На стадии инициирования заключения договора работники структурных подразделений организации выявляют потребность в товарах, услугах или необходимость производства работ. Эти вопросы обсуждаются на производственных совещаниях. Потребности анализируются, обобщаются.
На основании плана договоров или при выявлении внеплановой потребности руководители подразделений или работники отдела снабжения проводят поиск и переговоры с возможными поставщиками, исполнителями, подрядчиками. Поиск контрагентов, предлагающих наилучшие условия, может производится также на электронных торговых площадках.
По итогам процедуры важно определить, как минимум, следующие важные условия для договора:
- суть сделки - это поставка товаров, оказание услуг, выполнение работ и т.п.;
- предмет договора - что конкретно продается, покупается, какие услуги оказываются, какие работы выполняются, сделка разовая, или будет серия однотипных сделок и т.п.;
- сроки - когда будет поставлен товар, оказаны услуги, выполнены работы, есть ли промежуточные этапы и т.п.;
- кто контрагент - это юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, его ИНН, адрес, телефон, адрес электронной почты;
- цена договора - за сколько покупается товар, оказываются услуги, выполняются работы;
- условия расчетов - предоплата, аванс, рассрочка, отсрочка, конкретные сроки платежей;
- ответственность за неисполнение - какова неустойка, пени, штрафы, как и в какие сроки уплачиваются;
- дополнительные условия - гарантийные сроки на товар или результат выполнения работ, подсудность определенном арбитражному суду, предварительное подписание путем обмена сканами документов и т.п.;
- ответственный работник - кто будет следить за исполнением договора, контролировать факт поставки, рассматривать и подписывать акт сдачи-приемки оказанных услуг и т.п.
Полезным будет составление чек-листа перед переговорами с потенциальным контрагентом, чтобы не пропустить и выяснить заранее важные моменты.