Автоматизация преследует 2 основные цели:
- Освободить человека от ручного выполнения операций (например, из-за их повышенной трудоемкости, опасности и пр.)
- Повысить эффективность труда, улучшить качество продукции и оптимизировать производственный процесс
Компьютеризация, в свою очередь, предполагает внедрение в различные этапы рабочих процессов электронно-вычислительной техники, программ, различных интернет-сервисов и т.д. Благодаря этому часть операций, выполняемых людьми, перекладывается на технику и программы. В результате мы видим автоматизацию, которая позволяет снизить количество ошибок, допускаемых людьми, ускорить выполнение рутинных операций и т.д. К чему это приводит – см. выше.
Этот процесс можно рассмотреть на простом примере. Предположим, крупная компания имеет несколько структурных подразделений:
- отдел продаж,
- технический отдел,
- бухгалтерия,
- отдел кадров,
- юрист и т.п.
При входящих звонках секретарь переводит абонента на нужный отдел или конкретного специалиста. Каждый такой звонок занимает время – секретарь должен поднять трубку, представиться, узнать, куда необходимо перевести клиента, связаться с этим отделом и пр. На это может потребоваться 1-2 минуты. Если в день звонят не менее 30-40 раз, секретарь тратит на выполнение этой рутинной операции около часа. А это время можно сэкономить и направить на выполнение других обязанностей.
Типичный сценарий звонка автосекретарем включает приветствие, а затем перечень отделов и специалистов, на которых абонента переводят после нажатия соответствующей цифры на телефоне. Вся маршрутизация настраивается в личном кабинете буквально за несколько минут и экономит десятки часов работы обычного секретаря.