтобы создать новую цель, выберите Новая. Введите название цели, укажите дедлайн и нажмите Создать.

     Чтобы открыть полную страницу создания цели для детальной настройки параметров, нажмите значок .

   • Чтобы добавить существующую цель, выберите Существующая. Начните вводить название цели и выберите подходящий вариант из списка.

Связь отобразится в списке связанных целей.

Изменить тип связи

Вы можете изменить тип связи с другим проектом или портфелем:

1. Перейдите на вкладку О портфеле.
2. Под описанием портфеля в списке Зависит от или Блокирует выберите связь, тип которой требуется изменить.
3. Напротив связи нажмите → Изменить тип связи и выберите новый тип.

Удалить связь

Чтобы удалить связь:

1. Перейдите на вкладку О портфеле.
2. Под описанием портфеля в списке Цели, Зависит от или Блокирует выберите связь, которую требуется удалить.
3. Напротив связи нажмите → Удалить связь.

Массовое изменение проектов в портфеле

Чтобы внести изменения сразу в несколько проектов из одного портфеля:

1. На панели слева выберите  Проекты и откройте нужный портфель.

2. В выбранном портфеле перейдите на вкладку Проекты.

3. Поставьте отметку возле портфелей и проектов, которые вы хотите изменить.

   Если вы хотите выбрать сразу все портфели и проекты списка, поставьте отметку над списком.

4. Под списком портфелей и проектов выберите нужную операцию:

   • Изменить статус — выберите статус из списка.
   • Назначить ответственного — введите в строку поиска логин или имя и выберите пользователя.
   • Перенести в портфель — в открывшемся окне выберите существующий портфель или создайте новый, перейдя на соответствующую вкладку. Если один или несколько из выбранных проектов и портфелей уже содержатся в другом портфеле, то после выполнения операции они будут удалены из прежнего и добавлены в новый выбранный.
   • → Редактировать параметры — в открывшемся окне измените нужные параметры и нажмите кнопку Применить. Если нужных полей нет в списке, добавьте их с помощью кнопки Изменить список параметров.
   • → Удалить — для удаления выбранных проектов и портфелей.

5. После выполнения операции в правом нижнем углу отобразится уведомление о количестве портфелей и проектов, для которых успешно выполнены изменения.

Удалить портфель

Чтобы удалить портфель:

1. На панели слева выберите  Проекты или перейдите по ссылке https://tracker.yandex.ru/pages/projects и откройте страницу портфеля.

2. В правом верхнем углу страницы нажмите и выберите Удалить портфель проектов.