Оптимизация документооборота

Документооборот играет весьма значимую роль в организации, влияя на принятие решений, оперативность работы и соблюдение юридических требований. Он служит основой для коммуникации, архивирования и передачи информации между сотрудниками, подразделениями и внешними стейкхолдерами. От того, как организация осуществляет документооборот с партнёрами и клиентами, зависят её бизнес-показатели.

В статье выясним, как оптимизация документооборота помогает в решении задач компании и рассмотрим преимущества перехода на ЭДО в рамках оптимизации делопроизводства.

Оптимизация документооборота является ключевым фактором снижения затрат и улучшения производительности. Основная роль оптимизации заключается в сокращении времени и ресурсов, затрачиваемых на выполнение рутинных операций документооборота.

Без оптимизации документооборот может привести увеличению объёма задач, таких как поиск, сортировка и обработка бумаг. Это замедляет рабочие процессы и снижает эффективность работы сотрудников.

Таким образом, оптимизация решает ряд вопросов, связанных с повышением общей производительности компании и успешным ведением бизнеса в целом.

В эпоху цифровых технологий, переход к электронному формату делопроизводства в рамках оптимизации документооборота становится необходимостью для компаний, стремящихся оставаться конкурентоспособными на рынке. Создание, редактирование, передача и хранение электронной документации осуществляются гораздо быстрее, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных и стратегических задачах.

Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо заключить договор с оператором ЭДО — организацией, предоставляющей услуги по обмену, обработке и хранению документации в электронном виде.

Все процессы электронного делопроизводства происходят в системе оператора ЭДО — комплексе программных и аппаратных средств, предназначенных для организации документооборота. Внедрение системы электронного документооборота в компании открывает возможности для оптимизации делопроизводства и повышения эффективности бизнес-процессов.

Функциональные требования к системе документооборота (СЭД) утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. В системе документооборота должны быть инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).

Оптимизация делопроизводства с помощью ЭДО позволяет ускорить бизнес-процессы. Для наглядности основных преимуществ безбумажного документооборота можно сравнить оба вида:

В целях оптимизации необходимо подключиться к сервису ЭДО, пригласить контрагентов для обмена в системе, автоматизировать основные рабочие процессы и перевести в электронный вид востребованные документы.

Для этого рекомендуем следующие шаги:

После запуска СЭД можно отметить первые результаты. Оптимизация системы документооборота снизит нагрузку на бухгалтерию, сократит количество возвратов неверно оформленных документов и ускорит денежное движение.

Для повышения показателей и снижения нагрузки на кадры можно внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). Оптимизация кадрового делопроизводства поможет избежать ошибок в документообороте компании, что позволит снизить вероятность штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

КЭДО можно вести с помощью программных сервисов, приобретённых у стороннего разработчика. Например, можно использовать облачный сервис iКЭДО, с помощью которого внедряется полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронной документации.

При оптимизации нужно определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону и трудовому кодексу. К ним относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27 июля 2006 года), график отпусков и другие. К необязательным документам можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и прочие.

Для оптимизации кадрового делопроизводства необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат.

Документ должен защищать компанию юридически и иметь для этого набор необходимых реквизитов. В процессе оптимизации содержания документа нужно соблюдать баланс: упрощение процедуры ведения кадрового документооборота и соблюдение требований трудового законодательства.

Например, типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приёме на работу содержит много пунктов, которые не каждый работодатель готов вносить в приказ (как пример, условия испытательного срока). Согласно ст. 68 ТК РФ, приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Важно, чтобы не было разночтений, а пункты приказа работодатель может регулировать сам.

В системе ЭДО имеются унифицированные готовые формы. Для внесения изменений в формы необходимо обратиться в компанию вашего оператора ЭДО. Внесение корректировок для оптимизации может занять определённое количество времени, но в будущем это позволит быстрее переделывать документы по каждому принятому сотруднику.

Внедрение системы ЭДО является неотъемлемым шагом для оптимизации документооборота в компании. Оптимизация делопроизводства через ЭДО позволяет значительно улучшить эффективность работы, сократить временные затраты и упростить процессы обработки. В результате компания получает возможность сосредоточиться на более важных и стратегических задачах, повышая свою конкурентоспособность на рынке. Оптимизация делопроизводства с помощью ЭДО — это надёжный инструмент для современных компаний, стремящихся к повышению производительности.