Что представляет собой контейнер электронного документа?

Если коротко: контейнер электронного документа – это обычно ZIP-архив, в котором помимо электронного документа содержится набор других файлов. Контейнер позволяет обеспечить хранение документа вне системы, в которой его создали.

Если не очень коротко: электронный документ не существует сам по себе. Когда его отправляют на архивное хранение, передачи одного лишь тела документа (файла Word) недостаточно. Вместе с ним нужно выгрузить сопутствующие данные, которые помогут обеспечить юридическую значимость хранящегося документа, его читаемость и возможность как-то найти его в электронном архиве.

Чтобы передать всё это на хранение, используется «оболочка» – контейнер электронного документа.

Обычно электронный документ сопровождают:

● информация. Например, о факте конкретной хозяйственной деятельности в исходном формате системы, в которой был оформлен этот документ;

● метаданные, они накапливаются в системе по мере того, как проходит работа с документом.

Если вы рассматриваете работу в электронном архиве, то чтобы потом электронный документ можно было воспроизводить в удобном, человекочитаемом виде, рекомендуют сохранять его в формате PDF/A. Он является обязательным для документов с длительным сроком хранения.

Для других случаев можно использовать иные форматы, но важно помнить:

• что срок хранения документа могут увеличить;

• документ должен быть читаемым.

В контейнере могут находиться и другие файлы. Например, листы согласования или приложения, которые являются неотъемлемой частью документа.