Решения для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц. · 15 мая 2023 · astral.ru
Электронный кадровый документооборот в 2023 году
Ведение документов в электронном виде всё больше вытесняет бумажное делопроизводство, особенно в кадровой сфере. И это неудивительно, ведь использование электронных документов упрощает, ускоряет и облегчает многие процессы. Федеральный закон от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ узаконил кадровый электронный документооборот (КЭДО) и позволил работодателям перевести делопроизводство в электронный формат практически полностью.
В статье мы расскажем, как изменится электронный кадровый документооборот в 2023 году, какие документы можно перевести в «цифру», а также о том, как перейти на КЭДО.
Как изменится электронный кадровый документооборот в 2023 году
Основным изменением в электронном кадровом документообороте в 2023 году стало введение единых требований к формату кадровых документов в электронном виде, установленным приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н.
Теперь кадровый электронный документ должен содержать:
- основную часть документа в формате PDF/A-1A;
- приложения к основной части (если имеются) в текстовом, графическом или табличном формате, либо в формате структурированных данных;
- электронную подпись основной части документа и приложения;
- машиночитаемую доверенность, выданную для подписания электронного документа (при необходимости);
- описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
В приложении к приказу Минтруда приводятся детальные сведения о каждом структурном элементе, включая его название, тип значения и признак обязательности. Кроме того, приложение включает перечень структурных элементов описания электронного документа и коды кадровых документов, которые до этого оформлялись в письменном виде.
Единые требования, установленные Минтрудом РФ, обязательны для всех работодателей, которые перешли на КЭДО. Они вступили в силу с 1 марта 2023 года.
Какие кадровые документы вести в электронном виде
Если работодатель перейдёт на КЭДО с 2023 года, он сможет вести в электронном виде практически все кадровые документы, за исключением определённых категорий, перечисленных в части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ.
К таким документам относятся приказы об увольнении (за исключением увольнения сотрудников, принятых на дистанционную работу по 407-ФЗ), акты о несчастных случаях, а также журналы инструктажей. Если эти документы оформлены в электронном виде, то должны иметь бумажные копии.
Кроме того, система кадрового электронного документооборота не применяется в отношении трудовых книжек.
Как перейти на кадровый ЭДО в 2023 году
- Выбрать подразделения и типы документов для перевода в электронный формат. Нужно определить, какие подразделения и какие типы документов можно перевести на электронный формат исходя из их особенностей. Например, для подразделений, которые часто обмениваются документами, включая кадровые, электронный формат может оказаться более удобным, чем бумажный.
- Разработать внутренние правила перехода и регулирования КЭДО. Компания должна разработать положения, которые регулируют переход на кадровый документооборот в электронном формате. В них должны быть отражены все важные аспекты внедрения КЭДО, включая порядок перехода, виды электронных подписей и принципы использования, порядок обработки персональных данных.
- Оповестить работников. Необходимо оповестить сотрудников об изменениях, связанных с переходом на электронный кадровый документооборот, и получить от них письменное заявление о переходе на КЭДО. Для удобства учёта перешедших на электронный документооборот сотрудников следует утвердить соответствующий список.
- Рассказать сотрудникам о новых правилах работы. После оповещения работников о переходе на КЭДО необходимо рассказать им о новых правилах работы с электронными документами, о том, как работать с электронными подписями и как заполнять электронные документы.
- При необходимости подготовить и внести изменения в коллективные договоры. Если в компании действуют коллективные договоры, то необходимо добавить в них новые пункты, связанные с переходом на электронный кадровый документооборот.
Заключение
Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) в организации — это важный шаг в развитии современного бизнеса, который повышает эффективность работы, снижает издержки и облегчает взаимодействие между сотрудниками и компанией в целом. Несмотря на то что переход на кадровый ЭДО в 2023 году обязательным не является, компаниям следует рассмотреть возможность его внедрения.
Если работодатель захочет перейти на кадровый ЭДО, ему нужно будет не только соблюсти порядок внедрения КЭДО в организации, но и учесть изменения в кадровом электронном документообороте (ЭДО), вступившим в силу в 2023 году.
Наша компания уже как полгода ведет электронный документооборот в срм от аспро. Плюс мы еще делаем шаблоны, чтобы а... Читать дальше