Как организовать удаленную работу сотрудников?

Добрый день.

Сейчас практически все работают удаленно. Уже нет необходимости спорить – «за» удаленку или «против». Надо – значит, надо. Будем приспосабливаться!

Эффективность сотрудников на удаленке существует. Те компании, кто внедряют правильные методы и снабжают сотрудников необходимыми инструментами, вообще могут выиграть в продуктивности.

От чего же зависит эффективность удаленной работы? Бывает ли она вообще, когда каждый работает из дома, нет очного контроля, пропадает значение корпоративной культуры компании?

Эффективность удаленной работы зависит от 4-х факторов:

1. Мотивация.

И здесь мы говорим про мотивационные рычаги для сотрудников. Как сделать так, чтобы домашняя обстановка и постоянное присутствие близких рядом их не расслабляло?

2. Самоорганизация и дисциплина.

Это про график и умение организовать свое рабочее место. Не зря же существует наука «эргономика».

3. Инструменты.

Удаленная работа напрямую связана с совместной работой. Мы так же работаем с командами, взаимодействуем с отделами. Только удаленно. Необходимо подобрать инструменты, которые облегчат и ускорят нашу удаленную работу.

4.Правила командной работы.

Все знают, что на очных совещаниях должен быть регламент и порядок. На дистанционных встречах тем более. От того, насколько они будут хорошо организованы и подготовлены, зависит продуктивность сотрудников и компании.

Чем организованнее и строже мы сами с собой, тем продуктивнее будет наше рабочее время.

Чем более грамотно мы организуем свое рабочее место, тем больше задач сможем выполнять.

Чем больше полезных программ и приложений мы знаем, тем быстрее идет наша работа.

А теперь поговорим про каждый из факторов отдельно.

Советы по мотивации

● Донесите до сотрудников важность их работы.

Сотрудникам безумно важно чувствовать значимость и нужность своей работы. Если не они – то никто. Скажите сотрудникам, что цените их вклад в общее дело.

● Сделайте корпоративную рассылку с принципами удаленной работы.

Так делают во множестве международных компаний. Пишется корпоративная рассылка на всю компанию с принципами, правилами и мотивационной речью руководителя.

● Научите сотрудников планировать с вечера.

Именно после рабочего дня мы в состоянии реально оценить несделанное и наметить планы на следующий день.

● Подберите статью про прокрастинацию.

Прокрастинация – это наша слабость к постоянному откладыванию дел на потом. Потратьте время, поищите психологические статьи о том, как с ней бороться.

● Развивайте персонал малобюджетными способами.

Нелишним будет поддержать сотрудников малобюджетными способами обучения. Например, введите традицию делать рассылку с достижениями и успехами компании еженедельно. Делитесь полезными статьями и книгами. Можно даже устроить пятничные собрания в Zoomи обсуждать прочитанное и возможность его применения на благо компании.

Советы по самоорганизации и дисциплине

● Организуйте рабочее место по правилам эргономики.

Эргономика – это то, как расположены предметы в пространстве для эффективного труда. Сотрудники будут работать эффективнее, если монитор расположен удобно, а до телефона не нужно тянуться.

● Не забывайте про график.

Удаленная работа не должна отличаться по графику от обычной очной. Если вы привыкли обедать в час дня – ставьте это время себе в календарь. А еще не забывайте про полезные перекусы.

● Делайте зарядку.

Скачайте программу Workrave себе на компьютер и установите напоминания по перерывам. Программа сама подскажет, какие упражнения для тела и глаз сделать, чтобы размяться. Чем энергичнее мы себя чувствуем, тем лучше идет работа.

● Постарайтесь фокусироваться на одной задаче.

На переключение между делами наш мозг тратит в среднем около двух минут. Если есть возможность – лучше фокусироваться на чем-то одном.

● Делите дела по типам.

Допустим, вы наметили план на первую половину дня: нужно обзвонить 8 клиентов, 5 писем написать. Сгруппируйте дела по типам дел: например, пишите письмо за письмом и только потом переходите к звонкам. Так продуктивнее.

Советы по инструментам

● Создавайте единообразие инструментов

Должен быть 1 сотрудник, который выберет и оттестирует инструменты (программы/сервисы/приложения) для удаленной работы. В противном случае вы потратите время на споры что лучше: Zoomили BlueJeans?

Все сотрудники должны работать в едином пуле инструментов.

● Не забывайте про инструкции.

Нашли инструменты для работы? Опишите, где их скачать, как ими пользоваться. И положите эти инструкции в папки общего доступа. А еще не забудьте снабдить персонал контактами по возможным техническим проблемам. Вы сэкономите время на устные объяснения.

● Работайте в облаках с совместным доступом.

Облачные технологии (например, Google) позволяют облегчить совместную работу: все работают с одним файлом в едином информационном поле. Больше не нужно за статусом документа обращаться к почте и пытаться там найти последний документ. Вы видите все необходимые статусы и комментарии в одном файле. А «история изменений» позволит отследить действия коллег: кто что удалял или корректировал.

● Грамотно работайте с почтой.

Почта не должна проверяться ежеминутно (только если вы не отвечаете на вопросы и заявки клиентов). Введите график проверки почты: например, в 11:00, 14:00, 17:00. А остальное время занимайтесь другими рабочими делами, не отвлекаясь на почту.

Пользуйтесь функционалом почты оправданно: ярлыками, отложенными отправками, значком важности.

Правила эффективного взаимодействия с командой

● Пользуйтесь единым электронным календарем-планировщиком внутри команды.

В календарь заносите все встречи, собрания, совещания. А также можно пользоваться электронным задачником – например, в Outlook.

● Встречи необходимо назначать с учетом занятости коллег.

Современные планировщики (например, Outlook или Google Календарь) позволяют посмотреть занятость коллег.

В Outlook используйте инструмент «Помощник по планированию». Он подскажет, у кого из коллег, какой слот времени свободен. И вам не нужно звонить и спрашивать об этом устно.

● Договоренности подкрепляйте письмом

Логичная точка по итогам скайп-встречи с коллегами – письмо-рассылка с решениями, дедлайнами, ответственными. Телефонный звонок (а также скайп-колл) обязательно должны резюмироваться электронным письмом.

● Задавайте повестку совещаниям и встречам.

Чтобы скайп-встречи не были бесполезными, задавайте повестку дня. То есть, заранее отправляйте участникам вопросы и темы, которые будут обсуждаться. У участников должно быть время на подготовку.

● Создавайте группы оперативного реагирования в чатах.

Чаты как способ быстрой коммуникации как нельзя лучше подходят для оперативного решения вопросов. Для ответов на электронные письма коллег есть негласное правило 24 часов. А вот в чатах коллеги должны отвечать быстро.

Однако не забывайте про обязательное соблюдение правил эффективных быстрых коммуникаций:

● пишите одно сообщение разом, а не несколько друг за другом;

● обращайтесь к коллегам адресно через @;

● выделяйте важные моменты сообщения жирным или курсивом;

● не отправляйте голосовые сообщения – не всем их удобно слушать.

Если донести до сотрудников эти простые правила, то удаленная работа станет более слаженной для всех членов команды.

Как пользоваться лайфхаками, чтобы удаленная работа была эффективной, рассказала школе "Я - предприниматель" Анна Сосновая, основатель бизнес-школы ассистентов руководителя и сервисного персонала, эксперт Learning and Knowledge management.

Еще больше полезных материалов на сайте школы "Я - предприниматель" https://sovcom.pro/art/udalenka-kak-rabotat-effektivno

Поднял VPN на Микротике, и все прекрасно сидят себе и работают. Протоколы SSTP и L2TP/IPSec. Почта все равно на хостинге, к ней доступ хоть pop3/imap, хоть по веб.