Решения для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц. · 10 окт 2022 · astral.ru
Как мы в «Астрал-Софт» перешли на КЭДО
С 23 ноября 2021 года любой работодатель может перевести кадровое делопроизводство в электронный формат и внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО) в своей организации. Такая возможность появилась со вступлением в силу Федерального закона № 377-ФЗ. Однако с дистанционными сотрудниками кадровый документооборот в электронном виде работодателям разрешили вести еще с начала 2021 года (в соответствии с Федеральным законом № 407-ФЗ)
В штате «Астрал-Софт» числится более 800 сотрудников, 90% из которых устроены по договору о дистанционной работе (ст. 312.9 ТК РФ). В связи с этим возникла острая необходимость в организации кадрового ЭДО в компании.
Первый этап. Предварительный анализ
- Изучение нормативной базы, требований и ограничений по КЭДО. Для этих целей стоит выделить не менее одного месяца, чтобы в полной мере оценить требования законодательства и определить, потребуется ли вносить какие-то изменения в бизнес-процессы компании.
- Определение целей перехода на КЭДО. Важно поставить цель и KPI для перехода на КЭДО, чтобы максимально эффективно подойти к задаче и определить ожидаемые результаты.
- Оценка текущих затрат на ведение бумажного кадрового документооборота.
- Изучения рынка сервисов КЭДО. Основными критериями для выбора сервиса стали:
- возможность дистанционного выпуска УНЭП для сотрудников дистанционно;
- интеграция с 1С, чтобы кадровик мог работать из привычного ему интерфейса и не загружать ничего вручную в систему;
- поддержка любых типов документации и возможность самостоятельного заведения необходимых типов документов в систему КЭДО;
- возможность составления маршрутов согласования, чтобы выстраивать необходимые цепочки согласования с руководством;
- поддержка неограниченного количества согласующих;
- возможность массового подписания (ознакомления), чтобы штат сотрудников мог моментально ознакамливаться с изменениями в локально-нормативных актах организации;
- возможность для сотрудников отправлять документы в кадровую службу, чтобы персонал мог отправлять заявления на отпуск, авансовый отчёт и т.д.
- интеграция системы с Telegram, поскольку большинство наших сотрудников уже пользуются данным сервисом.
Второй этап. Анализ и оптимизация бизнес-процессов для их дальнейшей автоматизации. Разработка технического задания и разработка плана внедрения КЭДО
Перед нами стояли следующие задачи:
- Определить перечень документов, которые используются в процессе деятельности организации по всем кадровым процедурам (срок — 2—3 недели).
- Составить список всех оформляемых документов по каждому процессу/процедуре, а также определить обязательные и необязательные документы (срок — 2—3 недели).
В результате мы разработали перечень документов, в отношении которых установлен кадровый электронный документооборот:
- локальные нормативные акты (включая, но не ограничиваясь этим, правила внутреннего трудового распорядка, положения и т.п.);
- трудовой договор;
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- акт приёма-передачи материальных ценностей работнику;
- документация по охране труда (только для дистанционных работников);
- заявления (о приёме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.п.);
- должностная инструкция;
- график сменности;
- график отпусков;
- табель учёта использования рабочего времени;
- служебные и докладные записки;
- Распоряжения и приказы (о приёме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении, о наложении дисциплинарного взыскания, об увольнении (только для дистанционных работников) и др.);
- согласие на обработку персональных данных;
- согласие на распространение персональных данных;
- уведомление о дате начала отпуска.
Третий этап. Согласование правового поля КЭДО. Сопровождение пользователей
Разработка локального нормативного акта.
Совместно с юридическим отделом мы разработали форму Положения о КЭДО и согласия на КЭДО. На это мы выделили один месяц.
Уведомление сотрудников, получение согласий на КЭДО.
В соответствии с Федеральным законом № 377-ФЗ от сотрудника должно быть получено письменное согласие на переход на КЭДО. Документ с согласием должен быть подписан сотрудником на бумаге собственноручно. Для дистанционных сотрудников действуют нормы Федерального закона № 407-ФЗ, согласно которым они могут обмениваться документами с работодателем посредством электронной почты, поэтому мы получали от сотрудников сканированные копии их заявлений.
Внутренний PR перехода на КЭДО.
На сбор согласий и PR-кампанию мы выделили один месяц. Это очень важный этап в переходе на КЭДО. В самом начале кампании мы провели совместный вебинар для всех сотрудников с разработчиками Астрал iКЭДО, на котором они рассказали о выпуске подписей, безопасности хранения данных и о преимуществах ведения кадрового документооборота в электронном виде. Кроме того, на вебинаре мы объявили розыгрыш флагманского смартфона и других призов среди подключившихся в этом месяце.
Также мы рассказывали о КЭДО в статьях на корпоративном портале и в соцсетях, добавляли в почтовых рассылках специальные баннеры в подписи, расклеивали мотивационные листовки в нашем офисе в Калуге.
Итоги
В результате за первый квартал внедрения КЭДО:
- 80% сотрудников перешли на КЭДО;
- продолжается работа с сотрудниками, которые отказались от КЭДО или ещё не дали на него своё согласие, поскольку они вправе отозвать свой отказ и перейти на КЭДО в любой момент;
- решена проблема с невозвратом документов об увольнении с дистанционными работниками — теперь приказы на увольнение подписываются в электронном виде.
Как показывает практика, переход на кадровый электронный документооборот проходит гладко, если к нему тщательно подготовиться. Желаем всем лёгкого перехода на КЭДО!