3 шага к успешному внедрению роботизированной автоматизации процессов (RPA) в вашем бизнесе

В настоящее время многие компании работают над внедрением роботизированной автоматизации процессов (RPA - Robotic Process Automation) в качестве стратегической технологии для автоматизации корпоративных процессов.

Сложность внедрения роботизированной автоматизации процессов не вызывает беспокойства с технической точки зрения благодаря неинвазивной технологии и простоте архитектуры приложения. Тем не менее, имеются много нюансов, которые необходимо учитывать при внедрении роботизированной автоматизации процессов, чтобы успешно внедрить данную технологию в бизнес.

В статье описывается внедрение роботизированной автоматизации процессов (RPA) в течение примерно одного года в три этапа.

После успешного подтверждения концепции - роботизированной автоматизации процессов, новые процессы должны быть автоматизированы в пилотном проекте (которые обычно длятся дольше, чем проверка концепции), а ещё должны быть предприняты шаги для повышения уровня зрелости автоматизации роботизированных процессов компании и развертывания роботизированных процессов.

При этом, автоматизация в компании должна быть плановой, а не спонтанной. После пилотного проекта роботизированная автоматизация процессов должна использоваться на третьем этапе развертывания для всех соответствующих бизнес-процессов и, в конечном итоге, стать технологией автоматизации процессов. Здесь описываются различные этапы для достижения этой цели.

Первым шагом к внедрению роботизированной автоматизации процессов является проверка концепции. Цель проверки концепции состоит в том, чтобы определить, подходит ли роботизированная автоматизация процессов и выбранное решение для компании и ее задач (выбор подходящего решения роботизированной автоматизации процессов будет описан в последующих статьях).

Для подтверждения концепции выбранный процесс должен быть автоматизирован выбранным инструментом. Продолжительность PoC (Proof of concept - Проверка концепции) должна составлять 3-6 недель с четким акцентом на технологию и оценку решения. По окончании реализации проекта, автоматизированный процесс следует использовать в повседневной деятельности компании.

Время разработки чистого доказательства концепции должно быть ограничено примерно 5-10 днями. Такое короткое время разработки, является реалистичным, потому что роботизированная автоматизация процессов является неинвазивной технологией: не требуется разрабатывать интерфейсы или тому подобное, и использование роботизированной автоматизации процессов обычно не влияет на другие системы. Рекомендуется работать с опытным партнером для проверки концепции, чтобы компенсировать незнание инструментов.

Перед разработкой, автоматизируемый процесс должен быть проанализирован, а после разработки, результат должен быть соответствующим образом протестирован и передан в эксплуатацию. В частности, анализ должен быть очень тщательным, и необходимо позаботиться о том, чтобы каждая небольшая деятельность, выполняемая сотрудником, и каждое решение, которое может быть принято неосознанно, были задокументированы. Также следует выделить время для подробной оценки при проверке концепции, в которой, системы, которые будут автоматизированы в будущем, оценивались в соответствии с их способностью автоматизироваться с помощью выбранной технологии RPA.

После успешного подтверждения концепции, за этой моделью, следует реализовать пилотный проект, продолжительность которого может достигать порядка 12 недель. В тоже время, другие процессы должны быть автоматизированы, чтобы в сроки реализовать необходимый потенциал экономии от роботизированной автоматизации процессов, но также должны быть созданы соответствующие структуры управления. Опасность автоматизации «призрачных» роботизированных процессов очень высока, поскольку эта технология может очень хорошо использоваться бизнес-подразделениями без ведома центрального ИТ-отдела. Разумеется, неструктурированное использование специализированными службами не рекомендуется, т. к. в разрабатываемых роботах легко могут появиться недостатки в области безопасности, которые, как правило, не распознаются специализированным сервисом.

Третий этап — этап развертывания в различных областях бизнеса. К сожалению, не возможно дать на данном этапе точную оценку продолжительности, потому что она слишком сильно зависит от размера и типа бизнеса. Целью всегда должна быть - автоматизация всех процессов, автоматизация которых является более экономичной (обоснованной с точки зрения экономической рентабельности). Цель этапа развертывания — сделать роботизированную автоматизацию процессов стратегическим инструментом автоматизации бизнес-процессов, тем самым повысив масштабируемость бизнеса и снизив затраты на процессы.

Три этапа представляют собой проверенный подход к внедрению роботизированной автоматизации процессов в бизнес. Тем не менее важно всегда составлять индивидуальный план и, прежде всего, выявлять процессы с наибольшим потенциалом и автоматизировать их в первую очередь.