Машиночитаемые доверенности в ЭДО

C 1 января 2022 года вступят в силу изменения в законодательстве, которые уже повлияли на бизнес. В рамках новых нормативно-правовых актов на подписантов компании необходимо выпускать машиночитаемые доверенности. Формат и порядок работы с МЧД уже утверждён Налоговой службой РФ.

На основании п.3 ст. 40 №14-ФЗ только руководитель предприятия вправе совершать сделки и представлять интересы и от имени фирмы. Он является ответственным за обмен документами между контрагентами и сдачу отчётности в государственные органы.

Согласно п. 14 ст. 1 №476-ФЗ, с 2022 года работники компаний смогут получать электронные подписи (ЭП) для физлиц. Подпись для юридического лица будут выдавать только руководителям организаций.

Чтобы регламентировать работу уполномоченного сотрудника в рамках компании в сфере электронного документооборота, в организациях будут использовать МЧД.

Это доверенность от имени руководителя организации на имя уполномоченного лица, созданная в электронном виде. Цифровой документ не требует нотариального заверения. Его подписывают ЭП доверителя и отправляют заранее в территориальный налоговый орган по ТКС. Сделать это может как руководитель, так и доверенное лицо. Её составляют для налоговых агентов, плательщиков страховых взносов и сборов.

Уполномоченным представителем может быть директор, ответственный сотрудник или бухгалтер компании, а также наёмный работник сторонней организации. С последним заключают договор на оказание соответствующих услуг.

Формат доверенности утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года. Документ уже вступил в силу. Согласно тексту приказа, применять МЧД можно с 30 августа 2021 года. Использовать свою электронную подпись от имени организации или ИП работникам будет запрещено с 1 января 2022 года.

Сегодня электронная подпись на руководителя и сотрудника выдаётся как на организацию. Она содержит в себе информацию о принадлежности физлица к конкретной компании. Уполномоченные представители используют свою подпись от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя. Цифровой документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Именно такой вид подписи делает документы юридически значимыми. Приобрести УКЭП можно только в удостоверяющем центре, который аккредитован в Минцифры.

МЧД наделяет полномочиями работника, который представляет интересы компании. Данный вид электронной доверенности передаёт право на подписание электронных документов от имени фирмы, разрешает использовать ЭП физлица компании в рамках ЭДО.

МЧД освобождает от регистрации на информационном ресурсе ФНС, заполнения бумажных копий и личного предоставления документа в местное отделение налоговой службы.

Формат представления сведений и единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях опубликованы на Федеральном портале НПА. Согласно документам, МЧД необходимо создавать, соблюдая следующие условия:

АО «Калуга Астрал» занимается разработкой продукта, который позволит использовать МЧД в электронном документообороте. Проект находится на стадии тестирования. Для производства задействованы сервисы компании, которые отвечают за формирование, использование и проверку МЧД.