Сейчас нет абсолютно бесплатных конкурсов. Допустим, в данном случае нет затрат на аренду сцены в ДК, она (сцена) школьная. Не нужно оплачивать осветителю и звукооператору, они сотрудники школы и у них рабочий день в день конкурса, а не выходной.
А заполнять результаты в дипломы будет тоже сотрудник школы, в свой рабочий день.
Остаётся:
1) подготовить конкурсный номер (и оплатить за него специалисту, то есть - хореографу, если он приглашён, а не работает в штате школы)
2) приобрести наградную продукцию - дипломы, кубки, медали или ценные призы
3) пригласить профессионалов в жюри (у тех свои расценки за каждый час работы)
4) возможно, заказать афиши и банер для оформления сцены
5) провести работу по отбору конкурсных номеров
6) пригласить ведущего конкурса и оплатить работу
Это в случае, если все проходит в школе. Если в арендованном ДК, то там ещё доплаты, помимо аренды сцены и гримёрок, другим сотрудникам, которые работают на данном конкурсе.
Это работник гардероба, мастера чистоты, звукорежиссёр, сотрудники оргкомитета, которые осуществляют дежурство в зале и за кулисами, следят за порядком, встречают конкурсантов, сопровождают их в гримерки и приглашают на сцену за номер до выступления, работают с наградной продукцией - получают протоколы с баллами от жюри и начинают печать дипломов) и т.д.
Решение провести конкурс исходило от кого? Если родители не давали на это согласие, то конкурс бы не состоялся. Это мероприятие на самоокупаемой основе.
Костюмы - это всегда болезненная тема расходов.
Но ведь детям одежду в школу родители покупают без каких-либо претензий к затратам.
Костюмы - это часть танцевального номера, 50 процентов успеха танца зависит от костюмов.
До сих пор существует миф о том, что "раньше всё было бесплатно"
Бесплатно не было никогда. Были предприятия-шефы, которые финансово помогали подшефным школам и ДК. Была другая экономическая система.
Сейчас другие реалии.