Решения для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц. · 3 мая 2023 · astral.ru
Какие документы по охране труда можно вести в КЭДО
Охрана труда на предприятии требует наличия локальных актов по технике безопасности, ведения журналов, ведомостей, проведения инструктажей, информирования сотрудников под подпись. Электронный документооборот упростит эти процессы, но важно знать какие документы по охране труда разрешено перевести в цифровое пространство, а какие нужно оформлять на бумаге.
Какие документы по охране труда должны быть у работодателя
На законодательном уровне нет утвержденного перечня конкретных документов по охране труда, которые обязан вести работодатель. Последний самостоятельно разрабатывает и утверждает документацию, направленную на обеспечение безопасности труда, с учетом специфики организации.
На практике же работодателям рекомендуют иметь:
- положение об охране труда;
- программу обучения по охране труда;
- документацию по СУОТ;
- инструкции по технике безопасности на все рабочие места, предусмотренные штатным расписанием;
- приказы о назначении ответственных за проведение инструктажей по охране труда, противопожарной безопасности, за выдачу средств индивидуальной защиты;
- журналы по проведению инструктажей;
- журналы регистрации производственных травм и др.
Зачем вводить ЭДО по охране труда
Использование ЭДО в охране труда способствует:
- Экономии денег на картриджах и бумаге, помещениях для хранения архивной документации.
- Увеличению скорости документооборота. Ознакомление с документацией под подпись можно провести без хождения по кабинетам, погони за работниками с разъездным характером работы или находящихся в командировках, отпусках и т. д. При этом разослать информацию можно находясь в любом месте, где есть интернет.
- Улучшению контроля за ознакомлением работников с документами по охране труда. В ЭДО видно, кто просмотрел документ, кто подписал, а кто даже не открывал.
Какие документы по охране труда можно вести в КЭДО
Документация по охране труда подчиняется правилам и требованиям, предъявляемыми к кадровым документам, в том числе и при работе через программы кадрового ЭДО.
Трудовой кодекс разрешает оформлять электронно без дублирования на бумаге почти все кадровые документы, за исключением:
- приказов об увольнении работников;
- трудовых книжек, если работник избрал бумажный вариант;
- актов о микротравмах и несчастных случаях на производстве;
- журналы обучения и листы ознакомления с инструктажами по охране труда.
Оперативно заключить его тоже вряд ли получится, а время на расследование чрезвычайного происшествия ограничено сроком от трех до тридцати дней в зависимости от тяжести вреда, нанесенного работнику, а сама процедура регламентируется ТК и приказ Минтруда от 20.04.2022 № 223н.
Все остальные трудоохранные документы работодатель вправе оформлять в электронном виде. Например:
- приказы о назначении ответственных за различные трудоохранные мероприятия;
- протоколы проверки знаний;
- документы о направлении на медосмотр;
- предписания;
- документы по спецоценке, оценке профрисков;
- документы по учету СИЗ;
- заявления о замене молока на денежную компенсацию и т. п.
Как перейти на ЭДО по охране труда
Для перевод охраны труда в цифровое поле достаточно сделать несколько шагов:
Шаг № 1. Подготовка к переходу на ЭДО
На этом этапе разрабатывают и утверждают положение об ЭДО, в котором содержатся правила оформления цифровых документов и работы с ними, перечень документов, подпадающих под цифровизацию, термины, определения, а также график документооборота. Параллельно работодатель должен выбрать программное обеспечение или сервис для ЭДО по охране труда.
Шаг 2. Изготовление электронных подписей
Юридически значимый ЭДО возможен только с использованием электронных подписей. Работодатель подписывает документы только усиленной квалифицированной ЭП, работники вправе выбрать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись.
Для массового выпуска электронных подписей используйте Корпоративный центр регистрации Калуга Астрал. Подписи выпускаются прямо в сервисе бесплатно. Работодатель сможет самостоятельно и оперативно выпускать новые подписи, управлять ранее выпущенными КЭП для сотрудников, контролировать сроки действия.
Дополнительный плюс – экономия денег на бумаге и картриджах.
Шаг 3. Уведомление работников и получение согласия на ЭДО
Когда организационные вопросы решены, электронные подписи и ПО готовы, работодатель назначает дату, с которой будут издаваться документы по охране труда в электронном виде. О предстоящем запуске ЭДО необходимо заблаговременно уведомить персонал.
Кадровый ЭДО (в том числе и по охране труда) – добровольное мероприятие. Согласие о переходе на ЭДО работники дают при подписании уведомления. Если уведомление сотрудником не подписано – на ЭДО он не переходит, и работодатель заставить его не вправе. В последующем отказавшийся вправе присоединиться к ЭДО.