Подотчетные лица: кто это, и как регистрировать операции, связанные с ними.
Кто такие «подотчетники»?
Это работники организации, которые могут получать денежные средства с целью оплаты расходов, которые связаны с деятельностью организации-работодателя, при этом работник может быть устроен не по трудовому договору, а по договору ГПХ (письмо ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02/10/14 г). Подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
В каком документе прописано такое право?
Подобное право прописывается в нормативных актах организации, разрабатываемых с целью проведения качественного учета расчетов с подотчетными сотрудниками.
Каким образом можно выдать деньги подотчетному лицу?
Подотчетные денежные средства выдаются через кассу организации(по расходному кассовому ордеру) или перечислением на банковскую карту сотрудника.
Документы для оформления авансового отчета
1. Деньги выдаются на основании распоряжения руководителя или заявления подотчетного лица, в котором руководитель проставляет сумму и срок выдачи средств.
2. Оформляется расходно-кассовый ордер на выдачу средств «подотчётнику».
3. После того как средства истрачены, их целевое использование работник подтверждает соответствующими документами.
4. На основании их составляется авансовый отчет и сдается в бухгалтерию.
Сроки отчета по выданным суммам
После окончания срока, на который были выданы деньги, подотчетное лицо обязано отчитаться по суммам в течение срока, который указан во внутренних документах компании или непосредственно в распоряжении руководителя на выдачу подотчет.
Есть ли ограничение по суммам, которые выдаются подотчет?
Нет, законодательство не устанавливает лимиты выдачи в подотчет денег в 2022 году. Максимальную сумму подотчетных определяет руководитель компании. Сколько можно выдавать в подотчет, он указывает на заявлении работника или в приказе.
Могут ли налоговики списать подотчетные деньги с карты сотрудника за его долги?
Чтобы такой ситуации не возникло, и налоговики не решили, что вы отправили сотруднику зарплату, чтобы потребовать НДФЛ с подотчетных сумм, заполните платежку особым образом. В поле 24 «Назначение платежа» уточните, что перечисленные деньги являются подотчетными. В назначении платежа укажите комментарий: перечисление на оплату командировочных расходов, перечисление на хозяйственные нужды.