В каких случаях скан паспорта в телефоне заменит сам паспорт?

Официальный документ это конечно не заменит. Но как справочная информация подойдёт. Т.е. если Вам надо быстро записать серию, номер паспорта дату и место его выдачи и т.д., то скан самое оно. В какой то степени скан документа может подтвердить то, что он у Вас есть.

Я, конечно, не юрист и не писатель Сергей Минаев, но алкоголь в магазинах мне продают, когда я показываю фотографию скана в телефоне.  Но, может быть, это не во всех магазинах работает.