Сегодня мы открываем интернет и видим десятки вакансий на позицию бизнес-ассистента. Откуда ажиотаж? Мы, руководители нового поколения, работаем в режиме нескончаемого потока информации, который часто уносит от сути работы. Так почему бы не делегировать важные, но не стратегические задачи? Кажется, бизнес-ассистент стал реальной необходимостью.
Однако, постойте! Ведь так бывает, что в текущих условиях потребности в ассистенте нет, тогда зачем лишняя должность?
1. Итак, как понять, что вам пора иметь помощника?
Во-первых, вам не хватает энергии на творческие задачи (создание нового продукта, например); вас полностью поглотила рутина.
На практике я передал ассистентам как узкие профессиональные задачи (анализ целевой аудитории, подготовку брифа, прототипирование, email-маркетинг), так и задачи более широкого характера, а именно организацию и проведение собраний, составление технического задания и контроль исполнителей.
Во-вторых, вы хотите иметь больше свободного времени или же успевать больше.
Мой опыт показал, что я не стремился сократить рабочее время, я хотел увеличить объем выполняемых задач.
В-третьих, вы готовы делиться: бизнес-процессами, паролями от почты и социальных сетей и т.д. А как иначе? Делегирование полномочий строиться на доверии.
1. Допустим, вы решили, что бизнес-ассистенту быть. Как его найти?
У меня есть 3 бизнес-помощника, и поэтому я поделюсь своим опытом.
Шаг 1: я составил портрет идеального помощника.
НЕ ищите в интернете "какими навыками должен обладать ассистент", потому что ответ зависит от ваших задач.
Из универсального и важного для бизнеса: способность мыслить вне шаблона при решении нестандартных и новых задач, умение понятно излагать мысли как в тексте, так и в разговоре.
Шаг 2.1: на основе портрета я подготовил описание вакансии и разместил на HeadHunter (площадка с самым большим охватом).
Шаг 2.2: сделал тестовое задание, которое проверяло выделенные мной критерии. Тестовое ради тестового - бессмысленная затея, поэтому стоит чётко соотнести каждое задание с навыком/знанием, которое оно проверяет.
Шаг 3.1: по результатам тестового задания провел групповое собеседование (группа до 10 человек), на котором рассказал о работе и ожиданиях от кандидата; а также вкратце поговорил с каждым. Групповое собеседование - рабочий вариант, когда вы подбираете человека на линейную должность и хотите сэкономить время.
Шаг 3.2: пригласил на индивидуальное собеседование наиболее подходящих кандидатов. Без этого шага никуда: перед решающим выбором важно "почувствовать" , ваш ли это человек. В итоге я отобрал 3 ассистентов.
Дополню, что стоит привлекать HR-специалистов, так как они намного упрощают процесс отбора.
3. Ассистент есть, но что с ним делать? Такой вопрос вполне может возникнуть, если вы впервые ввели эту должность.
Из личного опыта я рекомендую постепенно погружать ассистента в суть бизнеса. Три ключевых инструмента:
1. Стажировка.
В моей компании ассистенты проходят стажировку по типу "win-win". Я получаю освобождение от рутинных дел, ассистенты - материальное вознаграждение и профессиональный рост. Даже на этапе стажировки вы можете дать новому сотруднику внушительный багаж знаний.
Отмечу, что имеет смысл сразу выстраивать экологичные отношения, поэтому предлагать стажировку на добровольных началах сомнительно.
2. Учёба.
Курсы, тренинги, книги - это могут быть любые ресурсы, которыми вы обладаете и считаете обязательными для специалистов в вашей сфере. Например, я дал ассистентам корпоративный доступ к онлайн-обучению по digital-маркетингу. Зачем? Чтобы в моем рекламном агентстве каждый сотрудник говорил с командой на одном языке. Это основа эффективной коммуникации.
3. Собрания.
Мощь! Серьезно, подключайте ассистентов к собраниям (например, к еженедельным планеркам с командой). Это самый быстрый способ погружения в суть бизнеса. Пусть ассистент будет принимать пассивное участие, даже в этом случае он будет максимально в курсе текущих проблем, задач, решений.
4. Ассистент в команде на все 100%! Это начало сотрудничества со специалистом, который в перспективе может стать вашей правой рукой. Почему бы и нет?