Какой ОФД выбрать — какие есть операторы фискальных данных и кто лучше

Согласно ФЗ №54 «О применении ККТ», все предприниматели обязаны использовать онлайн-кассу при проведении расчётов с покупателями и передавать информацию о чеках в Федеральную налоговую службу, чтобы она могла отслеживать доходы каждой организации. Осуществляется это через операторов фискальных данных (ОФД) — компании, которые получают, обрабатывают и передают данные о чеках в налоговую по защищённым каналам связи.

Онлайн-касса формирует не только чеки, но и различные отчёты (о регистрации или перерегистрации ККТ, об открытии и закрытии смены) — все эти документы называются фискальными. Оператор обязан сохранять конфиденциальность и обеспечивать их защиту при передаче.

Перечень операторов, которые полноправно могут получать и обрабатывать информацию, размещён на интернет-портале налоговой. Все ОФД, какие есть, находятся там, имеют разрешение на работу и соответствуют всем требованиям. Чтобы определиться, какой ОФД выбрать для работы, сначала нужно разобраться, как он работает, какие функции выполняет и чем ещё полезен для бизнеса. В статье расскажем всё об операторах фискальных данных, чтобы знать, на что ориентироваться при выборе.

Основные задачи операторов — это бесперебойная отправка фискальных данных с онлайн-касс в налоговую и обеспечение защищённой передачи, чтобы никто не мог вносить в них изменения или украсть. Поэтому ОФД шифрует информацию, передаёт её по специальным каналам связи и хранит копии документов на серверах в течение 5 лет.

Можно выделить три основных функции оператора фискальных данных:

Дополнительно сервис ОФД передаёт данные о проверке каждого кода маркировки в налоговую и систему «Честный ЗНАК». Может отслеживать состояние ККТ, работу кассиров, когда они открывают и закрывают смены. В личном кабинете виден анализ продаж и выручки, можно подбирать товары и услуги по заданным параметрам, составлять необходимые отчёты. Сервис ОФД предоставляет возможность скачать данные в формате XLS, где имеется поиск по заданным параметрам: по точкам продаж, отделам, продавцам и кассирам.

Данные возможности помогают в решении бизнес-задач по управлению продажами, составлению отчётности, работе с маркированными товарами. Предприниматели экономят средства на подключении сторонних сервисов.

Выбор ОФД должен соответствовать нужным параметрам — если предприниматель работает с маркированными товарами, то передача информации от оператора в систему маркировки товаров «Честный ЗНАК» для него будет важна.

Какие есть платформы ОФД и где их найти? Ниже в таблице указан список популярных аккредитованных операторов, которые получили разрешение на работу и уже длительное время удерживают свои позиции в перечне ФНС. Таким операторам можно доверять, они прошли все проверки.

Операторов фискальных данных сейчас достаточно много, полный их список представлен на официальном сайте ФНС. Список постоянно обновляется, так как новым компаниям могут дать разрешение на работу или аннулировать уже имеющимся.

Как выбрать ОФД? Стоит обращать внимание не только на отзывы о работе, но и на следующие параметры:

Рассмотрим «Астрал.ОФД», потому что он соответствует всем вышеперечисленным критериям.

АО «Калуга Астрал» входит в утверждённый ФНС список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» передаёт данные, чеки в ФНС и ЦРПТ в соответствии с требованиями законодательства.

Функции личного кабинета позволяют проводить мониторинг и аналитику данных. Сервис бесплатно передаёт информацию в систему маркировки товаров «Честный ЗНАК». Имеется возможность отправки копии электронного чека по SMS / Email со статусом доставки. «Астрал.ОФД» имеет круглосуточную поддержку клиентов, чтобы оперативно решать вопросы, которые касаются бесперебойной работы онлайн-касс.

Для заключения договора организации с ОФД потребуется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которая является аналогом собственноручной подписи и придаёт документам юридическую значимость. После заверения электронной подписью в договор нельзя вносить никакие изменения, что подтверждает его подлинность и неизменность.

Подпись ИП или руководителя юридического лица получают только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. УКЭП физлица можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре. 

Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» является одним из лидеров отрасли передачи фискальных документов. Компания «Калуга Астрал» участвовала в разработке проекта ОФД под руководством налоговой и учла все нюансы и требования законодательства. «Астрал.ОФД» соответствует необходимым критериям для удобной работы пользователя, работает со всеми моделями кассовой техники из официального реестра Федеральной налоговой службы.

После заключения договора и покупки всей необходимой кассовой техники, её нужно подключить к интернету и зарегистрировать на портале ФНС, чтобы получить регистрационный номер и ввести его в личном кабинете сервиса оператора. Там же нужно будет внести информацию об организации, добавить номера онлайн-касс и настроить отправку чеков. Подробная инструкция, как это сделать, описана в этой статье. Если не получается самостоятельно, обратитесь за помощью к сотрудникам ГК «Астрал». Когда всё будет настроено, чеки начнут автоматически отправляться на сервер оператора фискальных данных АО «Калуга Астрал» и далее в ФНС.

Договор с «Астрал.ОФД» можно заключить на 1, 3, 6, 13, 15 и 36 месяцев. От этого зависит его стоимость. Сервис имеет широкую тарифную сетку и начинается от 250 рублей. Услуги с различным сроком действия подойдут для знакомства с сервисом, сезонного бизнеса и крупных компаний. В некоторых случаях клиентам предоставляются бонусные дни, которые позволяют абоненту активировать код тарифа и ФН в один день. 

У всех ОФД одинаковые функции, отличаются они только стоимостью, перечнем дополнительных услуг и качеством. Так какого оператора фискальных данных выбрать? Здесь стоит опираться на потребности своего бизнеса. Некоторым, помимо основных услуг, важна работа с маркировкой, кому-то больше важна статистика или товароучёт. Различия могут быть в самих сервисах ОФД, здесь стоит обращать внимание на функционал, понятный интерфейс, дизайн и удобство личного кабинета.

Крупному или сетевому магазину нужно учесть, сколько касс можно подключить к ОФД. Также нужно обратить внимание на возможности личного кабинета. Для мелкой торговой точки может быть важно выгружать отчёты в формате XLS, устанавливая фильтры по торговым точкам, по периодам и продавцам. У некоторых ОФД есть функция анализа поведения покупателей (определение покупательской способности, в какие дни выручка больше и т. д.).

В продаже можно найти разнообразные виды онлайн-касс: портативные и стационарные, подключённые к интернету через сеть Wi-fi или сим-карту — производители касс учли все нужды бизнеса. При выборе следует учитывать функционал сервиса оператора. Важно отслеживать работу ККТ и ФН, чтобы отображались неотправленные чеки (при их наличии) и сроки замены накопителя.