Управление процессами: как правильно применять PDCA

PDCA или цикл Деминга представляет собой систему (схему, алгоритм) управления процессами. Каждый процесс должен циклично проходить четыре стадии - планирование, выполнение, контроль, корректировку (Plan, Do, Check, Action).

Данный алгоритм основан на цикле улучшений, разработанном Уолтером Шухартом.

PDCA порой применяют неправильно. Давайте разберемся, почему так происходит.

Часто случается, когда неверное понимание сути этого алгоритма приводит к тому, что процесс раз за разом повторяет одни и те же сбои.

Вот как обычно иллюстрируют цикл PDCA.

На самом деле PDCA подразумевает не просто прохождение цикла раз за разом, а одновременное движение по спирали. С тем, чтобы с каждым новым витком цикла приближаться все ближе и ближе к цели. Т.е. к четко отлаженному процессу.

Таким образом, цикл PDCA можно проиллюстрировать, например, так.

Как уже было сказано выше, идея Деминга была весьма проста. С каждым повторением цикла, процесс должен приближаться по спирали все ближе к поставленной цели. Целью может служить необходимый уровень качества или степень воздействия на окружающую среду.

Оценка достижения или не достижения необходимого улучшения должна базироваться на достоверных, измеряемых и сопоставимых параметрах, которые можно сравнить и проанализировать.

Суть PDCA заключается в том, что каждый последующий этап планирования (в рамках цикла) исправляет недостатки, выявленные при анализе предыдущей реализации алгоритма. И, что еще важнее, не только сами недостатки, но и их причины.

Шухарт ввел такие понятия, как стабильный (управляемый) и нестабильный (неуправляемый) процесс. Если процесс нестабильный, улучшить его не получится, пока он не будет приведен в стабильное состояние, т.е. пока он не станет управляемым.

Чтобы сделать нестабильный процесс стабильным, необходимо найти и скорректировать причины отклонений, несвойственные процессу. Такие причины называют особыми.

Нередко, для упрощения, все причины приписывают к особым. В результате чего сбои списываются на человеческий фактор, а значит исправлять нечего и все остается, как было.

Это и является основной причиной того, что спираль превращается в круг по которому гоняют процесс, наступая раз за разом на одни и те же грабли. Понятно, что улучшений при таком подходе не происходит.

Отлаживая процессы в рамках PDCA, не стоит забывать и о процессном подходе. Это важно для того, чтобы обеспечить слаженную работу всех процессов в совокупности.

Ведь если рассматривать каждый процесс в отдельности, все они могут быть вполне результативными сами по себе, но не обеспечивать достижения целей компании. Проще говоря, процесс может быть результативным, но не эффективным. Поэтому эффективность любого процесса нужно оценивать по его вкладу в достижение конечного результата.