Управление портфелями

В этом разделе вы узнаете, как управлять своими портфелями:

• Создать портфель
• Обновить статус портфеля
• Настроить иерархию
• Добавить связи для портфеля
• Изменить несколько проектов в портфеле
• Удалить портфель

Создать портфель

Чтобы создать портфель проектов:

1. Перейдите на любую страницу, с которой можно создать портфель:

   • На панели слева выберите  Проекты, затем нажмите Создать → Портфель.
   • В списке портфелей и проектов на вкладке Структура под списком нажмите Создать портфель.
   • В списке портфелей и проектов на вкладке Список под списком нажмите Создать портфель.

2. Введите название портфеля, установите дату завершения и нажмите Создать.

3. На вкладке Описание добавьте информацию:

   • Описание портфеля: над чем вы работаете и каких целей хотите достичь.

   •  Файл: добавьте рабочие материалы портфеля.

   •  Связь с проектом: добавьте связь с проектом.

   •  Чеклист: укажите список значимых этапов или целей портфеля.

   • На панели справа задайте параметры портфеля.

     Описание параметров портфеля

     • Статус: укажите, на каком этапе находится портфель.
     • Дата начала и Дедлайн.
     • Ответственный, Заказчики, Наблюдатели и Участники: начните вводить имя или логин сотрудника и выберите подходящий вариант из списка.
     • Входит в портфель: укажите родительский портфель.
     • Теги: добавьте или выберите теги, с помощью которых будет проще найти нужный портфель.

Обновить статус портфеля

Рекомендуем поддерживать актуальный статус портфеля и периодически добавлять комментарии о ходе работы.

Изменить статус

Чтобы обновить статус, на панели справа измените значение поля Статус.

Добавить комментарий

1. На странице портфеля откройте вкладку Обновления.

2. В области редактирования напишите ваш комментарий.

   В комментариях вы можете использовать разметку текста, а также прикреплять к ним изображения и файлы.

3. Чтобы изменить статус цели при отправке комментария, выберите новый статус над областью редактирования.

4. Чтобы пригласить других пользователей к обсуждению портфеля:

   1. В нижней части поля ввода комментария нажмите кнопку  Призвать.

   2. Введите логин или имя пользователя, которого вы хотите призвать в комментарии. Чтобы добавить еще одного пользователя, снова нажмите кнопку  Призвать.

   Совет

   Вы можете настроить уведомления о призывах в комментарии. Подробнее читайте в разделе Настроить подписки.

5. Нажмите кнопку Отправить.

Чтобы изменить порядок комментариев, справа над областью редактирования нажмите кнопку  Сначала новые или  Сначала старые.

Ответить на комментарий

1. Наведите указатель на комментарий и нажмите кнопку  Ответить. Комментарий, на который вы отвечаете, будет добавлен в ответ в виде цитаты.

   Чтобы процитировать в ответе часть комментария, выделите фрагмент текста и нажмите кнопку  Ответить, в цитату попадет только выделенный текст.

2. Напишите ответ и нажмите кнопку Отправить.

Если в комментарий добавлена цитата с помощью кнопки  Ответить, вы можете перейти к исходному комментарию. Для этого нажмите на текст цитаты.

Добавить итоговый комментарий по проектам

В портфеле можно сформировать автоматический комментарий, в котором будут собраны обновления из всех вложенных портфелей и проектов:

1. На вкладке Обновления над областью редактирования нажмите кнопку  Итог по портфелю.

   В области редактирования появится новый комментарий, который содержит список вложенных проектов и портфелей. Для каждого проекта и портфеля будут указаны его статус, дата и текст последнего комментария.

   Примечание

   В итоговый комментарий в портфеле не попадут:

   • комментарии, добавленные более месяца назад;
   • ответы на предыдущие комментарии во вложенных проектах и портфелях.

2. При необходимости отредактируйте текст итогового комментария.

   В комментариях вы можете использовать разметку текста, а также прикреплять к ним изображения и файлы.

3. Нажмите кнопку Отправить.

Настроить иерархию

Проект или портфель можно добавить в несколько дополнительных портфелей и работать с ним так же, как и с любым другим. Если проект делается несколькими командами, он будет виден в дереве портфелей и на диаграмме Ганта каждой команды.

Добавить вложенный портфель или проект

1. Перейдите на страницу портфеля.

2. В правом верхнем углу нажмите Добавить и выберите Портфель или Проект:

   • Чтобы создать новый проект или портфель:

     1. Выберите вкладку Новый.
     2. Введите название проекта или портфеля.
     3. В поле Дедлайн укажите дату завершения. В качестве даты завершения по умолчанию выставляется конец текущего квартала. Если дата завершения заранее неизвестна, нажмите , чтобы сбросить значение.
     4. Нажмите Создать.

     Для нового проекта или портфеля текущий портфель станет основным.

   • Чтобы добавить существующий проект или портфель:

     1. Выберите вкладку Существующий.
     2. Начните вводить название проекта или портфеля и выберите подходящий вариант из списка.

     Примечание

     Если у существующего проекта или портфеля уже есть основной портфель, текущий портфель станет для него дополнительным.

Добавить родительский портфель

1. Перейдите на страницу проекта или портфеля и на панели справа нажмите на поле Входит в портфель.

2. Выберите тип портфеля: основной или дополнительный.

   Примечание

   Проект или портфель можно добавить в один основной портфель и в несколько дополнительных, но не более 40, включая основной.

3. Начните вводить название портфеля и выберите подходящий вариант из списка.

4. Нажмите Сохранить.

Добавить связи для портфеля

Портфель можно связать с другими проектами или портфелями, чтобы сгруппировать их под общей темой или обозначить зависимость друг от друга.

Список связанных проектов и портфелей отображается на вкладке О портфеле под описанием портфеля.

Создать связь

Чтобы создать связь с другим проектом или портфелем:

1. Перейдите на вкладку О портфеле и нажмите  Добавить связь.

2. Выберите подходящий тип связи:

   • Зависит от — начало работы над текущим портфелем зависит от выполнения другого проекта или портфеля;
   • Блокирует — выполнение данного портфеля блокирует начало работы над другим проектом или портфелем.

3. Выберите проект или портфель, с которым создается связь:

   • Новый — чтобы создать новый проект или портфель. Выберите тип: — портфель или — проект. Введите название, укажите дедлайн и нажмите кнопку Создать.
   • Существующий — если проект или портфель уже существует. Начните вводить название проекта или портфеля и выберите подходящий вариант из списка.

Связь отобразится в списке связанных проектов и портфелей.

Изменить тип связи

Чтобы изменить тип связи у портфеля:

1. Откройте страницу портфеля.
2. Перейдите на вкладку О портфеле.
3. В списке Зависит от или Блокирует под описанием портфеля выберите связь, тип которой требуется изменить.
4. Напротив связи нажмите → Изменить тип связи и выберите новый тип.

Удалить связь

Чтобы удалить связь:

1. Откройте страницу портфеля.
2. Перейдите на вкладку О портфеле.
3. В списке Зависит от или Блокирует под описанием портфеля выберите связь, которую требуется удалить.
4. Напротив связи нажмите → Удалить связь.

Массовое изменение проектов в портфеле

Чтобы внести изменения сразу в несколько проектов из одного портфеля:

1. На панели слева выберите  Проекты и откройте нужный портфель.

2. В выбранном портфеле перейдите на вкладку Проекты.

3. Поставьте отметку возле портфелей и проектов, которые вы хотите изменить.

   Если вы хотите выбрать сразу все портфели и проекты списка, поставьте отметку над списком.

4. Под списком портфелей и проектов выберите нужную операцию:

   • Изменить статус — выберите статус из списка.
   • Назначить ответственного — введите в строку поиска логин или имя и выберите пользователя.
   • Перенести в портфель — в открывшемся окне выберите существующий портфель или создайте новый, перейдя на соответствующую вкладку. Если один или несколько из выбранных проектов и портфелей уже содержатся в другом портфеле, то после выполнения операции они будут удалены из прежнего и добавлены в новый выбранный.
   • → Редактировать параметры — в открывшемся окне измените нужные параметры и нажмите кнопку Применить. Если нужных полей нет в списке, добавьте их с помощью кнопки Изменить список параметров.
   • → Удалить — для удаления выбранных проектов и портфелей.

5. После выполнения операции в правом нижнем углу отобразится уведомление о количестве портфелей и проектов, для которых успешно выполнены изменения.

Удалить портфель

Чтобы удалить портфель:

1. На панели слева выберите  Проекты или перейдите по прямой ссылке и откройте страницу портфеля.

2. В правом верхнем углу страницы нажмите и выберите Удалить портфель проектов.