Документами, фиксирующими факт такого нарушения трудовой дисциплины как отсутствие работника на рабочем месте, становятся:
К составлению акта об отсутствии на рабочем месте прибегают в случаях:
Акт составляют непосредственно в момент обнаружения нарушения на каждый выявленный его факт. Это становится особенно важным для длящихся или неоднократных нарушений.
Примером длящегося проступка может служить отсутствие на рабочем месте без объяснений в течение нескольких дней. В этом случае составляют акт на каждый день. Возможно оформление актов на каждую половину рабочего дня.
В составлении акта должны принимать участие не менее 3 человек, подписывающихся под ним. Обязательным для акта об отсутствии на рабочем месте является указание места, даты и времени его составления. Оформленный акт регистрируется в специальном журнале учета таких документов.
Если факт опоздания или прогула не фиксируется кадровой службой автоматически, то акт служит той информацией для руководителя работодателя, на основании которой он дает задание этой службе фиксировать отсутствие или опоздания работника в табеле учета рабочего времени.
Образец акта вы можете скачать в нашей статье.
Служебная записка применяется в случае систематического (как, правило, чаще 3-5 раз, все зависит от руководства организации) отсутствия или прогула сотрудника. Прогул - это не опоздание. Опоздание к началу рабочей смены допускается максимум в 4 часа.
Для начала специалист отдела кадров составляет акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте. В нем необходимо описать все обстоятельства прогула, период отсутствия, следствие невыхода сотрудника на работу (какой вред нанесен организации). Этот акт подписывается тремя коллегами сотрудника, которые являются очевидцами прогула. Затем сотрудник обязан в двухдневный срок предоставить письменное объяснение прогула. И в итоге кадровик составляет служебную записку о прогуле/прогулах сотрудника на имя руководителя организации и передает ему. В азписке кадровик предлагает меру наказания.
Пишется в произвольной форме на имя руководителя организации или руководителя подразделения, где работает тот самый сотрудник, который отсутствовал.
образцы и подробнее посмотрите тут - https://how2get.ru/job/rabochij-protsess/kak-pravilno-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets/