Как зарегистрировать онлайн‑кассу в налоговой

Федеральный закон № 54-ФЗ обязывает все организации и ИП использовать онлайн-кассу для расчётов с покупателями, кроме некоторых категорий:

и другие (полный список в п.2 статьи 2 закона № 54-ФЗ).

Для соблюдения законодательства предприниматели должны поставить всю ККТ (контрольно-кассовую технику) на учёт ФНС, чтобы контролирующий орган мог отслеживать проведение платёжных операций по каждой кассе в режиме реального времени. Если не зарегистрировать ККТ в налоговой, то деятельность будет считаться незаконной, предпринимателя привлекут к административной ответственности по части 4 статьи 14.5 Кодекса РФ. В статье подробно расскажем, как правильно и без ошибок зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Подготовка к регистрации

Перед тем как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции, нужно убедиться, что она соответствует всем требованиям законодательства и входит в реестр ККТ, одобренный ФНС. Купить и установить в кассу фискальный накопитель (ФН) — чип, который хранит всю информацию по кассе, зашифровывает и передаёт данные по чекам в ОФД. Чеки, распечатанные без ФН, считаются недействительными. На сайте налоговой службы имеется реестр фискальных накопителей, которые можно использовать.

Подробнее о том, как выбрать кассовую технику, можно узнать из статьи. В ней мы рассказали о видах онлайн-касс, сроках фискальных накопителей и на что нужно обратить внимание при покупке.

Подобрать необходимое оборудование можно в каталоге интернет-магазина «Астрал ККТ». Специалисты проконсультируют по каждой модели, помогут с установкой.

После выбора и покупки кассовой техники нужно подключить кассовый аппарат к компьютеру, настроить программное обеспечение и подключение к интернету. Затем заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) на передачу данных о платёжных операциях с кассы в налоговую службу через интернет. Это необходимо для отслеживания дохода организаций, чтобы контролировать проведение расчётов, пресекать проведение денежных средств мимо кассы.

ОФД — это компания-посредник между владельцем онлайн-кассы и ФНС, у которой имеется разрешение от налоговой на хранение и передачу фискальных данных (чеки, отчёты с касс). Список аккредитованных операторов размещён на сайте налоговой.

Узнать про ОФД, для чего нужен и преимущества работы с ним можно в нашей статье.

Все владельцы онлайн-касс обязаны заключить договор с ОФД на передачу данных, за исключением тех, что находятся в населённых пунктах, которые освободили от этой обязанности из-за проблем с подключением к интернету. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 616 постановил в таких случаях использовать ККТ автономно, без услуг оператора.

Для заключения договора с ОФД и регистрации касс онлайн в ФНС потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она нужна для заверения электронных документов и придания им юридической значимости. УКЭП является аналогом собственноручной подписи, подтверждает личность подписавшего. После подписания электронной подписью договор нельзя будет редактировать и что-то исправлять, она защищает документ от изменений после заверения.

Прочитать об УКЭП, её разновидностях, где используется и как сделать, можно в статье. С 1 января 2022 года изменились правила выдачи УКЭП. Теперь подпись ИП или руководителя юридического лица получают только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. А подпись физлица выдают в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Получить квалифицированную электронную подпись для возможности регистрации и заключения договоров онлайн можно в УЦ «Калуга Астрал». Мы поможем с выпуском УКЭП для юрлица и ИП с помощью услуги Получение КЭП в ФНС под ключ. Для выпуска подписи физлица рекомендуем воспользоваться сервисом Астрал-ЭТ или 1С-ЭТП, если работаете с программой 1С.

Регистрация онлайн-кассы: пошаговая инструкция

Процесс регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой занимает немного времени, но требует внимательности. Если допустить ошибки, то они приведут к помехам при применении ККТ и могут даже вывести из строя фискальный накопитель.

Регистрацию проводят в личном кабинете на сайте ФНС , её можно разделить на 6 основных этапов:

Разберём шаг за шагом, как правильно зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Шаг 1. Подача заявления на сайте ФНС

Для начала нужно зайти в личный кабинет на сайте www.nalog.ru, выбрать раздел «Учёт контрольно-кассовой техники». Откроется новая страница, где нужно выбрать «Зарегистрировать ККТ», появится окошко «Заполнить параметры заявления вручную» и вписать в строки недостающие данные. Указать модель кассы, адрес места расположения ККТ, наименование места использования (название торговой точки).

Адрес места установки должен быть выбран из справочника Федеральной информационной адресной системы (ФИАС). Если его там нет, обратиться в администрацию района и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

После этого заполнить сведения о ККТ (серия кассы, заводской номер ФН). Эти данные есть в базе ФНС, поэтому сразу после заполнения автоматически запускается проверка на наличие номера в базе, не зарегистрирован ли этот номер на другого пользователя.

Шаг 2. Введение особых параметров применения ККТ

Проверка проходит быстро, и при успешном прохождении сайт перенаправляет на следующий этап регистрации — появляется окошко, где нужно выбрать особые параметры применения ККТ.

Выбираются соответствующие пункты, например, если торговая точка располагается в отдалённой местности и имеются проблемы с интернет-подключением, ставится галочка напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».

Полный перечень таких территорий, которым разрешено использовать онлайн-кассу в автономном режиме, указан в п.2 № 54-ФЗ. В таких случаях, данные о торговых операциях отправятся в налоговую только при замене фискального накопителя.

Важно! Если сразу не выбрать какой-либо подходящий пункт, то потом уже указать эти данные не получится. Нужно внимательно просматривать особые параметры.

Шаг 3. Выбор ОФД из списка

Далее необходимо выбрать ОФД из представленного списка, с кем уже заключили договор на предоставление услуг. После выбора нажимается кнопка «Подписать и отправить» и анкета отправляется на проверку ФНС. Если ещё не выбрали оператора, то найти его можно в реестре, куда входят аккредитованные ОФД с разрешением от ФНС на обработку данных.

В качестве оператора фискальных данных рекомендуем воспользоваться услугами АО «Калуга Астрал». Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» соответствует всем требованиям, предъявляемым к ОФД, имеет лицензии Роскомнадзора, ФСТЭК и ФСБ. Работает со всеми моделями касс и фискальных накопителей из официального реестра ФНС, использует надёжные серверы для безопасной передачи информации.

Подробнее о том, как заключить договор с «Калуга Астрал» — в статье.

Шаг 4. Введение регистрационного номера

После успешной проверки анкеты появится окошко с регистрационным номером ККТ, который вместе с ИНН вводится в кассовый аппарат. Для этого в настройках нужно зайти в режим администрирования или сервисный режим, в зависимости от модели ККТ. Регистрационный номер 16-значный, первые 10 символов — порядковый номер аппарата, последние 6 — проверочное контрольное число, которое позволяет убедиться, что номер не подделан.

Важно! При внесении цифр нужно быть особенно внимательными. Если допустить ошибку при введении регистрационного номера, то с фискальным накопителем можно попрощаться, так как он будет недействителен.

Шаг 5. Заполнение отчёта о регистрации ККТ

Как только будут введены цифровые параметры регистрации в кассовый аппарат, распечатывается чек, в котором указываются данные фискализации (ФП или ФПД) — фискальный признак документа, число из 10 цифр.

Эти цифры вводятся в окошко «Отчёт о регистрации ККТ…» на сайте ФНС, в строку «Фискальный признак». Далее в этом же окошке в строке «Дата, время получения фискального признака» пишется номер и дата из чека. После заполнения всех строк нажимается кнопка «Подписать и отправить».

Шаг 6. Получение карточки регистрации

При успешном прохождении фискализации пользователь получает карточку регистрации, подписанную УКЭП. Для работы с ККТ будет достаточно иметь эту карточку в электронном виде, чтобы в нужный момент зайти в личный кабинет на сайте ФНС и посмотреть данные.

Важно! До получения карточки нельзя пробивать чеки, потому как регистрация не пройдена, документы не будут переданы в ОФД и ФНС. И по истечении 30 дней касса будет заблокирована, а предпринимателю выпишут штраф.

Срок формирования карточки составляет 10 рабочих дней. Данные из карточки регистрации нужно ввести в личном кабинете сервиса ОФД, чтобы он мог передавать информацию с ККТ в налоговую. И можно начинать работать.

Пользователи «Астрал.ОФД» могут получить регистрационный номер от ФНС через Личный кабинет сервиса с использованием электронной подписи. Комплексный вариант «регистрация кассы в ФНС и ОФД» позволяет сразу зарегистрировать кассы в налоговой и поставить на учёт у оператора. А специалисты компании помогут с настройкой ККТ и ПО.

Для подключения к сервису заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами для уточнения деталей.

Частые ошибки при регистрации онлайн-кассы

В основном ошибки случаются из-за невнимательности. Например, неправильно ввели регистрационный номер или ИНН, и начинаются проблемы: расходятся регистрационные данные, сбиваются настройки ККТ, фискальный накопитель становится непригодным для работы. Разберём частые ошибки при регистрации и как их можно исправить.

Расхождение регистрационных данных и реальных настроек кассы

Распространённая ошибка, которая возникает при неверном указании регистрационных данных на сайте ФНС или в самой кассе. Происходит расхождение в сведениях, налоговой будет предоставляться недостоверная информация и это повлечёт за собой нарушение порядка применения ККТ. Отследить расхождения можно по чекам, там могут быть указаны неверные данные (например, неверный адрес местонахождения).

Решение: нужно самостоятельно проверить регистрационные данные, указанные в личном кабинете на сайте налоговой инспекции. В случае несоответствия необходимо перерегистрировать данную кассу путём подачи заявления в налоговую. Сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, следующего за днём изменения сведений, внесённых в журнал учёта и карточку регистрации ККТ. После того как ФНС проверит достоверность вносимых сведений, пользователь получит новую карточку регистрации ККТ.

Неверный ввод регистрационного номера

Здесь ошибка серьёзная и её можно решить только заменой фискального накопителя, так как она приводит к тому, что ФН выходит из строя.

Неправильное указание ОФД

Ошибка нередко возникает, когда в налоговой неверно указан номер договора с ОФД. В этом случае касса будет работать, но порядок применения ККТ будет нарушен, потому как оператор не сможет предоставить данные из чеков. Отследить это можно в личном кабинете сервиса.

Решение: если, несмотря на допущенную ошибку, ККТ была зарегистрирована, то её необходимо перерегистрировать. Для этого нужно подать заявление в ФНС.