Менеджер проводит на встречах большую часть своего рабочего времени. Как сделать так, чтобы встреча завершилась для всех наиболее эффективно?
Очевидное первое правило: не ходить на встречи по вопросам, которые можно решить письмом. Во-первых, у людей по-разному развиты каналы коммуникации — кто-то лучше думает в разговоре, а кто-то лучше думает письменно. Во-вторых, иногда людям нужно немного больше времени для хорошего ответа, чем они могут дать за 15-30 минут встречи. Дайте им это время с помощью письма. Также можно отказаться от предложенной встречи, вежливо предложив решить вопрос письменно — заодно и документ останется.
Очевидное второе правило: создавая встречу, сформулируйте её цель в описании, чтобы участники знали заранее, чего вы от них хотите.
Плохие цели встреч:
- обсудить поставку нового материала
- поговорить про продажи
Хорошие цели встреч:
- решить, будем ли брать новый материал, и кто будет за это отвечать
- определить целевую аудиторию для нового продукта
На встречи нужно ходить не для того, чтобы «обсудить» и «поговорить», а для очень конкретных задач — «решить», «выбрать», «определить» и прочих. Если вас пригласили на встречу и вам непонятно, что на ней будет происходить — стоит сходить к организатору встречи и попросить его сформулировать понятную цель.
Правильная и понятная цель встречи помогает двигаться именно к ней, а не уходить в разные несвязанные обсуждения.
Неочевидное самое важное третье правило: создавая встречу, сформулируйте свою секретную цель. Зачем вы идёте на эту встречу на самом деле? Решите для себя, в какое внутреннее состояние вы хотите прийти по итогам этой встречи. Это может быть облегчение от снятых с себя обязательств, уверенность в правильности плана, спокойствие от принятых решений, уверенность в партнёрах и многое другое.
Как это работает. Назначаю в календаре встречу: «Определить этапы проекта на две недели».
Пишу публичную цель: «Определить этапы проекта, которые позволят запуститься через месяц; выбрать ответственных; описать риски и меры их предотвращения».
Пишу себе личную секретную цель: «Обрести уверенность, что проект под контролем и команда понимает приоритеты».
Какие эффекты от этого. По мере достижения публичной цели на встрече нужно вспоминать свою личную секретную цель и проверять, достигнута она или нет. Например, в ходе обсуждения мы получили план этапов проекта, написали риски и выбрали ответственных, но я не чувствую уверенности, что все поняли приоритеты — можно задать уточняющие вопросы, которые вызывают беспокойство. Или, допустим, цель встречи достигнута, но не сложилось внутреннего ощущения, что мы действительно сможем запуститься через месяц. В этом случае стоит ещё раз посмотреть полученный план и разобраться, почему он не вселяет такой уверенности — может быть в плане что-то нужно изменить? Точно стоит разобраться.
Мы ходим на встречи не для обсуждения, а для действия. Встреча — это тоже работа с вполне конкретным результатом. Идите на встречу с правильным настроем для себя и для других.