Совместный доступ к файлам и папкам

Для совместной работы с файлами и папками на Диске к ним можно открывать доступ на просмотр или редактирование. Доступ может быть:

  • Общим — для всех пользователей, у которых есть ссылка.
  • Адресным — для конкретных сотрудников, групп и подразделений организации или внешних пользователей с аккаунтом Яндекса.

Когда вы настраиваете доступ к файлу или папке, создается ссылка. Она придет на почту тем, для кого вы настроили доступ. Также вы можете скопировать ссылку и разослать ее этим людям самостоятельно.

У каждой ссылки свой набор доступов — даже у ссылок на вложенные друг в друга элементы

Если вы выдали человеку доступ сначала к папке, затем к вложенному в нее файлу, а потом закрыли доступ к папке, то доступ ко вложенному файлу у этого человека все равно останется.

Пример

У Игоря есть папка «Ежемесячные отчеты», в ней два файла — «Сентябрь» и «Октябрь». Он открыл доступ к папке на редактирование для коллеги Марины. Марина сможет просматривать и редактировать все файлы, которые лежат в этой папке.

Затем Игорь понял, что в файле «Октябрь» есть информация, которую Марине видеть не следует. Чтобы Марина отредактировала только файл «Сентябрь» и не смотрела остальные, ему нужно выполнить два действия: открыть Марине адресный доступ к файлу «Сентябрь» и закрыть доступ к папке «Ежемесячные отчеты».

Если бы Игорь закрыл доступ к файлу «Октябрь», но оставил Марине доступ на редактирование папки, то она все равно смогла бы просматривать и редактировать любой вложенный в папку файл, включая «Октябрь».

Уровни доступа

Есть два уровня доступа к файлам или папкам для совместной работы:

  • Просмотр — вы разрешаете просматривать и скачивать файл или папку.
  • Редактирование — вы разрешаете просматривать, редактировать, переименовывать, скачивать и удалять файл или папку.

У уровня «Редактирование» приоритет выше, чем у уровня «Просмотр».

Например, если вы откроете адресный доступ на редактирование всему подразделению, а одному из сотрудников подразделения — адресный доступ на просмотр, этот сотрудник сможет вносить изменения в файл, как и его коллеги.

Если вам нужно, чтобы доступ на редактирование был у некоторых сотрудников подразделения, а у всех остальных — только на просмотр, добавьте сотрудников по отдельности и выберите для каждого их них подходящие уровни доступа.

Как адресный доступ к папкам связан с общими папками

Адресный доступ к папкам — это новая возможность Диска, которая пока подключена не всем организациям. В дальнейшем она заменит возможность создавать и настраивать общие папки.

Сотрудники не смогут:

  • Создавать общие папки — из контекстного меню личных папок исчезнет пункт Настроить доступ.
  • Приглашать новых пользователей в существующие общие папки — в окне настройки доступа к общей папке не будут работать строка поиска и кнопка Добавить.

Сотрудники смогут:

  • Пользоваться существующими общими папками.
  • Закрывать доступы к существующим общим папкам.
  • Принимать приглашения в общие папки от других пользователей.

Вы можете пользоваться уже созданными общими папками и не перенастраивать к ним доступ, если в них никого больше не нужно приглашать.

Чтобы полноценно пользоваться новыми возможностями для совместной работы, можно перенастроить доступ к папкам:

  1. Закройте к ней существующие доступы: выберите папку, нажмите Настроить доступ на верхней панели или в контекстном меню, а затем нажмите кнопку Закрыть доступ всем.

  2. Настройте доступ по новой инструкции: адресный или общий.

Открывать доступ можно сотрудникам вашей организации и внешним пользователям с аккаунтами на Яндексе, если это позволяют настройки, которые установил администратор.

Настроить совместный доступ

Сначала определите, какой тип доступа хотите настроить — общий или адресный.

Этот тип доступа подойдет, если вы хотите:

  • Поделиться файлом или папкой с каким-то конкретным сотрудником, группой или подразделением.
  • Настроить разные уровни доступа в пределах группы или подразделения. Например, чтобы два сотрудника из группы смогли просмотреть и скачать файл, а один — отредактировать.

Чтобы выдать адресный доступ:

  1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели:

  2. В поле Добавьте пользователей, подразделения или группы выберите, кому хотите открыть доступ. Можно добавить в список:

    • сотрудников вашей организации;
    • сотрудников другой организации в Яндекс 360 для бизнеса;
    • людей с аккаунтами на Яндексе, например login@yandex.ru.

  3. Для каждого, кого вы добавили, выберите уровень доступа — Просмотр или Редактирование.

  4. Нажмите Добавить.

Чтобы сотрудники с доступом на редактирование не могли делиться файлом или папкой и управлять доступом к ним, нажмите значок и включите опцию С доступом «Редактирование» нельзя делиться файлом.

Чтобы изменить уровень адресного доступа или закрыть его, выберите файл или папку, на верхней панели нажмите Поделиться, а затем напротив имени пользователя установите подходящий уровень доступа или выберите Закрыть доступ.

Вы можете выдать не больше двухсот адресных доступов к папке или файлу.

Общий доступ к файлу или папке можно настроить для всех сотрудников или внешних пользователей. Например, чтобы поделиться документом с клиентом компании или сотрудником, у которого нет почты на Яндексе. Настраивая общий доступ, вы можете защитить файл или папку:

  • установить пароль;
  • запретить скачивание;
  • установить срок действия ссылки.

Чтобы выдать общий доступ:

  1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели:

  2. В разделе Общий доступ выберите уровень доступа — Просмотр или Редактирование.

  3. Нажмите значок , чтобы включить дополнительные опции:

    • С доступом «Редактирование» нельзя делиться файлом — редакторы не смогут делиться файлом или папкой, а также управлять доступами к ним.

    • Только внутри организации — файл или папка будут доступны только вашим коллегам с аккаунтами на домене организации.

    • Защита паролем — файл или папка будут доступны только тем, кому вы сообщите пароль.

      Введите пароль длиной от 4 символов и запомните его, затем нажмите Готово. Пароль можно отредактировать или отключить.

    • Запрет на скачивание — файл или папку нельзя будет скачать или сохранить на личный Диск. Документы нельзя будет распечатать, а аудиофайлы — прослушать. Имейте в виду, что возможность сделать скриншот или записать видео останется.

    • Срок действия — ссылка удалится, когда срок подойдет к концу. Файл или папка будут недоступны пользователям, пока вы не поделитесь ссылкой снова. Бессрочная ссылка будет работать, пока вы не закроете доступ к файлу или папке. Если вы поделитесь файлом или папкой еще раз, Диск создаст новую ссылку. Но если к файлу или папке уже открыт доступ и вы скопируете ссылку с помощью программы для компьютера или мобильного приложения, это будет та же ссылка, что создалась в первый раз.

  4. Нажмите Готово.

  5. Чтобы поделиться файлом или папкой, нажмите Скопировать ссылку и отправьте ее в письме или сообщении.

Чтобы изменить уровень общего доступа или закрыть его для всех, выберите файл или папку, а затем нажмите Поделиться на верхней панели или в контекстном меню. В разделе Общий доступ нажмите на текущий уровень доступа, поменяйте его или нажмите Закрыть доступ.

Закрыть все доступы

Вы можете закрыть сразу все доступы к файлу или папке: и адресный, и общий. Ссылка, которой вы поделились с другими людьми, перестанет работать.

  1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели:

  2. Внизу окна настроек доступа нажмите кнопку .

  3. Выберите Закрыть все доступы.

Обратите внимание: если вы закроете доступы по этой инструкции, а позже захотите снова поделиться файлом или папкой, новая ссылка будет отличаться от старой. Те, у кого был доступ к файлу или папке по старой ссылке, не будут иметь его, пока вы не отправите им новую ссылку.

Мне открыли адресный доступ к папке

Перейдите по ссылке, которую отправил вам владелец папки. Откроется публичная страница папки.

В зависимости от уровня доступа, который настроил владелец, вы cможете:

  • Добавить папку в раздел Общий доступ на своем Диске. Для этого нажмите Добавить на Диск → Получить доступ. Только после этого вы сможете редактировать папку, если вам выдали доступ на редактирование.
  • Сохранить копию папки на свой Диск. Для этого нажмите Добавить на Диск → Сохранить копию.
  • Скачать папку на свой компьютер. Для этого нажмите Скачать все.

Мне открыли адресный доступ к файлу

Перейдите по ссылке, которую отправил вам владелец файла. Файл откроется на публичной странице или в редакторе, а также появится на вкладке Файлы в разделе Общий доступ

Вопросы и ответы

Занимают ли чужие файлы и папки место на моем Диске?

Нет. Чужие файлы и папки занимают место только на Диске их владельцев.

Как быстро найти папку или файл, которыми со мной поделились?

Перейдите в раздел Общий доступ. В нем вы увидите:

  • Список папок, к которым вы получили доступ — на вкладке Папки.
  • Список файлов, которыми с вами поделились — на вкладке Файлы.
  • Владельцев этих папок или файлов.
  • Уровни доступа, которые вам открыли.

Если в вашей организации уже можно настраивать адресный доступ к папкам, в списке могут быть два вида папок:

Не могу добавить папку на свой Диск

Если владелец защитил папку паролем, сделать это не получится.

Какими файлами и папками из доступной мне папки можно делиться?

Вы можете поделиться только теми файлами и папками, которыми владелец разрешил делиться. Для этого у вас должен быть доступ на редактирование.

Если владелец папки состоит в другой организации, поделиться файлом или папкой из его папки не получится.

Я перемещаю свой файл в чужую папку, и владельцем файла становится другой человек. Что будет с доступами?

Содержимое папки принадлежит ее владельцу, даже когда файлы и папки в нее добавляют другие люди. Любой файл, добавленный в чужую папку, будет занимать место на Диске владельца этой папки.

Если вы настроили к файлу адресный доступ в своей папке, а потом переместили файл в чужую папку, настройте адресный доступ заново и поделитесь с другими людьми новой ссылкой. Старая ссылка на файл может не работать.

Можно ли перемещать файлы или папки из чужой общей папки в другие папки?

Перемещать вложенные файлы и папки можно только внутри доступной вам чужой папки.

Например, у вас есть доступ к папке «Отчеты 2024», внутри которой хранятся папки «Январь» и «Февраль». Вы можете перенести файл из папки «Февраль» в папку «Январь». Но не получится переместить папку «Январь» в раздел «Файлы» на вашем личном Диске.

Пропал доступ к папке: ссылка не работает, папки нет в разделе «Общий доступ»

Это могло произойти, если:

  • владелец папки закрыл к ней доступ;
  • владелец папки защитил папку паролем;
  • у ссылки на папку закончился срок действия.

Адресный доступ к папке может ненадолго пропасть, когда заканчивается срок действия публичной ссылки на папку. Если у вас был адресный доступ к папке, подождите 1-2 минуты — доступ восстановится. Если этот совет не помог, обратитесь к владельцу, чтобы он снова открыл вам доступ к папке, сообщил пароль или продлил срок действия ссылки.

Могу ли я удалить файл или папку из чужой общей папки?

Да, если вам открыли доступ на редактирование папки. Если вы удалите файл из чужой папки, он переместится в корзину ее владельца, и восстановить его сможет только владелец.

Удалять файлы и папки из чужой папки можно только через контекстное меню:

Мне не нужен доступ в чужую папку или к чужому файлу. Можно ли от него отказаться?

Вы можете удалить папку или файл из раздела Общий доступ. Для этого нажмите на папку или файл правой кнопкой мыши и выберите Удалить из списка. Папка или файл исчезнет из раздела Общий доступ на вашем Диске, но останется на Диске владельца. У вас останется доступ к папке или файлу по ссылке — если вы перейдете по ссылке, то снова сможете добавить папку в раздел Общий доступ, а файл снова добавится туда автоматически.

Если у вас есть доступ на редактирование папки или файла, вы можете от него отказаться и убрать папку или файл из раздела Общий доступ навсегда.

  1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться.

  2. Найдите себя в списке пользователей с доступом.

  3. Справа от своего имени нажмите на текущий уровень доступа и выберите Закрыть доступ.

Папка или файл пропадет из раздела Общий доступ на вашем Диске, а ссылка на папку, которой с вами поделились, перестанет работать. Если вам снова понадобится доступ к этой папке или файлу, вы сможете обратиться к ее владельцу или людям, у которых есть доступ на редактирование.