Как составить запрос в архив? Какие есть правила или шаблоны?

У каждого архива свое отношение к запросам. Не все открыты для генеалогических запросов, например. Но второй по популярности вид обращений в нашей теме принимают всегда: о подтверждении того или иного факта в биографии человека, из основных (рождение, брак, смерть).

Несколько лет назад даже ЗАГС относились гораздо проще к формам запросов, сейчас почти у каждого областного архива есть на сайте установленный бланк и образец. Но все равно это наработки сотрудников архива, а не единые формы для всей страны, поэтому все более-менее на ваше усмотрение и в границах разумного. Например, поэма о семье не нужна, а побольше факто об основных событиях в жизни семьи не помешает в генеалогическом запросе.

Пример требования и его заполнения. С сайта Курского архива, на одну персону:

Некоторые обязательные поля внушают тревогу. Например, имя родителей или супруга далеко не всегда известно, когда пишем запрос. Может быть даже отчество человека, о котором запрос, неизвестно. И хотя это обязательное поле, при наличии уверенности в месте рождения и в годе рождения я бы все равно такой запрос отправила. Особенно, если имя искомого человека более-менее редкое.

Критически важно знать точно место рождения перед отправкой запроса. Потому что архиву будет сложно смотреть несколько церквей. Деревня или село должны быть указаны, хотя бы предположительно. Если место рождения город, но небольшой, то посмотрят несколько церквей, но например в Москве не принимают запросы без указания конкретных церквей, в которых надо искать.

Как видите, даже в этом образце на года есть диапазон, это частое явление. Если разброс не в 10 лет, а максимум в 5, то посмотрят скорее всего.

В целом нужно, чтобы была полная «большая тройка»: дата, место рождения, ФИО. Либо, если скажем ФИО не полное или в дате нет уверенности, или место внушает сомнения, есть смысл вернуться на шаг назад, к документам более близкого к вам поколения, либо более поздним документам этого человека и уточнить сведения.

Чаще всего архивы высылают ответ и по электронке, и на почту. Ответ архива с синей печатью юридический документ, и даже отказ стоит получить и сохранить.