При выявлении недостачи денежных средств в кассе (сейфе магазина), необходимо издать приказ о проведении инвентаризации и назначить комиссию для ее осуществления. Инвентаризация активов и обязательств организации регулируется ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. п. 26 - 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Проведение инвентаризации обязательно при выявлении хищения денежных средств.
Необходимо произвести пересчет денег в присутствии ответственного лица. Недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации, отражается в акте инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15 или самостоятельно разработанная форма) (ч. 1, 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений. В нижней части акта директор указывает свое решение по итогам выявленных расхождений. Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц (если они установлены). Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц. При необходимости привлекается полиция и заводится уголовное дело.