Сопроводительные документы

С электронным документооборотом

Продажа товаров бизнесу с ЭДО оформляется универсальным передаточным документом (УПД). Для продавцов на упрощенной и общей системах налогообложения формируется УПД-2. В нем указаны наименования и реквизиты — ваши и покупателя, количество отгруженных товаров, общая стоимость заказа, а также сумма налога, если вы работаете на ОСН.

Пример УПД-1 и УПД-2

УПД-1

УПД-2

Если же покупатель оформляет возврат, формируется универсальный корректировочный документ (УКД).

Процесс подписания

Когда вы совершаете сделку на маркетплейсе, все сопроводительные документы составляет и электронно подписывает за вас Яндекс Маркет. Он отправляет их вам дважды: без подписей и с электронными подписями обеих сторон.

Сначала документы формируются без подписей: УПД — в тот момент, когда заказ отгрузили со склада и передали в доставку, УКД — когда Маркет принял возвращенные покупателем товары на своем складе. Когда они сформированы, Маркет сразу же отправляет их вам в личный кабинет. Их можно использовать для учета.

Затем эти документы электронно подписывает Маркет, передает на электронную подпись покупателю, получает их обратно и отправляем вам. Именно подписанные документы подтверждают, что между вами и покупателем завершен документооборот, и пригодятся при налоговой или аудиторской проверке. В цифровом архиве с комплектом подписанных документов помимо УПД и УКД приходит еще и протокол передачи документа.

Без электронного документооборота

Продажа товаров бизнесу без ЭДО оформляется товарной накладной в электронном виде. В ней указаны наименования и реквизиты — ваши и покупателя, количество отгруженных товаров и общая стоимость заказа. Для продавцов на общей системе налогообложения формируется также счет-фактура, в котором указана сумма налога.

Пример товарной накладной в электронном виде и счета-фактуры

Товарная накладная

Счет-фактура

Если же покупатель оформляет возврат, формируется универсальный корректировочный документ (УКД).

Процесс подписания

Когда вы совершаете сделку на маркетплейсе, все сопроводительные документы составляет и подписывает за вас Яндекс Маркет. Он отправляет их вам дважды: без подписей и с подписями обеих сторон.

Сначала документы формируются без подписей: товарная накладная и счет-фактура, если вы работаете на ОСН, в электронном виде — в тот момент, когда заказ отгрузили со склада и передали в доставку, УКД — когда Маркет принял возвращенные покупателем товары на своем складе. Когда они сформированы, Маркет сразу же отправляет их вам в личный кабинет. Их можно использовать для учета.

Затем товарную накладную электронно подписывает Маркет, передает на электронную подпись покупателю, получает ее обратно и отправляет вам. Счет-фактура, если вы работаете на ОСН, в бумажном виде за подписью Маркета отправляется вам и покупателю почтой. Именно подписанные документы подтверждают, что между вами и покупателем завершен документооборот, и пригодятся при налоговой или аудиторской проверке.

Как работать продавцам на ОСН и УСН

Для всех продавцов с ЭДО Маркет по умолчанию оформляет УПД-2 с указанием ставки и суммы НДС.

При этом на вашей карточке товара указано, что покупатель не может принять НДС к вычету. Оформляя заказ на такой товар и заключая с вами договор поставки, покупатель соглашается не получать счет-фактуру (в соответствии с п. 3 ст. 169 НК РФ). Вы же остаетесь плательщиком НДС и должны вести учет в соответствии с действующим законодательством.

Обратите внимание: Маркет не проверяет и не контролирует налоговый статус покупателя.

Как выглядит товар, по которому покупатель не может получить вычет НДС

Примечание

УПД-2 заменяет товарную накладную (форма № ТОРГ-12), а УПД-1 — товарную накладную (форма № ТОРГ-12) и счет-фактуру на аванс платежа.

Вы можете перейти на стандартную схему работы. Тогда ваши покупатели на общей системе налогообложения смогут вернуть НДС, а Маркет будет оформлять для вас УПД-1, если покупатель использует ЭДО, или товарную накладную в электронном виде и счет-фактуру, если не использует. В кабинете нажмите на название своего бизнеса в левом нижнем углу, выберите Юридические данные и найдите секцию Аудитория магазина. Нажмите Изменить и выберите УПД-1.

Как получить сопроводительные документы

Документы приходят в кабинете, по ЭДО или почтой — в зависимости от того, пользуется ли ЭДО покупатель.

Примечание

Если вы заметили ошибку в сопроводительных документах, напишите службе поддержки в кабинете: Общение → Поддержка → Создать обращение → Взаиморасчеты и документы.

Как выбрать длину номера УПД

Номер УПД может состоять из 12 или 18 знаков. Выбрать удобный вариант можно в кабинете: нажмите Юридические данные → Аудитория магазина → Сколько символов в УПД и выберите нужное число.

Вопросы и ответы

Как подписывать сопроводительные документы с нашей стороны?

Вам это делать не нужно — Яндекс Маркет подписывает документы за вас.

Если я работаю в 1С, нужно ли создавать нового контрагента для каждого покупателя — юридического лица на Маркете?

Если компания или ИП впервые оформляет у вас заказ, вам нужно создать нового контрагента в своей системе учета. Реквизиты покупателя можно узнать из дубликата УПД.

Если бизнес заказывает у вас не в первый раз, оформлять нового контрагента не нужно.

Деньги за заказы от бизнеса приходят от Маркета или от покупателя?

От Маркета.

В каком отчете отображаются продажи бизнесу?

В отчетах по платежам, по реализации товаров и по заказам. В отчете по реализации есть специальный блок Продажи бизнесу. В нем указаны юридические данные покупателя и отправленные документы. Эти данные вы можете использовать для учета.

Может ли Маркет поменять номер УПД по просьбе продавца?

Нет.

Будет ли Маркет оформлять счет-фактуру на аванс?

Да, Маркет может оформить счет-фактуру в двух случаях:

  • если оплата от покупателя поступила в одном квартале, а отгрузка заказа со склада Маркета пришлась на следующий квартал,
  • если между оплатой заказа и отгрузкой со склада Маркета прошло более пяти календарных дней.

Если вам нужна счет-фактура на аванс, напишите в службу поддержки в кабинете: Общение → Поддержка → Создать обращение → Взаиморасчеты и документы. Маркет отправит вам документ по ЭДО — не позднее 15 числа следующего месяца после получения оплаты.

Можно ли отказаться от продаж бизнесу?

Да. Чтобы изменить аудиторию магазина, обратитесь в службу поддержки.


Полезные ссылки