Стратегии управления проектами, которые помогут идти к цели по плану
Воплотить проект в жизнь — это не просто вопрос силы воли. Действительно, для успеха проекта требуется нечто большее, чем хорошая идея и решимость.
Стратегии управления проектами - позволяют вести проект от начала до конца. Следует воспринимать их как ступеньки и использовать для повышения эффективности.
Существует бесчисленное множество стратегий управления проектами. Тем не менее, пять стратегий, которые здесь будут представлены, помогут значительно увеличить шансы вашей команды на успех при реализации проектов.
Что такое управление проектами?
Прежде чем внедрять стратегию управления проектами, вам необходимо точно знать, что вы реализуете. Итак, давайте на минутку ответим на фундаментальный вопрос: что такое управление проектами?
Управление проектами — это организация людей, ресурсов и процессов для достижения цели с определенным началом и концом. Эффективное управление проектами требует три консолидации:
- детальной организации;
- четкости целей;
- реальную приверженности всех её участников.
Малейший сбой в людях, процессах или коммуникациях приведет к провалу проекта. С другой стороны, если вы будете держать все эти три элемента под контролем, вы завершите начатые проекты и единственно столкнетесь только с незначительными и решаемыми проблемами.
Так как же избежать возможных ловушек и сохранить проекты в нужном русле? Для этого, следуя - процессу управления проектом, даже если новые тенденции меняют методы работы, процесс остается прежним.
Цель вашего проекта — не должно превращаться в восприятие желаемого за действительное, пока вы не определите стратегии, которые вы будете использовать для реализации своего конкретного проекта. Согласно исследованию PwC, 97% организаций знают, что управление проектами имеет решающее значение для эффективности и успеха бизнеса.
Что такое стратегическое планирование?
Управление проектом — ничто без четкого плана. Итак, прежде чем планировать проект, сосредоточьтесь на стратегическом планировании.
Стратегическое планирование заключается в том, чтобы посмотреть на конечную цель и спросить: «Как мы ее достигнем?». С этого момента, стратегический план используется для распределения необходимых ресурсов и установления приоритетов. Стратегический план должен быть, структурирован вокруг вех*, используемых для измерения прогресса проекта, и описываются четкие процессы, обеспечивающие достижение командами вех.
*Вехи — это своего рода пройденные ступени лестницы к достижению цели.
Ответственность за стратегическое планирование обычно возлагается на руководителя стратегической программы. Этот специалист по управлению проектами наблюдает за проектом от начала до конца. Тем самым гарантирует, что все участники полностью информированы о ходе проекта и что у них есть все необходимое для выполнения своих задач. Наконец, специалист имеет глобальное видение проекта и стремится снизить риски.
Говоря о рисках, стратегический риск относится к вероятности того, что проект потерпит неудачу. Таким образом, стратегический руководитель программы должен предвидеть каждый фактор риска и составить план действий в случае возникновения проблемы.
COVID-19 — отличный пример стратегического риска. Пандемия разрушила привычный мир организации работы и даже на время ограничила передвижение. Таким образом, резкий переход на удаленную работу, можно предположить, что задержал некоторые проекты, изменил спрос и вынудил команды адаптироваться. Хотя «глобальная пандемия», возможно, не была в повестке дня многих корпоративных совещаний по стратегическому планированию на 2020 год, лучшие руководители стратегических программ все равно стремились продвинуть планы вперед, несмотря ни на что.
Стратегии управления проектами
Чтобы быть в состоянии реализовать готовый продукт вовремя, вам нужна надежная стратегия управления проектами. Без стратегии ожидайте смещения целей и необходимости управлять рисками, что поставит ваш проект под угрозу.
Пять стратегий управления проектами помогут вам создать эффективный и воспроизводимый план для каждого нового проекта.
Стратегия №1: Уточните детали вашего проекта, прежде чем начать
Прежде чем приступить к планированию проекта, необходимо знать, о чем этот проект. Начните с конечного продукта и работайте в обратном направлении. Какие шаги и небольшие решения вам нужно предусмотреть, чтобы получить конечный продукт? Потратьте время, чтобы полностью понять все, что вам нужно сделать, и ресурсы, которые вам понадобятся для этого. По мере того, как вы прорабатываете детали своего проекта, вам нужно выяснить, какой метод управления проектом вы собираетесь использовать, и оттуда начать строить план проекта.
Стратегия №2: Оцените свой проект с нескольких точек зрения
На этапе планирования сделайте шаг назад и посмотрите на проект с точки зрения различных профессий (участвующих специалистов), которые будут в нем участвовать на каждом этапе. Каждый из специалистов столкнется с проблемами, которые могут ускользнуть от вас на первый взгляд. Например, в строительном секторе стратегии управления проектами будут разными для прораба, архитектора или инженера-строителя. Ваш план проекта должен учитывать потребности каждой профессии привлекаемых специалистов и предвидеть общие проблемы, с которыми может столкнуться каждый из них. Существует высокий риск не увидеть потенциальных пробелов и упущенных возможностей в вашем плане проекта. Вот почему лучше предоставить его на рассмотрение членам команды, которые не были вовлечены, которые могут заметить то, что вы, возможно, пропустили.
Стратегия №3: Создайте проектную команду из нужных людей
Успех проекта зависит от людей, которые над ним работают. В команде каждый член должен выбираться по навыкам и личным качествам, которые они привносят в проект. Не все подходят для всех проектов. В команду вашей мечты могут входить даже не все ваши «лучшие» сотрудники.
Перекрывающиеся навыки и противоречащие друг другу личности могут замедлить проект и даже сорвать его. С другой стороны, если подойти к вопросу персонала с точки зрения «Кто лучше всего подходит для этого проекта?» вы облегчите себе как руководителю проекта - жизнь.
Стратегия №4: Установите реалистичные вехи для измерения прогресса проекта
Крупномасштабные проекты рискуют сойти с рельсов или остаться без конкретных, измеримых этапов. Устанавливая вехи, вы делите проект на этапы, что позволяет вам регулярно подводить итоги. Таким образом, вы можете расширить возможности своей команды и корректировать график проекта по ходу дела.
Установление вех также является отличной стратегией управления заинтересованными сторонами. Благодаря точкам прогресса, запланированным на определенные сроки по всему проекту, вы можете информировать своих заинтересованных участников о статусе проекта без необходимости объяснять каждую задачу и то, как она связана со всем проектом.
Стратегия №5: Оцените свои процессы после завершения проекта
По итогам отчетов по проекту, пост-мортемов, ретроспектив или как бы вы их ни называли, вам обязательно необходимо оценить проект, чтобы без проблем закрыть его. Не спрашивайте себя, был ли проект успешным или провальным - это не объективно. Просмотрите каждую веху и процесс, который вы использовали для достижения целей - правда кроется как раз в реальных результатах.
Первое, что нужно сделать по завершению проекта, это отпраздновать общее достижение! А, после проанализировать, что получилось хорошо, а что вы хотели бы повторить в будущем или даже улучшить. Затем посмотрите на возникшие трудности. Что вы можете изменить в своих процессах, чтобы избежать повторения этих проблем в будущих проектах.
Этот короткий обзор, возможно поможет вам отточить управление проектами и сделать последующие ваши проекты еще лучше в плане управления. Используйте стратегии управления проектами, оставайтесь на правильном пути в достижении целей!
Мы хотим, чтобы ваши проекты были успешными. И всегда готовы помочь в реализации их.