Примеры использования триггеров в Tracker

Автоматически назначать исполнителя задачи

Часто за выполнение разных этапов работы отвечают определенные сотрудники. Когда сотрудник выполняет свою часть работы, он передает задачу следующему исполнителю. Если команда ведет работу в Tracker, то каждому этапу работы соответствует статус задачи. Когда задача переходит в определенный статус, с помощью триггера можно автоматически назначать исполнителя, который отвечает за выполнение этого этапа работы.

Другой вариант организации работы — когда выделенные сотрудники отвечают за разные направления. Например, каждый сотрудник службы поддержки работает с обращениями по своему продукту. В этом случае в очереди можно настроить компоненты, которые соответствуют продуктам компании. Когда в задачу добавляется определенный компонент, с помощью триггера можно автоматически назначать исполнителя, который отвечает за работу с этим продуктом.

Настроим триггер для автоматического назначения исполнителя задачи:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Задайте условия, чтобы триггер срабатывал при изменении параметров задачи «Статус» или «Компоненты»:

    1. Добавьте условие Событие → Задача изменилась.

    2. Чтобы назначать исполнителя задачи при изменении статуса, добавьте условие Статус → стало равно и укажите статус. Доступные статусы зависят от рабочего процесса, который настроен для очереди.

      Чтобы назначать исполнителя задачи при изменении компонентов, добавьте условие Компоненты → стало равно и укажите компоненты.

      Примечание

      Триггер с таким условием сработает, только если в задаче указан один компонент.

    3. Убедитесь, что слева от группы условий указан логический оператор И, чтобы триггер сработал при одновременном выполнении условий.

  3. Задайте действие триггера:

    1. Добавьте действие Изменить значения поля.

    2. Добавьте параметр Исполнитель → Установить значение и укажите сотрудника, который должен быть назначен исполнителем при срабатывании триггера.

  4. Сохраните триггер.

    Чтобы проверить работу триггера, измените статус или компоненты у любой задачи из очереди, в которой вы настроили триггер.

Автоматически призывать исполнителя задачи

Выполнив задачу, сотрудник может забыть указать важную информацию, например, затраченное время. В этом случае можно настроить триггер, который будет автоматически призывать исполнителя, если задача закрыта и не указано затраченное время:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Задайте условия, чтобы триггер срабатывал при закрытии задачи в случае, если поле «Затраченное время» не заполнено:

    1. Добавьте условие Статус → стало равно → Закрыт. Доступные статусы зависят от рабочего процесса, который настроен для очереди.
    2. Добавьте условие Затрачено времени → Значение поля пусто.
    3. Убедитесь, что слева от группы условий указан логический оператор И, чтобы триггер сработал при одновременном выполнении условий.

  3. Задайте действия триггера:

    1. Добавьте действие Добавить комментарий к задаче.
    2. Нажмите  Призвать и выберите Исполнитель.
    3. Введите текст комментария, который должен увидеть исполнитель, и выберите опцию Отправлять от имени робота.

  4. Нажмите Создать триггер.

При закрытии любой задачи, где не указано затраченное время, робот будет создавать комментарий и призывать исполнителя.

Во многих проектах задачи зависят друг от друга, даже когда над ними работают разные люди. Если задача влияет на выполнение одной или нескольких других, важно оповестить коллег о возникших проблемах. Например, связать такие задачи между собой и установить тип связи Блокирующая задача.

Настроим триггер, который будет изменять статус задачи и добавлять комментарий для автора, если появилась связь Блокирующая задача:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Задайте условия, чтобы триггер срабатывал при появлении связи Блокирующая задача:

    1. Добавьте условие Действие со связью → Связь создана → Блокирующая задача.

    1. Убедитесь, что слева от группы условий указан логический оператор И, чтобы триггер сработал при одновременном выполнении условий.

  3. Задайте действия триггера:

    1. Добавьте действие Изменить статус задачи.

    2. В поле Изменить статус задачи выберите статус, который будет установлен у задачи после выполнения условия. Например, Требуется информация. Доступные статусы зависят от рабочего процесса, который настроен для очереди.

      Обратите внимание, что триггер не сработает, если для перехода в выбранный статус требуется заполнить поля на экране перехода. Подробнее читайте в разделе Настройки перехода.

    3. Добавьте действие Добавить комментарий к задаче.

    4. Нажмите  Призвать и выберите Автор.

    5. Введите текст комментария, который должен увидеть автор задачи, и выберите опцию Отправлять от имени робота. Иначе комментарий будет отправлен от имени пользователя, который запустил действие триггера — добавил связь.

  4. Нажмите Создать триггер.

Изменить статус задачи, если добавлен комментарий с заданным текстом

Настроим триггер, который меняет статус задачи на «В работе», если комментарий в задаче содержит фрагменты Взял в работу или Взяла в работу в любом регистре:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Добавьте условие Текст комментария и выберите операцию сравнения Содержит любой из фрагментов.

  3. Введите текст Взял в работу и нажмите Enter. Затем введите Взяла в работу и нажмите Enter.

  4. Включите опцию Игнорировать регистр. Тогда триггер сработает вне зависимости от того, как написан фрагмент текста: с заглавной или строчной буквы.

  5. Задайте действие триггера: в списке действий выберите Изменить статус задачи → В работе.

    Обратите внимание, что триггер не сработает, если для перехода в выбранный статус требуется заполнить поля на экране перехода. Подробнее читайте в разделе Настройки перехода.

  6. Нажмите Создать триггер.

Автоматически добавлять задачи на доску

На новой версии доски задач можно настроить автоматическое добавление задач по фильтру или триггеру.

Вместо триггера также можно настроить автодействие с аналогичными условием и действием. При использовании автодействия задачи, подходящие под условие, будут добавляться на доску не сразу, а с заданной периодичностью.

Важно

Триггеры и автодействия работают только для задач той очереди, в которой они настроены.

Рассмотрим пример триггера, который добавляет задачу на доску при назначении исполнителем определенного пользователя:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Задайте условие: Исполнитель → стало равно → <имя_пользователя>.

    Примечание

    Триггер с таким условием сработает также в том случае, если будет создана новая задача с указанным исполнителем.

  3. Задайте действие:

    1. Выберите действие Изменить значение поля.
    2. Выберите поле Доски.
    3. Выберите действие Добавить в список и укажите доску, на которую нужно добавлять задачу.

  4. Сохраните триггер.

Автоматически посчитать разницу дат

Настроим триггер для автоматического вычисления разницы между датами в Tracker:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Добавьте условие Событие → Поля формулы изменились.

  3. Задайте действия триггера:

    1. Добавьте значение Вычислить значение.

    2. Чтобы получить значение разницы дат, выраженное в днях, в поле Формула для вычисления значения укажите:

      ({{issue.end.unixEpoch}}-{{issue.start.unixEpoch}})/86400000

    3. Выберите Вычисляемое поле из списка.

      Вы можете выбрать поле из стандартных или создать новое, например, Длительность:

  4. Нажмите Создать триггер.

    Чтобы проверить работу триггера, измените значения полей Дата начала и Дата завершения.

Добавить в поле текущую дату

Рассмотрим пример триггера, который устанавливает текущую дату в поле «Дедлайн», если приоритет изменился на критичный:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Чтобы триггер срабатывал при изменении приоритета задачи, задайте условие Приоритет → стало равно → Критичный.

  3. Задайте действие триггера:

    1. Добавьте действие Вычислить значение.

    2. В поле Формула для вычисления укажите today().

    3. В поле Вычисляемое поле выберите Дедлайн.

  4. Сохраните триггер.

    Чтобы проверить работу триггера, измените приоритет на критичный у любой задачи из очереди, в которой вы настроили триггер.

Изменить приоритет задачи, когда сработает таймер SLA

Если в очереди настроены правила SLA, можно создать триггер, который сработает после превышения таймера.

Рассмотрим пример триггера, который изменяет приоритет задачи на «Критичный», если таймер SLA превышен.

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Добавьте условие Превышение лимита SLA.

  3. Выберите таймер:

    • Время до предупреждения — по истечении этого срока Tracker отправляет предупреждение, что время обработки задачи на исходе. Необязательный параметр SLA.
    • Время на выполнение — предельное время на обработку задачи.

  4. Введите название правила, которое вы настраивали для очереди. Например, «Время ответа на обращение».

  5. Задайте действие триггера:

    1. В списке действий выберите Изменить значение поля.
    2. Добавьте параметр Приоритет и установите значение Критичный.

  6. Нажмите Создать триггер.

Изменить статус задачи после выполнения чеклиста

Рассмотрим пример триггера, который переводит задачу в статус «Решен», если в задаче выполнены все пункты чеклиста:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Добавьте условие: Чеклист → Все пункты чеклиста выполнены.

  3. Рядом с условием включите опцию Параметр изменился. Тогда триггер сработает только в том случае, когда отмечен выполненным последний пункт чеклиста. Триггер не будет срабатывать при изменении задачи, если все пункты чеклиста были выполнены ранее.

  4. Задайте действие триггера: в списке действий выберите Изменить статус задачи → Решен.

    Обратите внимание, что триггер не сработает, если для перехода в выбранный статус требуется заполнить поля на экране перехода. Подробнее читайте в разделе Настройки перехода.

  5. Нажмите Создать триггер.

Отправлять уведомление о создании задачи из письма

Предположим, что сотрудники службы поддержки регистрируют обращения в Tracker. Пользователи пишут в службу поддержки по почте, и на основе их писем создаются задачи в Tracker.

Настроим триггер, который после создания задачи будет оправлять пользователю письмо о том, что его обращение зарегистрировано:

Шаг 1. Настроить интеграцию с почтой

Чтобы отправлять письма из Tracker и создавать задачи из входящих писем, настройте интеграцию с почтой:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Настройте почтовый адрес для очереди, в которой будут создаваться задачи по обращениям пользователей.

    Если добавление адреса очереди недоступно, значит у вашей организации нет домена. Домен нужен для создания почтовых ящиков и рассылок, в том числе чтобы создать адрес очереди. Домен можно бесплатно подключить в сервисе Яндекс 360 для бизнеса.

  3. Настройте псевдонимы и подписи, если нужно.

  4. Если пользователи не являются сотрудниками организации:

    1. Разрешите принимать письма с внешних ящиков.
    2. Разрешите отправку писем из задач на внешние адреса.

Шаг 2. Настроить триггер для отправки писем

Настройте триггер, который при создании новой задачи из письма будет отправлять пользователю уведомление по почте:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Задайте условия, чтобы триггер срабатывал при создании новой задачи из входящего письма:

    1. Добавьте условие Событие → Создана задача.

    2. Добавьте условие Email → Создано по письму на адрес → Равно строке и введите почтовый адрес очереди.

    3. Включите опцию Игнорировать регистр на случай, если пользователь введет адрес очереди с заглавной буквы.

    1. Убедитесь, что слева от группы условий указан логический оператор И, чтобы триггер сработал при одновременном выполнении условий.

  3. В качестве действия триггера задайте отправку письма:

    1. Выберите действие Добавить комментарий к задаче.
    2. Включите опцию Письмо.
    3. В поле Кому добавьте переменную с адресом пользователя, от которого пришло обращение. Для этого выберите поле Кому, нажмите Переменные и выберите Email → От.
    4. Напишите текст письма. Вы можете добавить в письмо параметры задачи с помощью кнопки Переменные.

  4. Сохраните триггер.

    Чтобы проверить работу триггера, отправьте письмо на почтовый адрес очереди.

Отправлять уведомление о создании задачи через форму

Предположим, что сотрудники службы поддержки регистрируют обращения в Tracker. Пользователи обращаются в службу поддержки через форму обратной связи, которая создана в сервисе Yandex Forms. На основе заполненной формы создаются задачи в Tracker.

Настроим триггер, который после создания задачи будет оправлять пользователю письмо о том, что его обращение зарегистрировано:

Шаг 1. Настроить интеграцию с почтой

Чтобы отправлять письма из Tracker, настройте интеграцию с почтой:

  1. Настройте почтовый адрес для очереди, в которой будут создаваться задачи по обращениям пользователей.

    Если добавление адреса очереди недоступно, значит у вашей организации нет домена. Домен нужен для создания почтовых ящиков и рассылок, в том числе чтобы создать адрес очереди. Домен можно бесплатно подключить в сервисе Яндекс 360 для бизнеса.

  2. Настройте псевдонимы и подписи, если нужно.

  3. Если пользователи не являются сотрудниками организации, разрешите отправку писем из задач на внешние адреса.

Шаг 2. Настроить форму для регистрации обращений

Чтобы создавать задачи из обращений через форму:

  1. Перейдите в сервис Yandex Forms и создайте новую форму.

  2. Добавьте на форму вопросы, чтобы пользователь мог сообщить информацию, которая нужна для регистрации обращения.

    Чтобы узнать почтовый адрес пользователя, добавьте вопрос Почта и сделайте его обязательным.

  3. Настройте для формы интеграцию с Tracker:

    1. Укажите очередь и другие параметры задачи.

    2. В поле Описание задачи добавьте ответы на вопросы формы.

    3. Чтобы сохранить в параметрах задачи почтовый адрес пользователя, добавьте поле От и выберите Переменные → Ответ на вопрос → Почта.

    4. Сохраните параметры интеграции.

    image

  4. Опубликуйте форму.

Шаг 3. Настроить триггер для отправки писем

Настройте триггер, который при создании новой задачи через форму будет отправлять пользователю уведомление по почте:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Задайте условия, чтобы триггер срабатывал при создании новой задачи из входящего письма:

    1. Добавьте условие Событие → Создана задача.

    2. Добавьте условие Email → От → Значение поля установлено.

    1. Убедитесь, что слева от группы условий указан логический оператор И, чтобы триггер сработал при одновременном выполнении условий.

  3. В качестве действия триггера задайте отправку письма:

    1. Выберите действие Добавить комментарий.

    2. Включите опцию Письмо.

    3. В поле Кому добавьте переменную с адресом пользователя, от которого пришло обращение. Для этого выберите поле Кому, нажмите Добавить переменную и выберите Email → От.

    4. Напишите текст письма. Вы можете добавить в письмо параметры задачи с помощью кнопки Добавить переменную.

  4. Сохраните триггер.

    Чтобы проверить работу триггера, заполните форму, в которой вы настроили интеграцию с Tracker.

Автоматически добавлять форму в комментарии задачи

С помощью триггера в комментарии задачи можно добавлять форму с автоматическим предзаполнением полей. Для этого в текст комментария нужно добавить специальный код со ссылкой на форму. Значения в поля формы можно передавать через GET-параметры. Например, передавать параметры задачи с помощью переменных, которые доступны в триггере.

Настроим триггер, который после закрытия задачи будет добавлять форму обратной связи в комментарии и призывать исполнителя:

Шаг 1. Создать форму обратной связи

  1. Перейдите в сервис Yandex Forms и создайте форму.

  2. Добавьте на форму вопросы, чтобы исполнитель мог сообщить необходимую информацию.

Шаг 2. Создать триггер для добавления формы

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Задайте условия, чтобы триггер срабатывал при закрытии задачи: добавьте условие Статус → стало равно → Закрыт.

  3. Добавьте действие Добавить комментарий к задаче.

  4. В текст комментария вставьте код:

    /iframe/(src="https://forms.yandex.ru/surveys/<идентификатор_формы>/?iframe=1&<идентификатор_вопроса>=<значение>" frameborder=0 width=500)

    Где:

    • <идентификатор_формы> — ID формы, которую необходимо добавить;

    • <идентификатор_вопроса> — идентификатор вопроса;

    • <значение> — значение, которое нужно подставить в поле формы.

      Чтобы передать в форму параметры задачи, в качестве значений используйте переменные: внизу окна нажмите  Переменные и выберите параметр задачи.

      Например, чтобы передать ключ задачи, используйте значение not_var{{issue.key}}. Чтобы передать логин исполнителя задачи, используйте значение not_var{{issue.assignee.login}}.

    Пример кода, в котором в поле формы передается ключ задачи:

    /iframe/(src="https://forms.yandex.ru/surveys/68***/?iframe=1&answer_short_text_584943=not_var{{issue.key}}" frameborder=0 width=100% height=660px scrolling=no)

  5. Нажмите  Призвать и выберите Исполнитель.

  6. Включите опцию Отправлять от имени робота.

  7. Нажмите Создать триггер.

Шаг 3. Добавить в очередь yndx-forms-cnt-robot@

Для корректной вставки формы выдайте доступ к очереди роботу yndx-forms-cnt-robot@. Подробнее о настройке доступа читайте в разделе Настроить доступ к очереди.

После закрытия задачи робот будет создавать комментарий с формой и призывать исполнителя.

Отправлять уведомления в мессенджеры

Для быстрого оповещения сотрудников о важных событиях удобно использовать мессенджеры. Если у мессенджера есть API, в Tracker можно настроить триггер, который отправляет в API мессенджера HTTP-запросы при наступлении определенных событий. Например, если в очереди создается ошибка с критическим приоритетом.

Примеры настройки триггеров для отправки уведомлений приведены в разделе Интеграция с мессенджерами.

Создать подзадачу и записать в нее значения полей из родительской задачи

Рассмотрим пример триггера, который создает подзадачу и заполняет поля значениями из исходной задачи. С помощью триггера и Yandex Tracker API вы можете настроить автоматическое создание такой задачи:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Выберите условия срабатывания триггера.

  3. В качестве целевого действия выберите HTTP-запрос.

  4. Укажите параметры запроса. В поле Тело запроса укажите параметры создаваемой подзадачи. Для подстановки значений из исходной задачи используйте переменные.

    Пример параметров запроса

    Поле

    Содержание

    Метод

    POST

    Адрес

    https://api.tracker.yandex.net/v3/issues

    Способ авторизации

    OAuth 2.0

    Токен

    Руководство по получению токена

    Заголовок авторизации

    Authorization

    Тип токена

    OAuth

    Тип содержимого

    application/json

    Тело запроса

    Пример: создать подзадачу и передать в нее поля из исходной: описание, исполнитель, наблюдатели и теги.

    {
   "summary": "<название_задачи>",
   "queue": "<ключ_очереди>",
   "description": {{issue.description.json}},
   "links": [
       {
           "relationship": "is subtask for",
           "issue": "{{issue.key}}"
       }
   ],
   "assignee": "{{issue.assignee.login}}",
   "tags": {{issue.tags.json}},
   "followers": {{issue.followers.uid.json}}
}

    Подробнее о запросе: Создать задачу, Связать задачи.

    Заголовки

    Заголовок: X-Org-ID.
    Значение: Идентификатор организации. Чтобы узнать идентификатор, перейдите на страницу Администрирование → Организации (поле идентификатор).

    Примечание

    Параметры, которые вы передаете в теле запроса при помощи переменных, должны быть заполнены в исходной задаче. Иначе триггер не сработает.

  5. Нажмите Создать триггер.

Рассмотрим пример триггера, который обновляет статус, приоритет и добавляет комментарий в связанных задачах. С помощью триггера и Yandex Tracker API вы можете настроить автоматическое обновление связанных задач:

  1. На странице настройки очереди перейдите в раздел Автоматизация и в правом верхнем углу нажмите Создать → Триггер. Подробнее читайте в разделе Настроить триггер в Tracker.

  2. Выберите условия срабатывания триггера.

    Важно

    При создании условия срабатывания триггера обратите внимание на возможность каскадного вызова в связанных задачах.

  3. В качестве целевого действия выберите HTTP-запрос.

  4. Укажите параметры запроса. В поле Тело запроса укажите параметры обновления в связанных задачах. Для подстановки значений из исходной задачи используйте переменные.

    Пример параметров запроса

    Поле

    Содержание

    Метод

    POST

    Адрес

    https://api.tracker.yandex.net/v3/bulkchange/_transition

    Способ авторизации

    OAuth 2.0

    Токен

    Руководство по получению токена

    Заголовок авторизации

    Authorization

    Тип токена

    OAuth

    Тип содержимого

    application/json

    Тело запроса

    Пример: изменить статус, приоритет и добавить комментарий в связанных задачах.

    {
   "transition": "need_info", 
   "issues": "Relates: {{issue.key}}", 
   "values": { 
       "comment": "<Комментарий для связанных задач>", 
       "priority": { 
           "key": "critical" 
       } 
   } 
}

    Подробнее о запросе: Массовое изменение статуса задач.

    Заголовки

    Заголовок: X-Org-ID.
    Значение: Идентификатор организации. Чтобы узнать идентификатор, перейдите на страницу Администрирование → Организации (поле идентификатор).

    Примечание

    Если требуется изменить в связанных задачах только значения полей без изменения статуса, используйте запрос: Массовое редактирование задач.

    Параметры, которые вы передаете в теле запроса при помощи переменных, должны быть заполнены в исходной задаче. Иначе триггер не сработает.

  5. Нажмите Создать триггер.

Предыдущая
Действия триггера
Следующая
Автоматическое обновление задач