Если мы правильно поняли ваш вопрос, вам необходимо обосновать факт непроведения СОУТ в установленный срок. В случае, когда работодатель не провел своевременно СОУТ, навряд ли какое-то обоснование сможет полностью защитить от штрафов.
Единственная объективная причина, позволяющая не проводить СОУТ, если у вас все сотрудники оформлены как удаленные. Именно в трудовом договоре это прописано. В данном случае, вы как работодатель, не можете полностью нести ответственность за безопасность на рабочих местах.
Если СОУТ не была проведена в установленный срок, самый лучший вариант, как можно быстрее заключить договор на СОУТ с экспертной компанией, написать об этом, указать наименование контрагента и номер договора. А также сообщить в письме о планируемых сроках проведения.
Если же мы неправильно поняли ваш вопрос, уточните, пожалуйста.