Почему ваш таск-трекер не работает, а только добавляет лишние действия?

Рассказали про 5 ошибок, которые часто совершают начинающие пользователи, и какие неочевидные функции таск-трекеров могут сделать вашу работу проще и прозрачнее.

Довольно распространенная проблема — компании внедряют таск-трекер без понимания, зачем он им вообще нужен.

Тратят время на создание пространств и досок, заполнение карточек и чек-листов, которые никак не связаны ни с реальными бизнес-процессами, ни с целями компании.

Их цель в этом случае звучит так: «Перевести всю работу в таск-трекер». И это в корне неправильно. Таск-трекер не панацея, и сам по себе он не решит проблемы в компании.

Поставить понятные цели использования сервиса.

Вот несколько примеров:

Не достаточно просто создать карточки и передвигать их по доскам, чтобы структурировать рабочие процессы в компании.

Таск-трекер действительно делает процессы прозрачными, но только если вы его настроите под себя и договоритесь с командой о том, как именно будете его использовать.

Иначе вы можете только создать еще больше хаоса в задачах и не увидите весь процесс целиком.

Можно расположить несколько досок на одном пространстве или расположить одну доску сразу в нескольких пространствах с разными уровнями доступа.

Часто в компаниях бывают крупные проекты, состоящие из нескольких этапов. За каждый из этапов отвечают разные сотрудники в разных отделах.

Если каждый ответственный создаст у себя на доске отдельные задачи, никак не связанные с основным проектом, то будет полный хаос:

Разбить большой проект на этапы и использовать взаимосвязи между основной задачей и подзадачами.

Также внутри карточек можно создавать чек-листы.

Так каждый сотрудник будет выполнять свою часть работы, при этом понимая, к какому проекту привязана конкретная задача. А владелец проекта будет видеть, кто за что отвечает, и статус проекта в целом.

В этом случае нет понимания, какие задачи важнее, и что выполнять в первую очередь. На что ориентироваться: на срок постановки задачи, на того, кто ее поставил, на дедлайн?

Может случиться так, что вместо приоритетных задач для бизнеса будут решаться менее важные задачи. Команда будет нагружена, а заказчики останутся недовольны результатом.

Таск-трекеры позволяют наглядно показать приоритеты и подсветить самые важные и срочные задачи. У каждого таск-трекера свои способы. Самые популярные — это метки и специальные значки.

Метки. Можно создать соответствующие метки для определения приоритетности задачи. Например, «Срочно», «Ждет», «Longterm» и разделить задачи по ним.

Значок «Срочно». Можно установить срок и добавить соответствующий знак.

Дорожки на досках. Не знаю как в других сервисах, но в Kaiten можно разделить доски по дорожкам, в зависимости от приоритетов. Например, на первой дорожке могут находиться более приоритетные задачи, на второй — стандартные.

Легко запутаться в задачах, когда все карточки выглядят одинаково. Еще хуже — когда каждый сотрудник присваивает карточкам метки, понятные ему одному.

Метки, они же теги, — это специальные цветные поля с текстом, расположенные на фасаде карточек. Названия для них вы придумываете сами.

Так, открывая рабочее пространство, вы сразу будете понимать, какая карточка к чему относится. Еще можно отфильтровать задачи по определенным меткам для быстрого поиска и учета задач.

Вот несколько примеров, но вы можете придумать свои: