Как написать идеальное письмо редактору fashion-СМИ

В профессиональных чатах я часто сталкиваюсь с жалобами пиарщиков, маркетологов и владельцев модных брендов: они высказывают недовольство в адрес редакторов сайтов и журналов, которые не отвечают на их письма с лукбуками или релизами и не публикуют их.

Хочу заступиться за коллег. Труд новостника и редактора намного тяжелее, чем кажется на первый взгляд. Я, работая в отраслевом издании, получаю от 20 до 100 писем в день. Иногда даже просто прочитать их все проблематично, а уж ответить каждому не представляется возможным. Поэтому обычно я пробегаю глазами по темам писем и открываю только те, которые чем-то зацепили. В глянце и лайфстайл-изданиях, ориентированных на конечных потребителей, могу предположить, ситуация с количеством писем еще хуже.

Сегодня хочу дать несколько советов, как привлечь внимание редактора к своему письму и повысить шансы на бесплатную публикацию в СМИ. Подчеркну, что у меня нет опыта работы в глянце, потому мои рекомендации касаются в первую очередь профессиональных изданий.

Тема письма – половина успеха! 

Как я уже сказала выше, именно глядя на тему письма, редактор принимает решение – открыть его или пропустить. Укажите в ней самую суть инфоповода или вашего бренда: меньше красивых слов, больше конкретики. Мозг редактора устроен таким образом, что он автоматически опускает различные эпитеты и красивые обороты, выхватывая из текста факты, которые можно использовать в материале. Этот совет актуален и для написания релизов. “Новый бренд для уверенных в себе городских жительниц” – это очень и очень плохо. “Рога и Копыта втрое увеличили выручку благодаря новой розничной концепции” – такое я точно захочу прочитать подробнее.

90% обращений брендов ко мне – это лукбуки коллекций. Но мы их вообще не используем! Если хотите повысить шансы на публикацию, не шлите одинаковые письма всем СМИ. Изучите, какие материалы публикует издание. Не надо думать, что ушлые редакторы будут просить деньги за любой материал. Поверьте, мы заинтересованы в хорошем контенте и с удовольствием напишем о том, что может привести читателей на сайт. Но это должен быть достойный инфоповод или отличающийся от других бренд, а в релизе должно быть достаточно фактической информации и фактуры. Можете спросить у редакции прямо, какие темы ей интересны. Я всегда отвечаю на такие запросы, потому что нам нужны хорошие ньюсмейкеры и спикеры – таких мы готовы отбить у рекламного отдела. Ведь не секрет, что все издания существуют на доходы от рекламы, поэтому надо быть достаточно убедительными, чтобы о вас захотели написать бесплатно.

Если вы знаете имя редактора, обратитесь к нему напрямую, а не используйте шаблонное письмо для всех. Это обратит на вас внимание. В письме представьтесь и коротко перескажите релиз. Полную версию приложите к письму или укажите ссылку на облако, где размещен файл. В релизе, помимо основного текста, сделайте небольшую справку о компании и укажите контакты для связи. Также вложите в письмо пару-тройку фотографий среднего размера – лучше, если будут и вертикальные, и горизонтальные форматы. Больше снимков вы можете залить в облако и дать ссылку на него. Для лайфстайл-изданий могут понадобиться обтравки на белом фоне. Лучше всего заведите папку с фотографиями и информацией для СМИ.

У редакции очень много работы и очень мало времени. Из нескольких похожих обращений мы выберем для публикации то, которое требует меньше времени для обработки. Поэтому забудьте о форматах PDF и TIF – ничто так не раздражает редакторов онлайн-изданий, как они. Присылайте релизы в Word или, на крайний случай, в теле письма. Прикладывайте фото отдельными файлами, не вставляйте их в вордовский документ или тело письма. Чем меньше причин обратиться к вам за дополнительной информацией, тем выше вероятность, что на вас обратят внимание. Лучше сразу дайте больше информации: расскажите, какие материалы вы используете, сколько магазинов в вашей сети, какая площадь новой торговой точки, пришлите комментарий основателя бренда и т.д. Подумайте, что может заинтересовать журналистов. Также пришлите ссылки на сайт и соцсети. Если с вами можно связаться через вотсап или телеграм, можете отдельно это отметить.

Еще раз: не присылайте релизы и фото в PDF! Они выглядят красиво, но причиняют настоящую боль журналисту, потому требуют лишних телодвижений, чтобы вытащить текст и фото. Знайте: когда вы шлете очередную пдфку, где-то в мире плачет расстроенный редактор. Не присылайте фото в TIF и вообще “тяжелые” файлы. Довольно часто мы работаем из полей и не имеем хорошей безлимитной связи под рукой – я просто не буду тратить силы, средства и время на скачивание больших файлов, если это не коммерческое размещение. Если это материалы рекламодателя, я, конечно, их скачаю, но грязно выругаюсь. И очень часто я сталкиваюсь с проблемой, что у бренда есть только вертикальные фото для публикации, в то время как наш сайт больше ориентирован на горизонталь. Запаситесь снимками под разные форматы – это прибавит вам очков!

Иногда пиарщики пишут мне в мессенджеры, чтобы узнать судьбу своего письма. Пока таких обращений немного, они меня не напрягают. Но допускаю, что кому-то из коллег пишут намного чаще, чем мне, и это может отвлекать от работы и раздражать. Поэтому не обижайтесь, если вам вдруг не отвечают. Еще слышала от коллег, что им иногда пишут в нерабочее время – и даже ночью! Пожалуйста, соблюдайте личное пространство – уверена, что ваше сообщение может подождать до утра. А в Телеграме даже есть функция отложенной отправки!

Соблюдая все эти нехитрые рекомендации, с большой долей вероятности вы попадете в число любимых ньюсмейеров редакции!