Внедрение Цифрового профсоюза в Межрегиональный профессиональный союз работников транспортной безопасности. Учет членских взносов

Внедряя Цифровой профсоюз, мы уделили большое внимание системе учета взносов и автоматизации процессов в Межрегиональном профессиональном союзе работников транспортной безопасности, где организовывался централизованный учет в рамках всех ППО.

Полностью автоматизировать работу аппарата, а также учет членов профсоюза и увеличить количество членов профсоюза к концу 2021 года.

Для того, чтобы провести правильное внедрение, нужно основательно подготовиться. Поэтому сначала мы провели брифинг, определили основные цели внедрения, как работает организация сейчас и какие проблемы в работе существуют.

В качестве основы для внедрения мы выбрали облачное решение Битрикс24, которое не только наиболее доступно, но и обладает понятным и простым интерфейсом.

В начале внедрения мы настроили структуру организации, нужные поля и пригласили сотрудников. Для 5 категорий пользователей были настроены права доступа. Теперь каждая категория видит и работает с той информацией, которая соответствует его должности.

Главная задача, которую перед нами поставил клиент - разработать процесс, в котором будет возможность сверять членские взносы всех членов профсоюза за определенный период времени. Нужно, чтобы можно было быстро отфильтровать данные, увидеть кто оплатил взнос, а кто нет.

Изначально мы решили за основу взять бизнес-процессы и на основе них построить всю дальнейшую работу со взносами. Но тут возникла проблема - бизнес-процессы не позволяют обрабатывать и удобно представлять такое количество информации. В месяц обрабатывается около 100 взносов. Было решено использовать другое решение для разработки процесса, который позволил бы обрабатывать и предоставлять данные вне зависимости от их количества.

Так мы начали разрабатывать скрипт по обработке файла и загрузке обработанных данных на портал как сделки. На основе данных в файле создаются сделки, куда подгружается контакт по ИНН, указанном в файле. По каждому члену профсоюза можно увидеть сумму платежа и дату. При необходимости можно отфильтровать всю базу членов профсоюза и выгрузить именно тех, кто не оплатил взнос. Также можно фильтровать тех, кто оплатил взносы в нужный период, посмотреть, когда был первый или последний взнос во вкладке “Сделки”.

Для профсоюзных организаций очень важна информационная составляющая. Необходимо информировать всех действующих членов профсоюза, а также других заинтересованных лиц о новостях и мероприятиях, используя при этом различные каналы. Для этого уже используется не только сайт, но и электронные письма, а также рассылки в социальных сетях.

Организация до внедрения использовала в качестве приложения для телефонии Mango Office поэтому мы настроили Битрикс24 для того, чтобы все правильно работало. В дальнейшем для телефонии можно настроить информационные аудио-звонки.

Сейчас у многих есть страницы в социальных сетях, где удобно не только читать новости, но и общаться. Поэтому мы настроили возможность отправки сообщений как через социальные сети, так и через мессенджеры. Если пользователь сам начал диалог, то в дальнейшем он сможет получать информационные сообщения прямо в переписке там, где ему удобно.

Это помогает организации ускорить доставку контента и охватить большее количество людей. Кто-то предпочитает получать информацию через электронную почту, кому-то удобно получать sms, кто-то как раз с большей вероятностью прочтет сообщение в социальной сети. Использование всех этих каналов позволяет быть на одной волне со всеми членами профсоюза и находить к каждому свой эффективный подход.

Мы создали скрипт обработки документов, который позволяет быстро фильтровать и просматривать данные по членским взносам. Ответственный всегда может быстро посмотреть данные, увидеть кто и когда оплатил взносы, а кто нет.

На основе технического задания все внутренние процессы были оцифрованы и максимально автоматизированы. Настроены бизнес-процессы для счетов на оплату, заявлений на отпуск и командировку, выплат материальной помощи и выдачи денежных средств.

Для исходящих документов настроен электронный документооборот.

Были настроены бизнес-процессы для счетов на оплату, заявления на отпуск, заявления на командировку, выплат материальной помощи и выдачи денежных средств. Организован электронный документооборот для исходящих документов. Сотрудники могут проконтролировать движение и обработку документов и быстро совершить с ними нужные действия.

Электронный учет членов профсоюза синхронизирован с 1C, что позволит быстро обмениваться данными между Битрикс24 и 1C. Также были настроены бизнес-процессы для автоматизации работы сотрудников аппарата.

Мы настроили группы и задачи для того, чтобы можно было осуществлять проектную работу и быстро отслеживать эффективность. Работа в группах позволяет держать под контролем сроки и ход работы, а также упрощает процесс коммуникации между сотрудниками, работающими над одной задачей. Для отслеживания эффективности источников трафика мы подключили их к Битрикс24 и настроили utm-метки.

Созданная цифровая среда позволяет работать вместе вне зависимости от местонахождения сотрудников. Можно не только обмениваться сообщениями и комментариями, но и совершать простые и видеозвонки.

За счет объединения всех источников коммуникации в одном месте оптимизируется время работы. Больше не нужно постоянно проверять сообщения и комментарии в социальных сетях или вручную настраивать рассылки. Все это можно сделать с Битрикс24 и сохранить историю коммуникации в системе.

Внедрение Цифрового профсоюза помогает организации увеличить лояльность. Ведь увеличивается скорость обработки обращений, скорость доставки контента и в целом организация начинает более свободно и эффективно пользоваться различными каналами.