Решения для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц. · 5 апр 2023 · astral.ru
Как заполнить и сдать ЕФС-1 на уволенных и новых сотрудников: штатных и по ГПХ
С 2023 года при увольнении или приеме на работу вместо СЗВ-ТД сдается ЕФС-1. За каждый неверно представленный отчет - штраф. Расскажем, как правильно заполнить новую форму, в какие сроки, куда и какими способами сдавать.
Сразу скажем про состав отчета. Во всех случаях, когда нужно подавать сведения о трудовых отношениях вместо прежнего СЗВ-ТД, в форме заполняют только:
- титульный лист;
- подраздел 1;
- подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.
Напомним, что форма ЕФС-1, как и порядок сдачи и заполнения утверждены постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
Куда и в какой срок сдавать
Отчет ЕФС-1 нужно сдавать в свое территориальное отделение Социального фонда.
Сроки отличаются в зависимости от ситуации. Для удобства собрали их все в таблице ниже.
Сведения на внутренних и внешних совместителей нужно подавать в тех же случаях, что и на основных работников. Но учитывайте, что это должен делать только тот работодатель, где совместитель устроен как по основному месту работы. Объясняется это тем, что именно такому работодателю сотрудник подает заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
В остальном сведения о совместителе отражаются по общим правилам, какие-либо особенности порядком заполнения ЕФС-1 не установлены.
Обратите внимание, что на исполнителей со статусом самозанятые или ИП заполнять и сдавать отчет ЕФС-1 не нужно.
Какими способами отчитываться
В основном форму ЕФС-1 обязательно представлять в электронном виде с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) ответственного.
Только, если в компании или у ИП 10 человек или меньше, включая исполнителей по ГПХ, то отчет можно сдать по почте на бумаге. Это не обязанность, поэтому, если удобнее сдавать отчеты онлайн, сдавайте ЕФС-1 электронно.
Чаще всего обязанности по заполнению ЕФС-1 возлагают на сотрудника бухгалтерии или отдела кадров. Ответственного за отчетность, чья электронная подпись используется, закрепите во внутренних документах организации. Например, можно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, дополнение к должностной инструкции или приказ руководителя.
Как заполнить подраздел 1.1
Для заполнения отчета понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ на прием/увольнение штатного сотрудника и иные кадровые документы.
Пройдемся по каждой графе таблицы, которую вы будете заполнять в подразделе 1.1 ЕФС-1 при подаче сведений о трудовых отношениях.
Графу 11 в первичном отчете заполнять не нужно, так как она предназначена для отмены ранее предоставленных сведений. То есть в случае ошибки в первичном отчете. Для исправления заполняют подраздел 1.1 ЕФС-1 так же, как и в первичном варианте, но в графе 11 ставят знак «X».
На сколько оштрафуют за ошибки и опоздание
За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 руб.
За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 руб.
В каждом сервисе формы отчетов автоматически обновляются в случае изменений, а все показатели проходят автопроверку на ошибки. Сдавайте электронные отчеты уверенно, без лишнего внимания проверяющих и штрафных санкций.