Транспортная компания. Специализация – автомобильные грузоперевозки от 1 кг по России и в... · 18 янв 2022 · samcom.ru
ЭДО в сфере грузоперевозок: как перейти и когда это лучше сделать?
1 января начали действовать изменения в законодательстве, касающиеся электронного документооборота в сфере перевозок. Они дают право грузоперевозчикам использовать электронные документы самостоятельно без бумажных аналогов.
Также 10 января вступил в силу приказ Федеральной налоговой службы России, который утвердил формат электронной транспортной накладной, а также ещё двух документов: электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда, и определил процедуру работу с ними.
Можно сказать, что обязательный переход уже не за горами. Пока по ряду документов правительством РФ он запланирован на 2023 год. В первую очередь по транспортной накладной — главному документу отрасли. Поэтому задумываться о переходе на ЭДО в компании стоит уже сейчас.
Как перейти на ЭДО?
Вероятность того, что вы сразу перейдёте на ЭДО и забудете о бумажных документах, достаточно мала. Скорее всего первоначально ваш документооборот будет смешанным. На то есть две причины:
- ещё не все у всех документов есть утвержденные форматы для работы в электронном виде;
- не все партнёры и клиенты смогут сразу поддержать ваш переход, так как им тоже нужно будет перестраивать работу внутри компании.
Поэтому выбирайте плавный переход:
- Определите, какие документы вы уже можете использовать в электронном виде. Выстроить бизнес-процессы компании так, чтобы вы могли перейти на ЭДО по ним, но при этом оставить и бумажный документооборот.
- Сделайте себе усиленную электронную подпись и обычную. Первая нужна для того, чтобы подписывать файл обмена информации электронной транспортной накладной.
- Предупредите о том, что вы начинаете работать с ЭДО, ваших клиентов и партнёров. Организуйте разные процессы работы с теми, кто вас поддержит, и кто пока не готов этого сделать.
- Выберите оператора ЭДО. Это можно сделать на сайте ФНС.
- Определите, как вы будете работать: через веб-версию или встроите модули в свою CRM-систему.
Можно ли перейти не сейчас, а позже?
Можно. Но лучше не затягивать с этим, так как внедрение ЭДО в работу отрасли неизбежно, и чем вы раньше начнёте с ним работать, тем легче вам будет адаптироваться в новых реалиях.
Плюс у ЭДО есть преимущества:
- Он делает любую доставку прозрачнее для всех сторон.
- Он ускоряет оплату услуг.
- Он даёт возможность начать работать с крупными компаниями, так как большая часть из них уже давно перешли на ЭДО.
- Он помогает снизить процент утраченных документов.
И в целом с точки зрения финансовых затрат в длительной перспективе электронный документооборот более выгодный. Но, конечно, и он требует денежных вложений.