Зависит от конкретной части и обстоятельств, регулирует это Приказ Министра обороны РФ от 27 декабря 2017 г. № 815, в соответствии с ним документы должны прибыть в округ до появления там военослужащего, но произойти может что угодно, так что лучше озаботиться и узнать это в администрации части.