EDI и ЭДО: разница и общие черты

Обмен коммерческими данными с каждым годом всё больше и больше переходит в электронный формат, который постепенно вытесняет бумажные носители. Основой для такого обмена служат технологии EDI и ЭДО. В статье мы расскажем, какие у ЭДО и EDI отличия.

EDI — это решение, благодаря которому деловые партнёры могут обмениваться между собой коммерческой информацией в виде электронных сообщений, структурированных по определённому стандарту. EDI расшифровывается как electronic data interchange. В переводе с английского это значит «электронный обмен данными».

Для передачи данных в рамках EDI разработаны специальные стандарты и правила. В целях электронного взаимодействия партнёры используют EDI-сообщения, которые формируются для заказов, передачи уведомлений и других сведений. Это позволяет организациям и ИП:

Помимо этого, документооборот с контролирующими органами через EDI-систему становится более управляемым и прозрачным.

Из большого множества стандартных EDI-сообщений можно выделить наиболее распространённые:

Для оформления заказа у поставщика используется документ с данным типом. Чаще всего такое EDI-сообщение используется представителями крупного ритейла. В документе содержится максимально полная информация о заказываемых товарах: наименование, количество, адрес доставки и прочие данные.

Документ используется поставщиком для подтверждения заказа, либо для отказа от его исполнения. Поставщик может указать в сообщении дополнительные сведения о товаре или дополнить документ предложениями других товаров.

Следующий EDI-документ применяется производителями и поставщиками с целью информирования заказчика об ассортименте своей продукции. Сообщение представляет собой каталог, содержащий информацию о товарной номенклатуре, ценах и основных характеристиках товара. Сведения в документе автоматически обновляются.

Это EDI-сообщение используется для автоматического формирования счёта-фактуры, необходимого для оплаты поставленных товаров, а также отчётности в налоговый орган.

Документ используется для того, чтобы уведомить заказчика об успешной отгрузке товаров со склада. В нём отражены подробные сведения о поставленной продукции.

Чтобы проинформировать поставщика о том, что товары были получены, заказчик использует данное EDI-сообщение.

Если заказчик по тем или иным причинам желает отказаться от получения товара и вернуть его поставщику, используется данный документ. В нём содержится информация сведения о возвращаемых товарах, а также указываются причины отказа в их приёмке. Поставщик после получения этого EDI-сообщения обязан отреагировать и ответить заказчику.

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами в электронном виде между контрагентами, или с государственными органами (ФНС, ПФР, ФСС и другими).

Применение ЭДО позволяет упростить и облегчить документооборот за счёт отказа от работы с бумажными документами в пользу электронных файлов. Передача электронных документов осуществляется через интернет, например, по электронной почте, либо по защищённым каналам, если в обмене участвует оператор ЭДО в качестве посредника.

Электронный документооборот позволяет сократить затраты на бумагу, расходные материалы и услуги курьеров, свести к минимуму риск потери документов и упростить доступ к ним за счёт резервного копирования и организации электронного архива, а также оптимизировать бизнес-процессы.

Поскольку электронный документооборот выполняет те же задачи и даёт такие же преимущества, возникает закономерный вопрос: чем отличается EDI от ЭДО?

Основные отличия заключаются в следующем:

Обмен данными через системы EDI осуществляется между деловыми партнёрами, например, поставщиком товаров и заказчиком. ЭДО, помимо документооборота между контрагентами, применяется также для взаимодействия с госорганами. Кроме того, электронный обмен данными по умолчанию не является юридически значимым. Документы, которые передают через системы ЭДО, заверяются электронной подписью. Это придаёт ей юридическую силу.